Как написать как профессионал

как написатьЭлектронная почта — это одна из тех вещей, которые начинались как удобная функция, но быстро стали чем-то страшным. Я знаю, что когда у меня есть сотни непрочитанных писем, моя кишка быстро погружается в глубокую пустоту, и я игнорирую эти письма еще дольше. Но, возможно, если бы мы приняли советы и рекомендации профессионалов по электронной почте, мы бы не рассматривали наш почтовый ящик как препятствие.

Существует множество факторов, влияющих на эффективность работы с электронной почтой — не только написание электронных писем, но и настройка входящих сообщений, управление электронными письмами, знание того, когда проверять электронную почту, и многое другое. Повышение эффективности электронной почты означает повышение производительности, а это в конечном итоге означает, что все делается за меньшее время. Это именно то, что мы хотим.

Примечание. Один из аспектов того, чтобы быть профессионалом в электронной почте, — это быть в безопасности. Прочитайте эти 7 важных советов по безопасности электронной почты

прежде чем начать здесь. Потеря доступа к вашей учетной записи электронной почты может быть чрезвычайно вредным.

Расписание «Проверка электронной почты» Время

Одна из самых больших ошибок пользователей, имеющих чрезвычайно активные почтовые ящики, заключается в том, что они оставляют свои Gmail, Thunderbird или Postbox открытыми 24/7 и работают в фоновом режиме. Еще одной ошибкой является использование надстроек или функций уведомлений, которые будут предупреждать вас в момент поступления электронного письма, независимо от того, насколько банальным оно может быть.

как написать

Неоспоримый факт: частая проверка ваших электронных писем означает, что вы не можете посвятить себя другой задаче. Неоспоримый факт: если вам когда-нибудь удастся построить фокус, уведомления сломают его в одно мгновение.

Поэтому вы должны рассматривать свой почтовый ящик как деятельность, как и любой другой. Не позволяйте этому быть всегда включенным аспектом вашей жизни. Вместо этого запланируйте интервалы времени — возможно, один раз в день, может быть, три раза в день — когда вы проверяете входящие сообщения, делаете все, что вам нужно, а затем закрываете его. Чтобы избавиться от привычки, может потребоваться некоторое время, но, поверьте мне, ваша производительность будет стремительно расти.

Устранить избыток

Самое первое, что вы должны сделать при открытии своего почтового ящика, — это быстро просмотреть его и удалить все письма, которые не кажутся важными. Думайте о себе как о скульпторе с огромным блоком свежего мрамора. Перед тем, как приступить к реальной работе, нужно взломать широкими мазками и избавиться от лишнего.

советы по электронной почте

Представьте себе, что вы нашли 350 писем в ожидании ответа. Все это занимает пять минут — да, правда! — просмотреть и установить флажки рядом с сообщениями, которые не имеют значения. Когда вы прошли через все это, нажмите «Удалить», чтобы стереть все проверенные электронные письма. Теперь вам нужно только ответить на 50, и это большой психологический импульс.

Читать и ответить немедленно

Вы часто открываете электронную почту, видите, что вам нужно что-то сделать, но оставить это на другой день? Это может быть рискованной привычкой. Что если вы забудете об этом? Что, если вы потеряете письмо как-то? Что если вам нужно ответить раньше, чем вы думаете?

Лучше сделать все это немедленно. Это предотвращает накопление мыслей «Я все еще должен ответить на это письмо», которые будут раздражать вас, пока вы, наконец, не дойдете до этого. Это уменьшает вероятность того, что вы забудете о важном электронном письме. Это делает ваших клиентов, друзей и деловых контактов счастливыми, потому что вы отвечаете с такой пунктуальностью. В качестве бонуса у вас будет большая нагрузка с ума.

С чистой и пустой папкой «Входящие», которая не загромождена сообщениями, к которым вам нужно возвращаться, вы можете легко реализовать более раннюю точку проверки электронной почты только в запланированное время. Если вы действительно не хотите читать и отвечать сразу, то хотя бы загляните в аддон напоминания по электронной почте

,

Консервированные ответы

Консервированные ответы — это удивительная функция, которая стала стандартом во всех ведущих почтовых службах и клиентах. По сути, стандартный ответ — это шаблонный ответ, который вы можете создать заранее и использовать одним щелчком мыши. Это замечательно, когда вы печатаете один и тот же ответ снова и снова, например, когда люди часто отправляют вопросы по определенной теме.

советы по электронной почте

Вы можете включить Консервированные ответы в Gmail, переключив его в разделе «Настройки» в настройках. Яара написал учебное сообщение о том, как начать работу с консервированными ответами в Gmail.

,

Держите это кратко

Лучший способ сократить время, которое отнимает у вас электронная почта: тратить меньше времени на написание ответов. Конечно, не жертвуйте правильным деловым или личным этикетом, написав краткие ответы, но вам также не нужно писать 5-10 абзацев за каждое отправленное вами электронное письмо. Электронная почта менее формальна, чем традиционные письма!

Определите основное сообщение, которое вы хотите донести, затем попробуйте передать его получателю не более чем в один-три абзаца. Вы знаете, как вам тяжело перебирать столько электронных писем? Ну, получатель, вероятно, сталкивается с той же проблемой. Сокращение ваших писем не только экономит ваше время, но и экономит их время, и они будут благодарны за это.

Используйте фильтры для организации

Использование возможностей фильтров может революционизировать ваш рабочий процесс электронной почты. По сути, фильтр просматривает каждое входящее письмо и, если он соответствует критериям фильтра, выполняет над ним действие. Это может быть перемещение электронной почты в определенную папку или установка определенной метки. Критерии фильтра могут включать в себя информацию о том, кто является отправителем, тема письма, содержание тела и т. Д.

как написать

Фильтры — это фантастический способ сохранить ваш почтовый ящик организованным. Получаете ли вы много новостных рассылок от розничных сетей, уведомлений из социальных сетей или электронных счетов? Фильтры могут хранить эти электронные письма отдельно от вашей папки «Входящие», что значительно сокращает количество писем, которые вам нужно просмотреть. Кроме того, меньше шансов, что вы случайно удалите один из них.

Прочтите статью Крейга о том, как настроить и использовать фильтры Gmail.

,

Заключение

Электронная почта — это простая технология, но существуют продвинутые способы ее решения. Самое важное в работе с электронной почтой — это определить, на что тратится большая часть вашего времени, и найти способы сократить это время. Надеемся, что советы, изложенные выше, и еще несколько советов по эффективности электронной почты

Мы рассмотрели ранее, поможет вам увидеть, где ваше время тонет и как бороться с этой неэффективностью.

Как насчет вас? У вас есть какие-то приемы или процедуры, которые вы используете, чтобы максимизировать производительность вашей электронной почты? Пожалуйста, поделитесь ими в комментариях!

Авторы изображения: икона электронной почты через Shutterstock, часы с часами через Shutterstock, молоток и долото через Shutterstock

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector