Управление и совместная работа над интенсивными проектами электронной почты в Gmail с помощью Streak [Chrome]

Streak — это мощное дополнение для управления проектами Gmail для Chrome. Он поставляется с шаблонами для различных проектов, например, для поддержки клиентов или планирования мероприятий. В Streak проекты называются конвейерами. Вы можете добавлять ящики в свои конвейеры, заполнять ящики информацией, например, входящие и исходящие сообщения электронной почты, комментарии, ответственные лица и т. д., а также отслеживать ход работы каждого ящика.

Что превращает это дополнение в чистую удивительность, так это то, что вы можете поделиться конвейером с людьми в вашей команде и, таким образом, сотрудничать в соответствующем проекте. Streak добавляет совершенно новый слой в Gmail и делает управление проектами на основе электронной почты простым и доступным.

Установка Streak

После установки Streak из Chrome Web Store войдите в свою учетную запись Gmail и предоставьте доступ к Streak, нажав соответствующую кнопку, как показано на скриншоте ниже.

Streak запросит доступ к вашему адресу электронной почты, вашему календарю Google, почте, контактам и информации профиля. После получения доступа вы можете настроить свой первый проект с помощью Streak. Вы также должны заметить, что на боковой панели Gmail был добавлен новый заголовок — Pipelines.

Настройка проекта или конвейера с помощью Streak

В этой статье я продемонстрирую Streak с проектом планирования поездки. Streak поддерживает следующие профессиональные и частные типы проектов или конвейеров:

• Продажи / CRM
• Найм
• Поддержка по электронной почте
• Dealflow
• Сбор средств
• Разработка продукта
• Отслеживание ошибок
• журналистика
• Планировка события
• Планирование поездки
• Планирование свадьбы
• кредитование
• Таможенный трубопровод

Все ваши проекты перечислены под заголовком конвейеров на боковой панели Gmail. Каждый проект организован как отдельный почтовый ящик. Проект состоит из блоков, которые проходят различные этапы. Ящики являются независимыми элементами вашего проекта или конвейера. В нашем примере они могли бы представлять ноги поездки.

Статус проекта суммируется в строке сверху, где каждое поле представляет этап проекта. Вы можете настроить эти этапы и добавить дополнительные при необходимости. Для поездки дополнительным этапом может быть получение одобрения от всех участников до бронирования.

Вы можете добавить столько ящиков, сколько хотите, и в идеале все они будут проходить через каждую стадию проекта. Для каждого ящика вы можете назначить ответственного, указать стоимость, местоположение и все, что вам нужно. Опять же, вы можете настроить каждый столбец и добавить дополнительные.

Управление проектами с помощью Streak

Как только вы примерно определили проект и вступаете в первые этапы, вы начнете получать электронные письма, касающиеся различных ящиков (элементов) вашего проекта. Пора отмечать новую кнопку «Ящики» в верхней части каждого прочитанного вами письма. Вы можете использовать кнопку, чтобы добавлять свои электронные письма в проектные ящики или создавать новые ящики, когда это необходимо.

Когда вы вернетесь к обзору своего проекта, вы можете открыть каждый ящик и посмотреть, какие электронные письма были добавлены в него и что еще произошло за это время. Для каждого ящика вы можете оставлять комментарии, устанавливать напоминания или отменять подписку на обновления, если они вас больше не касаются.

Обзор всех последних изменений во всем проекте доступен через вкладку обновлений. Когда вы смотрите на обзор проекта, обратите внимание на серую кнопку в правом верхнем углу. Нажмите на нее, чтобы открыть и закрыть вкладку обновлений. Нажмите на маленькую стрелку, чтобы открыть меню и выбрать, какие обновления вы хотите видеть.

Сотрудничая с другими на подряд

Streak отлично подходит для управления сольными проектами. Однако, что делает его действительно мощным, так это то, что вы можете делиться каждым из своих проектов (конвейеров) и, таким образом, сотрудничать с другими. Откройте проект и нажмите синюю кнопку «Поделиться» вверху, чтобы открыть настройки общего доступа. Он позволяет вам изменить проект с частного на общий и добавить людей в ваш проект.

Если человек, с которым вы поделились конвейером, уже использует Streak, проект автоматически появится в их списке. Если они еще не используют Streak, они получат электронное письмо, в котором будет объяснено, что им был передан конвейер, и что для доступа к нему необходимо установить Streak.

Демонстрация Streak для поддержки клиентов

Поскольку Streak настолько сложен, его довольно сложно объяснить. Гораздо проще понять, когда видишь в действии. Вот демонстрация Streak для конвейера поддержки клиентов.

Дополнительные функции: Отправить позже обрывки

Streak поставляется с еще двумя удивительными функциями. Во-первых, теперь вы можете запланировать отправку электронных писем позже. Во-вторых, вы можете создавать фрагменты из сообщений, которые вы продолжаете отправлять, и таким образом создавать шаблоны и экономить время на будущих электронных письмах.

Пожалуйста, дайте нам знать, что вы думаете о Streak, как только вы попробовали это. И если вы знаете о таких же потрясающих инструментах для Gmail или Chrome, делитесь!