4 простых шага к достижению и поддержанию нуля входящих сообщений в Gmail

С тремя учетными записями электронной почты, одной для работы, одной личной и одной для MakeUseOf, я провожу больше времени, проверяя свою электронную почту и пытаясь держать все сообщения под контролем, чем фактически выполняя большую работу. К счастью, все три учетные записи электронной почты являются учетными записями Gmail или Служб Google, поэтому, пытаясь организовать одну учетную запись, я выполнил несколько шагов, которые можно применить ко всем трем. Gmail предоставляет несколько инструментов, которые помогут вам очистить ваш почтовый ящик и, что более важно, сохранить его таким.

Достижение Inbox Zero на самом деле довольно простая задача, и поддерживать ее можно с минимальными усилиями с вашей стороны, если у вас есть приличная система.

Это несколько простых шагов, которые могут помочь вам запустить эту систему и, кроме того, освободить свой архив от больших вложений, которые занимают место, которое даже после огромных возможностей Gmail через несколько лет может закончиться. ,

Настроить фильтры

Первым шагом при очистке почтового ящика является создание фильтров. Это полезно, потому что фильтры могут применяться ко всем сообщениям, которые уже засоряют ваш почтовый ящик. Пока фильтры Gmail

Создав эти фильтры легко, Syphir делает все это на шаг вперед, эффективно помещая ваши фильтры в стероиды.

С помощью Syphir вы можете отфильтровывать массовые пересылки, архивировать электронные письма, если они находятся в вашей папке входящих сообщений в течение определенного времени, отсылать личные сообщения, связанные с Facebook или Twitter в течение рабочего дня, чтобы не отвлекаться и не оставлять свои входящие В чистоте и порядке.

Ключевой способ, с помощью которого вы можете использовать Syphir для поддержания аккуратности и упорядоченности своей электронной почты, — это создать систему меток, которая будет соответствовать вашим личным потребностям, рабочим местам и проектам. Таким образом, поиск старых писем будет несложным. Конечно, если вам неудобно предоставлять сторонним пользователям доступ к вашей электронной почте, вы можете обойтись собственной системой фильтрации Gmail.

Создание фильтров очень важно, когда дело доходит до очистки вашего почтового ящика, потому что, как только вы установите все свои фильтры, ваш почтовый ящик будет организован.

Конвертировать электронные письма в задачи

После настройки фильтров следующим шагом будет обращение к электронным письмам, которые все еще находятся в вашем почтовом ящике.

Я склонен хранить электронные письма в своем почтовом ящике до тех пор, пока не решу связанную проблему или задачу. Чаще всего эту задачу можно забыть, и когда вы получаете больше писем, вы рискуете полностью забыть об этом. Прежде чем вы это узнаете, ваш почтовый ящик снова заполнен электронными письмами, которые вы прочитали, но с которыми не работали.

Чтобы быть в курсе событий, немедленно преобразуйте свои электронные письма в задачи с помощью задач Gmail.

Каждое задание будет сопровождаться ссылкой на соответствующее электронное письмо, поэтому вы не тратите время на его поиск, если вам нужно сослаться на него или ответить на него.

Ответ на обычные письма с использованием готовых ответов

Отвечая на обычные электронные письма с использованием готовых ответов

позволяет легко очищать те электронные письма, в которых вы набираете один и тот же ответ снова и снова.

Использование таких функций, как постоянные ответы Gmail, упрощает и ускоряет достижение конечной цели Inbox Zero.

Используйте приоритетную папку «Входящие» для ответа на остальные ваши электронные письма

Теперь, когда ваш почтовый ящик Gmail организован, и вы ответили на свои обычные электронные письма, используя Консервированные ответы, все, что осталось сделать, — это расставить приоритеты для остальных ваших писем.

Использовать приоритетную почту Gmail

чтобы выяснить, в каком порядке вы будете обращаться или получать ответы на получаемые вами письма.

Очистить архив

В качестве дополнительного шага, если вам не хватает места в вашей учетной записи Gmail, вам может потребоваться быстрый и простой способ избавиться от писем, которые занимают слишком много места. Есть несколько способов поиска самых больших писем в вашем архиве Gmail.

Самый простой и прямой метод — запустить поиск: вложение. Если вы хотите указать тип вложения, поскольку текстовый документ не занимает столько места, сколько аудио- или видеофайл, ищите конкретные файлы, используя имя файла: mp3, имя файла: avi, имя файла: mov и т. Д.

Если вы хотите передать задачу стороннему сервису, авторизуйте Find Big Mail, и он автоматически искоренит все большие электронные письма в вашей учетной записи Gmail.

FindBigMail выполнит поиск и классифицирует ваши электронные письма по размеру, используя ярлыки в вашем почтовом ящике, которые вы можете затем просмотреть.

Что вы делаете, чтобы ваш почтовый ящик Gmail был пустым? Дайте нам знать об этом в комментариях.

Изображение предоставлено: Shutterstock