5 инструментов для написания более качественных электронных писем, на которые люди будут читать и отвечать

Будь то личное или профессиональное, электронная почта является наиболее важным и часто используемым средством коммуникации сегодня. И учитывая, что это длится вечно, вы должны приложить усилия, чтобы составить их с осторожностью.

Писать не всем чашку чая, хотя. Но вам не нужно быть великим писателем, чтобы отправить отличное письмо. Все, что вам нужно, это несколько сайтов и расширений для обеспечения качества сообщений.

1. DraftMap (Chrome, Web): предложения по улучшению в реальном времени

Вы можете найти фантастические инструменты на основе браузера, чтобы писать лучше

как Хемингуэй или Грамматика. DraftMap находится в том же духе, но он также проверяет ваш стиль и повторение слов. Кроме того, расширение Chrome добавляет приятные и интуитивно понятные предложения в режиме реального времени.

DraftMap использует разные цвета, чтобы выделить разные стили. Он будет указывать на повторяющиеся слова, пассивный голос, наречия и клише, и даже даст вам совет по удобочитаемости и стилю письма. Принципы те же, что и в правилах письма Эрнеста Хемингуэя. И расширение делает все это прямо из окна композиции Gmail.

Не волнуйтесь, DraftMap не меняет ваших слов. Если вы по-прежнему выделяете цвета и отправляете электронное письмо, получатель не увидит эти цвета. Это только для тебя.

Скачать — DraftMap для Chrome (бесплатно)

2. Email Text Formatter (Chrome): чтобы Gmail выглядел хорошо

Gmail поддерживает Markdown, который является одним из умных способов написания более привлекательных сообщений.

, Но недостатком этого является то, что когда вы копируете и вставляете вещи с сайтов, он сохраняет все исходное форматирование страницы. Если вы когда-либо получали письмо со странными шрифтами и размерами, вы знаете, как это может быть отключено.

Email Text Formatter удаляет все эти шрифты, цвета и размеры. Все, что вы вставили, будет превращено в текст Gmail по умолчанию, но оно не затронет заглавные буквы и ссылки. Это более простой способ форматирования ваших сообщений.

Как обычно, это расширение Chrome также работает с другими браузерами на основе Chromium, такими как Opera. Вот как установить расширения Chrome в Opera

,

Скачать — Email Text Formatter для Chrome (бесплатно)

3. Email Oops Blocker (Chrome): избегайте распространенных ложных ошибок

Функция «BCC» — базовый технический навык, который должен иметь каждый

, Это позволяет отправителям держать людей в курсе, не вызывая их экспресс-ввода. Но если вы этого не получите, то вам нужен урок этикета вместе с этим расширением.

Если вы являетесь BCC-ed, это обычно означает, что вам не нужно предпринимать никаких действий. Но смотри, это сложная привычка. В следующий раз, когда вы отправите сообщение BCC по электронной почте и попытаетесь «Ответить всем» или «Переслать», блокировщик электронных писем начнет действовать.

Это будет напоминать вам о том, что совершать какое-либо из этих действий с таким письмом плохо, и заставлять вас пересматривать, действительно ли вам это нужно. Иногда толчок — это все, что нам нужно, чтобы избежать ложной ошибки.

Скачать — Email Oops Blocker для Chrome (бесплатно)

4. Краткое (Chrome): счетчик слов, чтобы заставить вас быть кратким

Один из главных грехов электронной почты

отправлять сообщения, которые слишком длинны для любого получателя. Никто не имеет времени или желания читать эссе в своем почтовом ящике, не говоря уже о своем телефоне (именно там большинство людей проверяют электронную почту).

Расширение Chrome Brief для Gmail заставляет вас мудро выбирать слова. Подобно тому, как Twitter заставляет вас писать до 140 символов, Brief устанавливает ограничение в 125 слов. Если вы наберете 125 слов, вы не сможете отправить электронное письмо. Тикер внизу показывает, сколько слов вы написали или перешли.

И да, мы все знаем, что иногда электронное письмо требует более 125 слов. Бриф не является сторонником правила. Вы можете обойти ограничение, трижды нажав кнопку «Отправить».

Скачать — Бриф для Chrome (бесплатно)

5. Минимизируйте. Электронная почта (Интернет): Анонимно Попросите Других Сократить Сообщения

У всех нас есть коллега или друг, который отправляет слишком много писем. Говорить им, чтобы это прекратилось, было бы немного грубо и невежливо. Но если бы вы сделали это анонимно

Слегка пощадите их чувства.

Минимизируйте. Электронная почта обрабатывает грязную работу для Вас. Перейдите на сайт и добавьте адреса электронной почты тех, чьи сообщения вы хотите уменьшить. Он автоматически отправит электронное письмо человеку, чтобы сообщить ему о своих преступлениях, но в дружественной манере.

Да, это не о том, чтобы писать лучшие электронные письма самостоятельно, но, тем не менее, сокращение вашего почтового ящика — это долгожданное изменение. Кроме того, по крайней мере в будущем, вы не будете взрываться лицом вашего коллеги по поводу их непрерывных сообщений.

Вы не используете Gmail?

Большинство инструментов в этой статье нацелены на Gmail, потому что почти все, кого мы знаем, используют его для своих нужд электронной почты. Но нам всегда любопытно услышать от посторонних.

Используете ли вы Gmail или отказались от чего-то другого? Какой почтовый сервис вы используете сейчас?

Авторы изображений: Христос Георгиу / Shutterstock