Как архивировать все старые письма в Gmail и достичь нуля

«Ух ты, почему у тебя в почтовом ящике так много непрочитанных сообщений?»

«О, это куча квитанций и уведомлений».

«Вы их не читаете?»

«Нету.»

«Почему бы тогда не удалить их?»

«Кто знает, когда они понадобятся мне в будущем?»

«Вы знаете, что можете удалить их из своего почтового ящика и при этом сохранить их для своих записей, верно?»

«Э? Как?»

«Архивировать их».

Я хотел бы, чтобы я заряжал людей каждый раз, когда я имею этот разговор. Многие люди не знают о Архив функция в почтовых сервисах, таких как Gmail или Outlook. Некоторые знают, что оно существует, но не знают, что оно делает.

Архив является секретом достижения Inbox Zero без удаления ваших электронных писем.

Что такое архив?

Проще говоря, Архив — это хранилище сообщений, которое является частью вашей электронной почты, но не является частью вашего почтового ящика.

Архив Gmail против удаления

Взяв в качестве примера Gmail, ваша электронная почта состоит из Входящих, Отправленных, Спама, Корзины и Архива.

  • входящие — Каждое новое нежелательное электронное письмо попадает сюда. Вы можете оставить здесь письмо или избавиться от него, удалив его или заархивировав.
  • Отправленная почта — Каждое письмо, которое вы отправляете другим, сохраняется здесь.
  • Спам — Нежелательная почта отправляется сюда автоматически.
  • дрянь — Каждое письмо, которое вы удаляете, отправляется сюда.
  • Архив — Каждое письмо, которое вы хотите удалить из своего почтового ящика, но не удалить, идет сюда.

Другими словами, входящие — это набор важных электронных писем, которые вам нужны сейчас, а архив — это набор электронных писем, которые вам могут понадобиться в будущем. И эта дифференциация поможет вам справиться с тревогой в Gmail.

,

Что делает (а не делает) архивирование?

Чтобы понять преимущества архивирования электронной почты, вам нужно знать, что именно она делает и как она влияет на вашу почту Gmail.

кнопка архивирования почты Gmail на рабочем столе

  • Архивные письма не удаляются автоматически. Архив похож на хранилище. Хотя удаленные письма автоматически удаляются через 30 дней, заархивированные письма будут оставаться в вашей Gmail, пока вы не удалите их вручную.
  • Архивные письма можно искать. Gmail имеет мощную поисковую систему. Когда вы ищете что-либо, архивированные электронные письма являются частью этого. Если вы хотите специально исключить их и выполнять поиск только в своем почтовом ящике, введите «in: inbox» (без кавычек) перед поисковым запросом.
  • Архивные письма считаются местом для хранения. Удаленные электронные письма не учитываются в общем объеме памяти Gmail. Архивные письма продолжают учитываться, так как они все еще являются частью вашего Gmail.
  • Архивные письма не помечаются как прочитанные автоматически. Если вы заархивировали электронное письмо, не открывая его, оно останется непрочитанным, пока вы не будете действовать.
  • Архивные письма можно просматривать. В Gmail нет вкладки «Архив» для просмотра отправленных вами сообщений. Тем не менее, вы можете использовать Вся почта вкладка, чтобы увидеть электронные письма из входящих и архива вместе. Если вы используете Microsoft Outlook, есть удобная вкладка Archive для просмотра хранилища.
  • Архивные письма работают с ярлыками. Вы можете добавить ярлык к сообщению и заархивировать его, и ярлык останется. Если щелкнуть ярлык, чтобы увидеть все сообщения, помеченные им, заархивированное сообщение также отобразится.

Почему вы должны архивировать, а не «пометить как прочитанное»?

По умолчанию перед вами будет открыт почтовый ящик. Используете ли вы приоритетные и социальные вкладки Gmail или нет, это включает в себя непрочитанные и старые письма. Некоторые из них вам нужны, некоторые для дальнейшего использования, а некоторые могут быть удалены.

Архив Gmail против пометить как прочитанный

Но почтовый ящик, полный электронных писем, которые вам не нужны сразу, — всего лишь беспорядок. Даже если вы пометите письмо как прочитанное, оно все равно будет находиться в вашем почтовом ящике. Зачем заставлять твой мозг справляться с этим?

Архивирование электронной почты удаляет его из беспорядка, но сохраняет его на будущее. В любом случае вы с большей вероятностью найдете электронные письма с помощью мощного поиска в Gmail, чем просматриваете списки строк темы.

Как заархивировать сообщение

Вы можете заархивировать сообщение в настольном веб-приложении Gmail, а также в приложениях Gmail на Android и iOS.

Gmail архив Android действия по умолчанию

  • Для рабочего стола — Нажмите кнопку Архив в верхней части любого сообщения. Или выберите несколько сообщений и нажмите кнопку «Архив». Или нажмите «E», чтобы использовать сочетание клавиш Gmail для архива.
  • Для iOS — Нажмите кнопку Архив в любом сообщении. Или выберите несколько сообщений в папке «Входящие» и нажмите кнопку «Архив».
  • Для Android — Идти к Меню > настройки > общие настройки > Действие Gmail по умолчанию и выбрать Архив (вместо удалять). Теперь, в папке входящих сообщений, проведите любое сообщение влево или вправо

    Архивировать это. Или выберите несколько сообщений и нажмите кнопку «Архив». Или нажмите кнопку Архив в любом сообщении.

Автоматически архивировать электронные письма с фильтрами

Лучший способ избавиться от беспорядка электронной почты

с комбинацией фильтров Архива и Gmail. Вы, вероятно, получаете тысячи повторяющихся сообщений, которые вам не нужно открывать, но которые вы хотите сохранить, например квитанции от Uber. Вот как это сделать на примере Uber.

архив gmail создать фильтр пропустить входящие

  1. Откройте последнюю электронную почту, которую вы получили от Uber.
  2. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с кнопкой «Ответить» и нажмите «Фильтровать подобные сообщения».
  3. Это создаст фильтр для всех сообщений, приходящих с этого адреса электронной почты Uber. Если вы хотите уточнить его только для квитанций, добавьте «Uber Receipts» в строке темы.
  4. Нажмите «Создать фильтр с этим поиском».
  5. Установите первый флажок для «Пропустить Входящие (Архивировать)».
  6. (Необязательно) Установите флажок внизу «Также применять фильтр к соответствующим разговорам», если вы хотите архивировать все такие существующие электронные письма.
  7. (Необязательно) Если вы хотите пометить его как прочитанное автоматически, установите флажок «Пометить как прочитанное».
  8. Нажмите «Создать фильтр».

Как получить заархивированное сообщение

Вы заархивировали сообщение случайно? Не волнуйтесь, его легко вернуть в папку «Входящие».

архив Gmail получить переместить в почтовый ящик

Найдите сообщение в строке поиска Gmail или перейдите на страницу Вся почта и найдите его, просматривая. Вверху нажмите Перейти к Входящие кнопку, чтобы вернуть его.

Как архивировать все старые письма в Gmail Inbox

Любите идею архивирования? Ваш почтовый ящик перегружен старыми письмами, которые вы хотите отправить в Архив? Опять же, быстрый фильтр сделает это.

Gmail архив всех старых почтовых фильтров

  1. В строке поиска введите «in: inbox before: гггг / мм / дд» (без кавычек). Заполните вчерашнюю дату в формате гггг / мм / дд. Если вы хотите заархивировать все электронные письма в вашем почтовом ящике, просто напишите «in: inbox» (без кавычек).
  2. Нажмите на выпадающий значок в строке поиска и нажмите «Создать фильтр с помощью этого поиска».
  3. Нажмите «ОК» во всплывающем окне «Подтвердите создание фильтра».
  4. Установите флажок «Пропустить Входящие (Архивировать)».
  5. Установите флажок «Также применять фильтр к соответствующим разговорам».
  6. (Необязательно) Если вы также хотите пометить все письма как прочитанные, установите флажок «Пометить как прочитанное».
  7. Нажмите «Создать фильтр».

В зависимости от того, сколько писем у вас есть, Gmail займет некоторое время с этим фильтром. Но через некоторое время все ваши электронные письма исчезнут из почтового ящика и будут надежно сохранены в архиве. Это самый простой шаг для достижения и поддержания нуля входящих

,

Фильтр Gmail Удалить фильтр

Важный: Если вы выбрали только «in: inbox», то после завершения архивации Gmail обязательно удалите фильтр. В противном случае все будущие письма также будут пропускать ваш почтовый ящик и переходить прямо в архив.

Чтобы удалить фильтр, в Gmail нажмите Значок зубчатого колеса > настройки > Фильтры и заблокированные адреса. Прокрутите вниз, чтобы найти созданный вами фильтр и удалите его.

Знаете ли вы об архивации?

Будьте честны, ребята. Кто из вас активно архивирует сообщения вместо того, чтобы удалять их или просто оставлять их в папке «Входящие»? Стоит ли этот маленький архивный трюк?

И если вам интересно перенести Gmail на рабочий стол Mac

, проверьте эти удобные приложения:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector