В настройках My Cloud Getting Things Done (GTD) используются Gmail, Toodledo и Google Calendar. Для мобильного доступа к своим задачам я использую Toodledo на своем iPhone, а также собственные программы iPhone Mail и Календарь, синхронизированные с Gmail и Календарем Google.
Вот как я настраиваю настройки полей Toodledo, чтобы использовать его для GTD. Поля, которые мне нужны, это «Контекст», «Срок исполнения», «Повторить» и «Корзина». Моя личная версия также использует теги, которые обеспечивают немного более детальный контроль над отображением задач в стандартных контекстах GTD: работа, электронная почта, вызовы, проекты, когда-нибудь / возможно и ожидание. (Например, у меня есть тег «MUO», чтобы я мог отслеживать свои задачи Makeuseof.com в контексте проектов, электронных писем или работы).
Одной из приятных функций Outlook является возможность превращать электронную почту в задачу, либо перетаскивая ее на кнопку «Задачи» на панели навигации, либо щелкая правой кнопкой мыши сообщение и отправляя его в папку «Задачи». В любом случае создается новое задание и может быть добавлена любая необходимая информация. Тело электронной почты становится телом новой задачи.
Toodledo пока не может этого сделать (это подробно обсуждалось на форумах Toodledo). Но, тем не менее, я нашел простой способ превратить сообщение электронной почты в задачу Toodledo. Вот как с помощью способности Toodledo настроить задачу по электронной почте.
Сначала найдите кнопку «Импорт / Экспорт / Синхронизация» на боковой панели Toodledo. Нажмите на это.
Нажмите на ссылку Настроить на панели импорта / экспорта электронной почты.
Установите флажок «Включить импорт электронной почты», затем нажмите «Сохранить изменения». Затем Toodledo генерирует частный адрес электронной почты для задач импорта и включает импорт электронной почты на сервер. В целях безопасности адрес следует периодически менять.
Создайте контакт в почтовом клиенте для пересылки сообщений в список задач Toodledo.
Чтобы превратить сообщение в задачу, просто перешлите письмо на Toodledo; по умолчанию он входит без контекста, срока выполнения или каких-либо других метаданных. Тело письма сохраняется в поле примечания новой задачи, что очень удобно. Я часто пересылаю задачи таким образом, а потом редактирую их, когда проверяю свой рабочий процесс. Но есть еще один трюк в рукаве Тодледо.
Toodledo предоставляет синтаксис сценариев для установки полей в новой задаче, перечисляя их в теме письма. Одиннадцать полей могут быть установлены таким образом; здесь показаны только те, что в моей реализации Getting Things Done.
- Срок оплаты: символ #, сопровождаемый датой, устанавливает дату исполнения. Обратите внимание, что допускается использование альтернативного синтаксиса, который Toodledo использует для дат: «#testival», «#next tuesday».
- Контекст: символ «@», за которым следует название контекста. Например, используя контексты стандарта GTD, я использую «@@ work», чтобы добавить задачу в контекст @work.
- Тег: символ «%», за которым следуют тег или теги. Я использую теги, а также контексты. Пример: «% MUO».
Легко хранить пустой почтовый ящик, когда сообщения могут быть преобразованы в задачи на лету. Захват всего в рабочем процессе действительно повышает производительность. Toodledo и его приложение для iPhone предоставляют отличное бесплатное решение для управления задачами.
Какие бесплатные приложения вы используете для вашего рабочего процесса? Как вы занимаетесь мобильным управлением временем и задачами?
Больше идей о том, как добиться цели