Цифровые аборигены являются соавторами статей, тезисов и книг в Интернете и в режиме реального времени. Если вы все еще отправляете электронные письма с вложенными файлами для совместной работы над документом, вы делаете это неправильно. Если вы не находитесь в одном офисе, совместная работа в Интернете
как правило, безопаснее, надежнее и эффективнее электронных писем. Кроме того, это весело и просто. Позвольте мне помочь вам начать.
Команда
Работать удаленно сложно. Поэтому тем более важно, чтобы все были на одной странице и создавали команду. Мы рассмотрели, как командный дух превосходит технологии
до. Члены команды должны узнать о сильных и слабых сторонах друг друга. Команде нужна общая цель и дорожная карта с индивидуальными целями и обязанностями. Каждый должен чувствовать себя комфортно с инструментами, которые он использует, и, по крайней мере, один человек должен поддерживать организацию команды.
Совет 1: Никогда не забывайте о важности инклюзивной команды, которая объединяет всех ее членов.
Инструменты
Совместное написание или редактирование в реальном времени может быть выполнено несколькими способами. Инструменты на основе браузера включают в себя Google Drive или OneDrive (ранее SkyDrive). Что касается программного обеспечения, Microsoft Office поддерживает совместное редактирование с SharePoint или OneDrive. Если вы используете более старую версию Word (2007 или 2010), вы можете установить дополнение CodoxWord, чтобы включить совместную запись. Бесплатный кроссплатформенный текстовый процессор с открытым исходным кодом
AbiWord также включает в себя плагин для совместной работы, позволяющий одновременно редактировать документы через AbiCollab.net. Если конфиденциальность является проблемой, вы можете настроить автономный открытый исходный код и бесплатный онлайн текстовый редактор с Etherpad.
Совет 2: Выберите инструмент, основанный на потребностях вашего проекта и возможностях или предпочтениях вашей команды.
Инструменты должны облегчить ваш рабочий процесс. Если отдельные члены команды не смогут использовать определенное программное обеспечение или платформу, прогресс вашего проекта пострадает. Вот несколько моментов для рассмотрения:
- На каких операционных системах работают члены вашей команды?
- Какие инструменты они используют сейчас?
- С какими инструментами у них есть опыт?
Аналогично, если инструмент не имеет необходимых функций, достижение желаемого результата будет непростым делом. Совместно подготовьте список обязательных и полезных функций. Учтите следующее:
- совместная запись в реальном времени
- Комментарии
- чат на боковой панели
- уведомления
- управление файлами
- лист регистраций изменений
- контроль версий
- поддержка уценки
- Импортировать экспорт
- мобильная поддержка
Этот список и знание предпосылок вашей команды поможет вам выбрать один или несколько подходящих инструментов.
Совет 3: Помогите каждому участнику настроить инструменты, которые вы выбрали, и — при необходимости — предоставить им представление о функциях, которые им понадобятся.
Процесс
В начале написания проекта соберите обзор различных задач и тем, чтобы охватить и распределить обязанности. Команде необходимо составить план, найти экспертов для разных разделов, выбрать редактор текстов, чтобы исправить орфографию, грамматику и стиль письма. Назначьте ответственного редактора за содержание и назначьте кого-нибудь, кто будет управлять данными или проектировать рисунки и таблицы.
Совет 4: У каждого члена вашей команды разные навыки. Эффективный процесс будет основан на сильных сторонах людей. Распределите обязанности соответственно.
Совет 5: когда дело доходит до исполнения, привлекайте команду. Люди должны периодически менять роли и корректировать работу друг друга, чтобы охватить разные точки зрения.
Письмо — это творческий процесс и увлечение многих людей.
Совет 6: Если в вашей команде есть люди, которые ненавидят, чтобы их тексты были изменены кем-то другим, редакторы могут работать с комментариями и предложениями.
Совет 7: Согласитесь с комментариями к соглашениям, номенклатуре и способам обработки комментариев.
В конце концов, успех вашего документа зависит от содержания.
Совет 8: пусть люди пишут, что им нравится, даже если их отстой. Их идеи могут быть блестящими, и вы всегда можете исправить стиль письма.
Совет 9: Уважайте идею! Когда вы редактируете чужое письмо, убедитесь, что идея, которую он выражает, сохраняется.
В то же время одному человеку необходимо организовать команду, управлять ожиданиями и учитывать временные рамки.
Совет 10: часто общайтесь со своими товарищами по команде. Сообщите им об общем прогрессе, выделите пробелы и напомните им об обязанностях и сроках. Хвалите индивидуальные усилия и поощряйте их делиться своим собственным прогрессом, знаниями и проблемами.
Готовый проект
Команда, которая подходит к написанию или любому другому проекту с энтузиазмом и духом сотрудничества — готова приложить все усилия, поддержать своих товарищей по команде и пойти на компромисс — всегда будет давать лучшие результаты, чем отдельные люди. Целое больше, чем сумма его частей. Отдайся этому, и я обещаю, что это будет самый полезный опыт в твоей жизни. Это определенно было моим.
Какие уроки вы узнали, работая с виртуальными командами?
Изображение предоставлено: Ed Yourdon через Flickr, Виртуальное сотрудничество через Shutterstock
