Руководство по проведению онлайн-встреч: программное обеспечение и стратегия

Оглавление

§1. Введение

Это руководство доступно для скачивания в формате PDF. Загрузить руководство по проведению онлайн-встреч: программное обеспечение и стратегия. Не стесняйтесь копировать и делиться этим со своими друзьями и семьей.

§2 – Бесплатные и недорогие конференц-услуги

§3 – Облачные сервисы хранения

§4 — Подготовка и проведение собраний

§ 5-Online Инструменты для мобильных встреч

§6 – Приложения для iPad для встреч

§-Заключение

1. Введение

Современные услуги видеоконференцсвязи просты в использовании и доступны практически каждому, у кого есть компьютер или смартфон. Возможность общаться и встречаться с людьми онлайн означает, что мы больше не ограничены географическим положением. Кроме того, бесчисленные веб-сайты предоставляют нам широкий спектр инструментов и ресурсов для проведения совещаний, планирования и выполнения проектов, а также сокращения количества печатной бумаги, традиционно необходимой для достижения цели.

Цель этого руководства — познакомить вас со многими популярными, бесплатными или относительно недорогими онлайн-ресурсами и инструментами для проведения собраний в Интернете и совместной работы над проектами, отчетами, презентациями, документами и т. П. Я также даю советы и предложения о том, как некоторые ресурсы более полезны, чем другие, что вы можете учитывать при выборе того, какие ресурсы вам нужны для вашей команды или комитета.

Имейте в виду, что проведение совещаний с использованием онлайн-видеоконференций часто может сэкономить время и деньги, но вам все равно нужно работать в рамках ограничений, связанных с видеоконференцсвязью. Кроме того, проведение собраний в Интернете по-прежнему требует столько же подготовки, сколько и к традиционным очным встречам. В главе 4 я представляю общий обзор подготовки и проведения собраний. Я также предлагаю книги, которые идут более подробно об этом предмете.

Руководство ни в коем случае не является исчерпывающим. Когда вы будете исследовать и пробовать различные ресурсы, вы лучше поймете, какие ваши конкретные потребности нужны для онлайн-встреч и создания проектов.

При написании этого руководства я предполагаю, что у вас есть базовые или промежуточные знания о том, как пользоваться компьютером, пользоваться Интернетом и регистрироваться в онлайн-сервисах. Я даю базовый обзор различных онлайн-ресурсов, и когда вы регистрируетесь на большинстве сайтов, вы увидите, что разработчики этих сайтов довольно хорошо выполняют пошаговые инструкции по использованию своих инструментов и сервисов.

Но прежде чем мы начнем изучать сайты и ресурсы онлайн-собраний, у совещаний по видеоконференцсвязи есть свои преимущества и недостатки по сравнению с традиционными физическими очными встречами, которые следует учитывать при выборе наилучших вариантов встречи с вашей командой, комитетом или группой. ,

Преимущества онлайн-встреч:

  • Виртуальные встречи могут проводиться с участниками из разных географических регионов, что снижает транспортные расходы.
  • Онлайн-встречи являются экономически эффективными, позволяя участникам обмениваться документами, веб-сайтами и другими средствами массовой информации через облачные сервисы или через Интернет, уменьшая потребность в бумажных повестках дня, отчетах и ​​других документах.
  • Онлайн-встречи могут быть записаны и заархивированы для последующего просмотра.
  • Онлайн-встречи можно проводить в удобных условиях, например, дома или в офисе участника, или даже в интернет-кафе.
  • Видеоконференции позволяют визуально общаться между участниками, что позволяет распознать невербальное общение.

Недостатки онлайн-встреч:

  • Виртуальные встречи могут быть прерваны из-за технических ошибок и проблем (например, плохое интернет-соединение, плохое качество звука или видео, проблемы с веб-браузером и неполадки в работе компьютера).
  • Некоторым участникам виртуальных встреч могут не хватать навыков работы с компьютером и Интернетом, чтобы адекватно участвовать в онлайн-встречах.
  • Виртуальные встречи не всегда допускают личный и физический контакт между участниками, что полезно для построения межличностных отношений.
  • Виртуальные встречи не всегда могут быть полезны для интерактивных семинаров, тренингов и больших групп, скажем, из десяти и более человек.

2. Бесплатные и недорогие конференц-услуги

Хотя в этом руководстве будут описаны бесплатные и популярные службы онлайн-собраний, в том числе Meetings.io, Google Hangouts и LiveMinutes, существует более десятка лучших сайтов для проведения видеоконференций, которые вы должны проверить и рассмотреть. Однако обратите внимание, что некоторые из этих сайтов, такие как Tinychat, Sifonr и Faceflow, в основном предназначены для очень личных видеочатов и могут не подходить для официальных онлайн-встреч. Другие сайты, такие как Skype и Go To Meeting, являются мощными, но требуют платных аккаунтов премиум-класса для доступа к групповым встречам. Сайты, которые я рассматриваю в этом руководстве, в основном бесплатны и доступны через все компьютерные платформы. Вот список других сайтов, которые я не расскажу в руководстве, но все они функционируют аналогично тем, которые я опишу в следующих разделах.

  • Pligus.com
  • Info.vidyo.com
  • Meetings.io
  • Zoom.us
  • Faceflow.com
  • Sifonr.com
  • Qnext.com
  • Goober.com
  • Tinychat.com
  • Livecage.com
  • Vsee.com
  • Oovoo.com
  • AnyMeeting
  • TokBox
  • Meet.fm

Особенности для поиска

Ниже перечислены функции, которые вы захотите учитывать при выборе инструмента для онлайн-видеоконференций.

  • Сервис кроссплатформенный? Это означает, что к нему можно получить доступ в операционных системах Windows, Mac OS X и Linux. Большинство сервисов кроссплатформенные, но не все.
  • Какое максимальное количество участников для услуги? Например, в Google Hangouts одновременно может участвовать до 10 участников.
  • Какова цена услуги и насколько ограничены бесплатные варианты?
  • Можно ли поделиться URL-ссылками, чтобы пригласить других на собрания, или же служба требует, чтобы участники имели зарегистрированную учетную запись для участия в видеоконференции?
  • Предоставляет ли сервис доступ к онлайн-встречам через смартфон или планшет?
  • Разрешает ли сервис встроенную конференц-связь?
  • Включает ли служба встроенные инструменты совместной работы для создания документов, списков мозгового штурма и проведения опросов?
  • Является ли инструмент видеоконференцсвязи частью более крупной групповой учетной записи, которая позволяет участникам добавлять цепочки сообщений, документы, задачи и т. Д.?
  • Включает ли служба функцию обмена мгновенными сообщениями, чтобы участники видеоконференции могли обмениваться сообщениями в частном порядке и публично друг с другом?
  • Можно ли сохранять видеоконференции и архивировать их для последующего просмотра?
  • Включает ли служба опции для совместного использования экрана рабочего стола, чтобы участники могли просматривать рабочий стол компьютера друг друга?
  • Позволяет ли сервис планировать и отправлять ссылки на страницу конференции за несколько дней до встречи? Предоставляет ли он постоянную ссылку на отдельные места для онлайн-встреч?
  • Существуют ли встроенные функции обмена файлами, которые можно использовать во время видеоконференции?
  • Включает ли служба встроенный календарь и адресную книгу или, по крайней мере, интегрируется с такими инструментами, как Google Calendar или Exchange?

Какой онлайн-сервис вы используете, будет зависеть от типа проводимых вами совещаний, то есть формальных или неформальных; постоянные или меняющиеся члены группы; частный или публичный. Если вы используете службу для постоянной группы или комитета, вы и несколько других членов должны обсудить тип онлайн-функций, которые, по вашему мнению, вам понадобятся для проведения онлайн-собраний. Если вы хотите проводить публичные встречи и презентации, вам следует подумать о сервисе, который легко доступен для новых пользователей.

Проведение онлайн-собраний может сэкономить много времени и затрат, но вы также должны иметь в виду количество других онлайн-инструментов, к которым ваша команда или члены комитета будут иметь доступ, чтобы встречаться и работать над проектами. Чем больше инструментов у членов группы, тем сложнее управлять сообщениями и совместно работать над документами. По этой причине, например, Google и ее функция Google Hangouts могут предлагать некоторые из самых широких инструментов и услуг для зарегистрированных пользователей Google.

Тем не менее, пользовательский интерфейс служб Google часто бывает сложным в использовании, особенно для новичков в Google. Если у вас есть члены команды, которые не являются пользователями Google, им нужно будет не только настроить и научиться пользоваться учетной записью электронной почты Google, но и научиться пользоваться приложениями Google Drive, настроить видеоконференции, и, возможно, использовать страницы и сообщества социальных сетей Google+. Таким образом, если вы постоянно добавляете новых участников для каждой встречи, вы захотите выбрать услугу, к которой участники могут быстро получить доступ, не устанавливая членство и не знакомясь со всеми инструментами. Meetings.io — бесплатный сервис, позволяющий быстро настроить этот тип.

Также имейте в виду, что большинство онлайн-сервисов видеоконференций не предлагают инструментов, необходимых для фактического планирования и проведения собраний. Поэтому я хочу обратиться к таким сервисам, как yaM.com или MyCommittee.com, о которых я расскажу в главе 5.

В следующих разделах этого руководства я предоставлю обзор бесплатных популярных онлайн-сервисов собраний. Какой сервис вы выберете, конечно, будет зависеть от ваших уникальных потребностей, но, надеюсь, это руководство поможет вам в этом. Я рекомендую вам попробовать несколько сервисов, прежде чем остановиться на одном, чтобы убедиться, что вы получаете все функции, которые вам нужны для вашей группы или клиентов.

Meetings.io

Meetings.io — один из самых быстрых и элегантных инструментов для онлайн-встреч. Служба позволяет легко встречать до пяти человек одновременно, а сайт хорошо подходит для презентаций, демонстраций продуктов, клиентских конференций и просто старых социальных сетей.
онлайн встреча
Meetings.io не требует регистрации на сайте, если вы не хотите настроить свой собственный профиль с постоянным URL-адресом. Вы можете поделиться назначенным URL с другими, и после того, как они ссылаются на него, им просто нужно настроить свои видео и аудио соединения. Этот инструмент для онлайн-конференций — отличный способ связаться с клиентами или существующими группами, не чувствуя себя перегруженным слишком многими онлайн-функциями и услугами.

Вы также можете создать пользовательскую страницу Meetings.io с именем и подзаголовком, в которой URL-адрес включает любое имя, которое вы ей даете (например, https://meetings.io/bakari). Персональная страница похожа на приглашение клиентов в ваш виртуальный офис или демонстрационную комнату. Вы также можете отправлять прямые ссылки на сайты социальных сетей на странице Meetings.io.

Вы можете запланировать мгновенные, незапланированные встречи или установить дату, время и продолжительность будущих встреч. Кроме того, из службы вы можете отправить запрос другим пользователям о присоединении к совещанию, которое вы проводите, и получатели просто должны связаться и настроить свою веб-камеру и микрофон, чтобы присоединиться к ней.

Особенности включают в себя:

  • Поделитесь постоянным URL для запланированных встреч.
  • Возможность называть встречи.
  • Возможность требовать разрешения на участие в собрании.
  • Совместное использование экрана рабочего стола.
  • Живой чат.
  • Встроенный личный блокнот для каждого участника.
  • Обмен файлами между участниками.
  • Возможность для участников отключить микрофон или веб-камеру.
  • Встроенный таймер собрания, который начинается, когда каждый участник входит в собрание.
  • Возможность для участников установить свой экран видеокамеры в альбомный или портретный режим.
  • Возможность переключения на другую подключенную камеру или источник микрофона.
  • Возможность регулировки громкости динамика и усиления микрофона.
  • Возможность установить место встречи в полноэкранном режиме.

Особенности не включены:

  • Нет встроенных инструментов для создания документов, кроме функции блокнота.
  • Нет инструментов для определения повестки дня или проведения собраний.
  • Нет возможности сотрудничать по документам.
  • Нет доступа к мобильному приложению, хотя разработчики говорят, что в ближайшее время поддержка для iPhone.
  • Нет приватного чата.

Google Hangouts

Google запустил Google+ в 2011 году, чтобы стать социальной сетью в традициях Facebook и Twitter. Когда вы регистрируете учетную запись электронной почты в Google, вы автоматически получаете настройки для страницы Google+, которая представляет собой онлайн-пространство, где вы можете общаться с другими пользователями Google+, присоединяться к тематическим сообществам и проводить так называемые Google Hangouts и Events — обе бесплатные платформы для видеоконференций. полезно для проведения частных и публичных встреч.

Я подробно писал о том, как использовать Google Hangouts для проведения встреч

— с тех пор программное обеспечение эволюционировало, но основные функции остались.

Пользователи Google Hangouts могут проводить видеоконференции с участием до 10 человек. Если вы проводите видеовстречу, вы отправляете приглашение участникам ваших кругов Google+ и / или прямым электронным письмам для запланированной видеовстречи. Люди, не являющиеся участниками Google+, также могут присоединиться к видеоконференциям видеовстречи, если им отправлено приглашение в виде URL-ссылки. Хост Hangouts или другой участник также может добавлять участников по телефону, но эта функция ограничена одним участником одновременно. (См. Дополнительные инструкции ниже по настройке совещаний в Hangouts.)

Google+ и все его функции доступны в приложениях для смартфонов на iOS (iPhone и iPad) и Android, которые пользователи могут использовать для участия в Google Hangouts, если их устройство оснащено видеокамерой и микрофоном.

Перед проведением встреч в Hangouts обязательно напомните участникам, что во время видеоконференции лучше всего использовать наушники с микрофоном, чтобы избежать фонового шума или звуковой обратной связи.

Участники просто должны настроить свою веб-камеру и микрофон для участия. Однако, если они этого еще не сделали, участникам потребуется установить на свой компьютер плагин для голоса и видео Google. Если у вас есть участники команды, которые являются новичками в Google, вы должны предоставить им эту ссылку для получения инструкций о том, как начать работу с Hangouts.
Руководство по проведению онлайн-встреч: Программное обеспечение и стратегия Онлайн-встречи 2
Google+ и Google Hangouts являются частью своего рода экосистемы, которая включает в себя следующие функции, полезные для частных и публичных онлайн-встреч:

  • Google+ работает как Facebook в том смысле, что позволяет пользователям создавать подписчиков и обмениваться онлайн-контентом.
  • Пользователи Google могут легко планировать события и встречи в своем календаре Google и обмениваться датами с другими членами группы или клиентами.
  • Google Hangouts — это сервис мгновенного обмена видео, в котором могут участвовать до 10 человек, включая хост.
  • Google содержит сервис Google Drive, который состоит из инструментов создания документов, которые можно использовать в области видеовстреч видеоконференций.
  • Участники видеовстречи могут использовать встроенные общие заметки и доску во время онлайн-встреч.
  • Участники могут одновременно просматривать видео на YouTube в области Hangouts и использовать окно чата в правой части страницы Hangouts для обсуждения.
  • В видеовстречах есть чат для участников группы.
  • Конференц-зал Hangouts также включает встроенный общий экран.

Начало чата

Чтобы начать видеовстречу, перейдите на страницу Google+ и нажмите желтую кнопку видеовстречи в левой части страницы. Если его там нет, вы должны найти его в пункте меню «Дополнительно» в левой части страницы. Затем нажмите на красную кнопку «НАЧАТЬ АППАРАТ» в верхней части страницы.
онлайн встреча
Если на вашем компьютере уже установлен соответствующий плагин Google, вы можете продолжить, указав имя в видеовстрече и добавив приглашенных по отдельным именам, одному или нескольким кругам и по адресам электронной почты. Люди, которых вы приглашаете в видеовстречу, получат уведомление Google+, если они являются участниками одного из ваших кругов, или по электронной почте.

Обратите внимание: если вы собираетесь проводить регулярные встречи в Hangouts с одной и той же группой людей, вы должны создать круг Google+ для членов своей группы, чтобы вы могли легко отправлять приглашения.

Планирование видеовстреч

Как правило, приглашения отправляются в Google Hangouts примерно в то время, когда они хранятся, но есть способ предварительно запланировать приглашения в Google Hangouts. Вот как:

  1. Нажмите кнопку «События» в левой части страницы Google+.
  2. Нажмите на Создать событие.
  3. Добавьте соответствующую информацию для вашего мероприятия и участников (в ваших кругах или электронных письмах), которых вы хотите пригласить.
  4. Нажмите кнопку «Параметры события» и выберите соответствующие параметры в разделе «Основные».
  5. Нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите Google+ Hangout.
  6. Нажмите кнопку Пригласить, и все ваши участники из списка получат уведомление в Google+, в котором они смогут RSVP для видеовстречи.

Если вы хотите, чтобы ваша видеовстреча была общедоступной и автоматически сохранялась на вашем канале YouTube, вы можете включить Hangouts On Air, еще одну функцию Google+.

Hangouts On Air работает так же, как и обычные видеовстречи Google, и может включать до 10 участников, но события в эфире также могут быть доступны всем, кто имеет ссылку на это мероприятие.

Особенности не включены:

  • Предварительное планирование видеовстреч не так просто, как должно быть.
  • Для участников Hangouts нет встроенной функции обмена личными сообщениями; однако участники Google+ могут использовать функцию приватного чата из области Hangouts.
  • Там нет встроенных шаблонов для создания повесток дня или ведения минут.
  • Встречи видеовстреч не могут быть заархивированы в автономном режиме без предварительного их сохранения на YouTube.

LiveMinutes

Хотя Google Hangouts может быть полезной службой для общения с контактами Circle, более формальная и менее навязчивая служба, такая как LiveMinutes, может быть лучше для официальных онлайн-встреч. И хотя Google Hangouts ставит участников в центр своей платформы, LiveMinutes ставит в центр инструменты совместной работы. LiveMinutes больше похож на виртуальный офис, чем на социальную сеть. У него чистый пользовательский интерфейс, и его можно легко настроить с помощью нескольких простых кликов.

Особенности включают в себя:

  • Участники могут подключиться к собранию LiveMinutes через веб-браузер, телефон или Skype. Одновременно в собрании могут участвовать до 9 человек.
  • Каждому собранию присваивается уникальная ссылка на номер, которой можно поделиться.
  • Посетители могут посетить встречу без регистрации учетной записи; однако они не смогут просматривать отчеты о собраниях в Интернете или получать приглашения для этого.
  • Участники также могут подключиться к собранию по телефону и через пин-код.
  • Возможность совместного использования, аннотирования и совместной работы над импортированными документами в пространстве собраний. Документы могут поступать из любого источника на вашем компьютере, и они могут быть сохранены в рабочей области LiveMinutes.
  • Мгновенный чат между участниками.
  • Интегрируется с Evernote и Dropbox, упрощая импорт и экспорт документов.
  • Живой скетч инструмент для совместной работы всех участников.
  • Все собрания LiveMinutes сохраняются и архивируются для последующего просмотра.
  • После закрытия собрания можно опубликовать профессиональный отчет, включая все документы, с которыми он работал, и загрузить его в формате PDF.

онлайн-сервис встреч
Особенности не включены:

  • Нет разделения экрана рабочего стола.
  • Нет выделенных шаблонов для разработки повесток дня, записи минут или создания списка задач.
  • Нет приватного чата для участников.
  • На момент написания статьи поддержка мобильных приложений отсутствовала.

Wiggio (работа в группах)

Wiggio — это еще одно приложение для онлайн-видеоконференций, которое предоставляет офисную платформу и несколько удобных инструментов (например, календарь, список дел, опрос, обмен документами) для планирования и управления проектами. Wiggio

это отличный сервис для совместной работы клубов, школ и аудиторий, а также предприятий и организаций. Его функции видеоконференций позволяют проводить встречи до 10 участников одновременно.

Особенности включают в себя:

  • Простая настройка групповой учетной записи с выделенной групповой учетной записью электронной почты.
  • Можно создать несколько групп.
  • Документы можно загружать в группы и делиться ими.
  • Каждая группа получает свой собственный календарь для планирования событий, встреч и сроков.
  • Участники группы могут проводить виртуальные онлайн-встречи и конференц-звонки.
  • Виртуальные встречи могут быть запланированы заранее, а запросы на потенциальные даты встреч могут быть отправлены по электронной почте, чтобы члены группы могли принять решение.
  • Участники могут присоединяться к собраниям с помощью пользовательского URL-адреса и пароля, телефонного звонка и пин-кода или путем ввода идентификатора собрания.
  • Ссылки на онлайн-встречи могут быть опубликованы в Twitter и Facebook из области собраний.
  • Участники могут быть уведомлены о встрече с помощью текстового сообщения и сообщения электронной почты от учетной записи группы.
  • Совместное использование экрана разрешено.
  • Мгновенный чат между участниками онлайн.
  • Доска объявлений сотрудничества между членами.
  • Поддержка приложений iPhone, которая включает в себя большинство функций, доступных в онлайн-платформе, кроме функции видеоконференций.

онлайн-сервис встреч
Как видите, Wiggio является одним из самых многофункциональных сервисов, описанных здесь. Сайт содержит краткие учебные пособия по каждой из его функций, которые можно просмотреть в зоне собрания. Онлайн-приложение может быть не таким простым в использовании, как Meetings.io, но оно очень полезно для групп, комитетов и команд, которые работают вместе на регулярной основе. Широкий спектр функций, предлагаемых Wiggio, означает, что участники могут легче планировать и совместно работать над проектами, не используя некоторые другие онлайн-инструменты.

Особенности не включены:

  • Нет специальных шаблонов для разработки повесток дня и минут.
  • Нет интеграции с Evernote, Dropbox или Springpad.
  • Не могу использовать приложение iPhone Wiggio для участия в видеочатах.

3. Облачные сервисы хранения

Облачные сервисы и обмен документами

Большинство встреч — как онлайн, так и вне — вращаются вокруг достижения цели. Когда мы встречаемся, чтобы планировать события, работать над проектами, оценивать бюджеты и идеи мозгового штурма, мы сотрудничаем как команда или комитет для достижения согласованных целей и задач. Когда дело доходит до совместной работы и командной работы, Интернет предоставляет несколько удивительных инструментов для более эффективной работы и совместной работы, одновременно уменьшая количество бумаги, электронных писем и телефонных звонков, которые нам необходимо использовать для достижения цели.

Когда я начинаю новый проект, я обычно создаю новую папку Evernote, Springpad и / или Dropbox. Для меня эти сервисы облачного хранения в основном предназначены для синхронизации документов, заметок и веб-страниц с закладками между моим компьютером и мобильными устройствами. Я редко использую локальную папку «Документы» на моем компьютере. Это не имеет смысла делать, когда я работаю между несколькими устройствами.

Но я также использую эти службы хранения, потому что они являются удобным способом обмена документами с людьми, с которыми я работаю. Я делюсь контентом моих онлайн-папок с помощью нескольких простых кликов. Если другие члены команды, с которыми я работаю, разбираются в Интернете, мы можем делиться папками и сокращать объем электронных писем для обмена и передачи документов и заметок.

Облачные сервисы, такие как Evernote, Dropbox, Google Drive и Springpad, позволяют обмениваться ссылками на заметки, файлы или папки в вашей учетной записи по электронной почте, в социальной сети или на любом веб-сайте.

Выбор облачного сервиса

Лучший способ выбрать и использовать облачный сервис для вашей команды или группы — это изучить, какие облачные сервисы они уже используют; то есть, если ваша компания или организация уже не использует корпоративную платформу, такую ​​как Dropbox, Evernote или Google Drive. У каждого из этих облачных сервисов есть свои преимущества и недостатки, но я бы сказал, что Google и его облачная платформа Google Drive на данный момент обладают самым широким набором бесплатных инструментов и сервисов — хотя, на мой взгляд, пользовательский интерфейс Google Drive может быть не так интуитивно и привлекательно, как Evernote и Springpad.

Если у каждого члена вашей команды уже есть учетная запись Google, Google Drive позволяет легко делиться событиями календаря Google и совместно работать над документами. Большинство офисных сервисов Google также интегрируются с Google Hangouts. Google широко доступен, и большинство его услуг бесплатны, если вы не против случайных объявлений.

Если члены вашей команды используют разные облачные сервисы, вы, возможно, захотите в качестве группы использовать один сервис для групповых проектов и собраний, чтобы сотрудничество между участниками было более эффективным. Также будьте готовы перейти на другой сервис после того, как вы выясните, в чем на самом деле нуждается сотрудничество вашей команды. Если ваши основные потребности — обмен файлами между членами группы, тогда Dropbox должно быть достаточно. Но если вы хотите сотрудничать в написании документов, Google Drive, Evernote или Springpad могут быть лучшим выбором, потому что у каждого из этих облачных сервисов есть встроенное приложение для создания документов, о котором я расскажу подробнее в следующем разделе.

Dropbox и Google Диск

Я рекомендую Dropbox и / или Google Drive как универсальную платформу для хранения файлов, которая предлагает лучшие и простые в использовании сервисы для хранения, управления и обмена файлами на любом компьютере, не говоря уже о большинстве популярных смартфонов и планшетов. Однако обратите внимание, что самая большая недостающая функция для Dropbox: она не содержит встроенного текстового редактора, как другие сервисы облачного хранения. Google Drive, с другой стороны, работает так же, как Dropbox, но также содержит набор офисных приложений для создания документов, электронных таблиц, презентаций и многого другого.

Хотя я использую Dropbox и Google Drive, я в основном использую Dropbox для всех своих документов и других медиафайлов, в основном потому, что он хорошо интегрируется с другими популярными мобильными приложениями на моем iPhone и iPad. По мере роста числа пользователей Google Drive будет расширяться и интегрироваться с другими мобильными приложениями и устройствами.

Dropbox прекрасно справляется с работой в качестве облачной папки для документов. Вы можете загрузить и установить версии Dropbox для Mac, ПК и мобильных приложений на свои компьютеры и поддерживающие мобильные устройства, а затем все документы и мультимедийные файлы, которые вы добавляете в свою учетную запись Dropbox, автоматически синхронизируются между вашими компьютерами и устройствами. , Вы также можете выйти в интернет и получить доступ к Dropbox из любого веб-браузера.
онлайн-сервис встреч
Допустим, вы создали документ Word на своем компьютере и сохранили его в папке своей учетной записи Dropbox. С помощью Dropbox вы сможете получить доступ к этому документу и изменить его на других ваших поддерживающих компьютерах и мобильных устройствах и наоборот.

Обмен Dropbox

Для командных проектов Dropbox очень полезен для обмена файлами и папками. Например, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши или удерживать нажатой клавишу Control любой файл или папку, которые вы сохранили в своей локальной или онлайн-учетной записи Dropbox, и получить уникальный URL-адрес, который может быть открыт для общего доступа по электронной почте или в любом месте онлайн. Ссылка позволит другим пользователям просматривать и загружать файл онлайн, независимо от того, являются ли они участниками Dropbox или нет.
бесплатная онлайн встреча
Вы также можете конфиденциально делиться целыми папками с другими членами вашей команды, которые также должны зарегистрировать учетную запись Dropbox для доступа к папке. Чтобы открыть общий доступ к папке в вашем Dropbox, щелкните правой кнопкой мыши или щелкните, удерживая клавишу «Control», на папке, которой вы хотите поделиться, — на локальном компьютере или в онлайн-аккаунте Dropbox — и выберите «Отправить эту папку». Оттуда вы попадете в окно общего доступа, где вы можете ввести или импортировать адреса электронной почты людей, которым вы хотите поделиться с этой папкой. Также обратите внимание, что вы можете разрешить этим назначенным контактам, в свою очередь, приглашать других пользователей поделиться папкой.
бесплатная онлайн встреча
Пользователи, с которыми вы делитесь папками, смогут просматривать и редактировать файлы в этой папке.

Примечание: Dropbox предлагает до 2 ГБ бесплатного хранилища, но вы можете получить больше, пригласив своих участников зарегистрировать учетную запись, или вы можете заплатить 99 долларов в год за хранение до 100 ГБ.

Гугл Диск

Google Drive работает так же, как Drobox. Он начинает с 5 ГБ бесплатного хранилища, в котором вы можете сохранять файлы любого типа в своей учетной записи. Как и Dropbox, вы можете загрузить и установить приложение Google Drive, которое синхронизирует и отображает все ваши документы Google Doc в вашей онлайн-учетной записи. Вы также можете получить доступ к контенту Google на своих мобильных устройствах, которые поддерживают мобильное приложение Google Drive.

Как я уже указывал ранее, преимущество Google Drive состоит в том, что он имеет встроенные приложения для создания текстовых документов, электронных таблиц, презентаций, онлайн-опросов и форм. Эти приложения не загружаются на ваш компьютер, но доступны через вашу учетную запись Google. Вам никогда не придется устанавливать или обновлять программное обеспечение на компьютере. Вы можете экспортировать документы, созданные в Google Docs, и открывать их в приложениях, таких как Word и Excel.

Вы также можете делиться документами Google Диска с другими пользователями Google и других пользователей, но этот процесс не так прост, как с Dropbox, Evernote или Springpad. Вы должны подключиться к своей учетной записи drive.google.com через Интернет и установить флажок рядом с файлом или папкой, которыми вы хотите поделиться. Далее нажмите кнопку «Поделиться» над перечисленными документами.
бесплатная онлайн встреча
Появятся параметры параметров общего доступа, которые будут содержать уникальный URL-адрес документа, которым вы хотите поделиться. Вы можете поделиться этой ссылкой публично или в частном порядке с людьми из вашего списка сотрудников, которые, скорее всего, также будут иметь адрес электронной почты Google.
Руководство по проведению онлайн-встреч: программное обеспечение и стратегия Онлайн-встречи 9
К сожалению, вы не можете обмениваться документами непосредственно из приложения Google Drive, папок или файлов, хранящихся на вашем локальном диске, как вы можете это сделать с помощью Dropbox, Evernote и Springpad.

Тем не менее, обратите внимание, что самое большое преимущество использования Google Диска и его приложений для создания документов заключается в том, что вы и другие члены вашей команды можете работать над документами буквально в одно и то же время — вы можете фактически наблюдать изменения, сделанные другими, в реальном времени, и они могу видеть твои. С Dropbox члены вашей команды должны будут загружать файлы и открывать их на своем компьютере или мобильном устройстве, чтобы редактировать или добавлять к ним контент.

Базовый обмен Evernote

Evernote и Springpad — популярные сервисы для создания заметок — также предлагают мощные функции общего доступа к документам и папкам, которые я подробно опишу в этой статье MUO «Как делиться записными книжками в Evernote» Springpad

, Здесь я дам общий обзор этих услуг.

С Evernote вы можете нажать на кнопку «Поделиться» любой сохраненной заметки в вашей учетной записи и выбрать ссылку, которая заметка в сетях Facebook, Twitter или LinkedIn. Это можно сделать по электронной почте или скопировав URL-адрес в буфер обмена вашего компьютера и вставив его куда угодно. Ссылки на общие заметки будут загружаться в виде веб-страницы, которую, в свою очередь, зрители могут сохранить в своей учетной записи Evernote, а также поделиться с другими.

Вы также можете поделиться своими личными записными книжками Evernote с членами вашей команды, но для этого вам потребуется премиум-аккаунт ($ 45,00 в год).

Основной Springpad Sharing

Springpad популярен для создания блокнотов для сохранения ссылок на все, что вы найдете в Интернете, например, на рецепты, страницы продуктов, описания фильмов, книги, статьи с инструкциями и т. Д. Как я объясняю в статье MUO, Springpad визуально ориентирован и привлекателен. использовать

,

Тем не менее, вы также можете использовать Springpad как подлинный блокнот и инструмент для совместной работы, где вы можете создавать базовые текстовые документы, списки задач и добавлять файлы, включая фотографии и фильмы с вашего компьютера. Как и в Evernote, вы можете делиться ссылками на заметки и другой сохраненный контент в своих блокнотах Springpad. Загруженные ссылки могут быть просмотрены и предоставлены всем, кому вы отправляете ссылки.
онлайн встреча
Вы также можете поделиться своими записными книжками с другими участниками Springpad и предложить им добавлять заметки и другой контент в общую записную книжку. В отличие от Evernote, совместное использование ноутбука в Springpad бесплатное. Однако учтите, что вы не можете установить настройки только для чтения для своих общих записных книжек Springpad. Когда вы делитесь ими, они автоматически настраиваются для совместной работы.

Вы можете пригласить участников в записную книжку, нажав кнопку «Настройки», расположенную в передней части значка предварительного просмотра записной книжки, или кнопку слева от открытой записной книжки. В разделе «Настройки» вы нажимаете «Участники» и отправляете приглашения сотрудникам, которые также должны быть пользователями Springpad. Ваша записная книжка не появится в их аккаунте, пока они не одобрят ваше приглашение.
онлайн встреча
Springpad включает в себя несколько других бесплатных функций, недоступных в Evernote или Google Drive. К ним относятся настройки оповещения для документов, списки дел и т.п .; публичный обмен контентом, а также специальный исследовательский инструмент для поиска названий книг, фильмов, музыки, рецептов, продуктов, телешоу и видео.

Хотя на первый взгляд Springpad может не выглядеть как облачное решение для предприятий или организаций, вы можете рассмотреть Springpad в качестве службы, которую члены вашей группы могут использовать как в личных целях, так и в целях встреч / проектов.

Списки дел в Интернете

Чтобы добиться цели, мы должны использовать инструменты, чтобы напомнить нам о том, что мы обязались делать. Но ежедневные отвлечения и другие обязанности могут заставить нас забыть или упустить из виду незначительные или сложные задачи. Здесь списки дел могут пригодиться. Подобно онлайн-сервисам видеоконференций, цифровые списки дел могут быть в несколько раз полезнее, чем списки дел, написанные на бумаге, — потому что вы можете сотрудничать.

Записные книжки и облачные сервисы, которые я описываю в предыдущем разделе этого руководства, включают в себя встроенные списки дел, которыми можно делиться и использовать в целях совместной работы. Springpad даже включает в себя бесплатную функцию «Напомнить мне», которую можно добавить к любой заметке или списку дел в своих записных книжках, а также отдельную заметку о тревоге, которую вы можете настроить для получения уведомлений по электронной почте. Эти функции также работают с мобильными приложениями Springpad.
онлайн встреча

Wunderlist 2

Если вы ищете отдельный кроссплатформенный список дел за пределами сервисов ноутбуков, которые я описал в предыдущем разделе, вы можете попробовать Wunderlist 2. Wunderlist

Доступ к нему возможен из любого онлайн-браузера и доступен для загрузки на Mac, Windows, Android, iPad и iPhone.

Особенности включают в себя:

  • Возможность создавать разные рабочие пространства для разных проектов.
  • Возможность приглашать своих контактов из Facebook и Twitter, коллег по работе и членов команды к совместной работе и обмену списками дел.
  • Вы можете создавать повторяющиеся задачи.
  • Сигналы тревоги могут быть добавлены к задачам, которые отправляются через электронную почту и уведомления в приложении.
  • Задачи могут быть одобрены.
  • Рабочие пространства и списки можно сохранять и повторно использовать для повторяющихся проектов и событий.
  • Списки и задачи могут быть помечены такими ключевыми словами, как «встреча», «исследование», «электронная почта», «контакт», «отчет», «документ» и т. Д.
  • Рабочие области включают в себя подробный вид, в котором перечислены напоминания, а также повторяющиеся задачи и подзадачи.
  • Дизайн рабочих областей может быть настроен на заказ.
  • Учетные записи Wunderlist защищены 128-битным SSL-шифрованием по HTTPS.
  • Рабочие пространства включают функцию заметок.
  • Расширения веб-браузера можно использовать для быстрого добавления задач в учетную запись Wunderlist.

программное обеспечение для онлайн-встреч
Особенности не включены:

  • Вы не можете импортировать документы и другие носители в задачи и рабочие области Wunderlist.
  • Для онлайн-дискуссий нет функции мгновенных сообщений.
  • Изображения не могут быть добавлены к задачам и заметкам.
  • Нет интеграции с другими сервисами, такими как Evernote, Dropbox или Google Drive.

Помните, что Wunderlist — это отдельная услуга в дополнение к другим онлайн-службам, которыми вы и ваша команда можете пользоваться. Например, если вы используете Google Hangouts или LiveMinutes для онлайн-собраний, возможно, не стоит добавлять отдельный сервис, такой как Wunderlist. Вероятно, было бы лучше получить доступ к как можно большему количеству инструментов на одной платформе. С учетом вышесказанного, если вам действительно нравится Wunderlist, я думаю, что он определенно может быть использован в качестве основного инструмента планирования проекта.

Kanban2Go

Kanban2Go — это еще одно веб-приложение для управления задачами, которое является отличным инструментом для работы во время онлайн-видеоконференций, благодаря своей высокой визуальной ориентации и простоте использования.

Особенности включают в себя:

  • Для разных проектов можно создать несколько плат управления задачами.
  • Задачи можно перемещать / перетаскивать из списка задач на доске, в «Выполняется» и «Готово».
  • Члены команды могут быть приглашены к сотрудничеству на борту задач.
  • Сигналы тревоги могут быть прикреплены к каждой задаче.
  • Задачи могут быть помечены и отфильтрованы по тегам.
  • Статус обновления может быть добавлен к задачам.
  • Задачи можно экспортировать в календарь iCal или Google.
  • Задачами можно делиться через Evernote, а ссылки на форумы — в Твиттере.
  • Доски могут быть связаны для публичного просмотра или могут быть приватными.
  • Доски доступны для поиска.

программное обеспечение для онлайн-встреч
Особенности не включены:

  • Вы не можете импортировать документы и другие носители в доски Kanban2Go.
  • Для онлайн-дискуссий нет функции обмена мгновенными сообщениями.
  • Изображения не могут быть добавлены к задачам и заметкам.
  • Нет интеграции с другими сервисами, такими как Facebook, Dropbox или Google Drive.

4. Подготовка и проведение встреч

По моему опыту, самая большая проблема при проведении онлайн-собраний заключается не столько в использовании онлайн-программного обеспечения и инструментов, сколько в планировании и проведении совещаний, а также в том, чтобы сделать их максимально продуктивными. Всякий раз, когда я посещаю собрание, в офлайне или вне его, где нет повестки дня или назначенного координатора, я почти не знаю, как много будет сделано. Плохо спланированная встреча может быть огромной тратой времени, особенно когда участники не знают о своих собственных ролях и обязанностях по обеспечению продуктивности встречи. Большинство людей любят говорить и общаться во время встреч, но они часто жалуются, что встречи — пустая трата времени. Однако, если участники собрания понимают и используют стратегии для проведения эффективных собраний, собрания могут быть очень полезны для достижения цели, особенно при совместной работе.

Есть несколько отличных книг по планированию и проведению эффективных встреч, которые я рекомендую:

  • Как заставить встречи работать, Майкл Дойл и Дэвид Страус
  • Скучные встречи — отстой: получи больше от встреч или больше от встреч, Джон Петц
  • Совершенство встречи: 33 инструмента для проведения встреч, которые дают результаты, Гленн Паркер и Роберт Хоффман

программное обеспечение для онлайн-встреч
boring_meetings_suck_by_jon_petz1.png

Я понимаю, что книги о проведении эффективных собраний не находятся в верхней части вашего списка чтения, но если вы регулярно участвуете в собраниях или несете ответственность за их планирование, чтение и использование методов, описанных по крайней мере в одной из вышеупомянутых книг, будет очень полезно. Однако помните, что хотя вы, как планировщик собрания, можете понимать, что нужно для проведения эффективных собраний, вы не проводите собрания только с самим собой. Члены вашей команды, комитета и организации также должны знать и применять практические методы проведения совещаний. Встречи, как правило, отражают общую силу и эффективность бизнеса, организации или группы.

Ниже приведен план планирования и проведения эффективных собраний. Если вы обнаружите, что ваши собрания не являются продуктивными, какими они должны быть, вы должны в какой-то момент провести встречу со своей группой, чтобы обсудить, как сделать встречу более продуктивной.

Подготовка к встрече

Вы, несомненно, знаете, что на всех эффективных встречах обычно присутствует квалифицированный фасилитатор, тот, кто знает, как продвигать повестку дня и держать людей в фокусе. Но эффективные встречи также требуют подготовки. Вы — или кто-то из вашей команды — должны взять на себя ответственность за планирование собраний, которое включает в себя установление времени и места для каждого собрания, разработку повесток дня и рассылку документов и других ресурсов, которые будут освещаться на собраниях.

Я считаю, что эффективные встречи лучше проводить в регулярно назначаемый день и время. Еженедельные или раз в две недели встречи очень полезны для развития группового участия и сплоченности, и если встречи планируются и проводятся последовательно, им должно стать легче управлять и стать более продуктивными.

Формирование повестки дня

Вы должны определенно создать стандартную повестку дня для ваших собраний, которая должна включать следующие пункты и разделы:

Заголовок встречи:

  • Дата встречи
  • Время начала встречи
  • Время окончания встречи
  • Место встречи
  • Цель встречи
  • Список участников
  • Список справочных документов собрания (если применимо)

Пункты повестки дня:

  • Для каждого элемента перечислите следующее:
  • Название или тема
  • Краткое описание темы
  • Ответственный за товар (ведущий)
  • Продолжительность времени для элемента
  • Список справочных документов, связанных с предметом (если применимо)

Источник: MyCommittee

Пункты повестки дня должны быть действенными, например, пересмотреть маркетинговый план; Мозговой штурм идеи для пересмотренного маркетингового плана; Утвердить квартальный бюджет.

Одна из причин, по которой мне нравится использовать MyCommittee, заключается в том, что он включает в себя шаблон для установки повесток дня, и все, что мне нужно сделать, это проверять и снимать отметки с элементов в шаблоне для каждого нового собрания и добавлять новые элементы по мере необходимости. В MyCommittee ваша повестка дня может быть преобразована в небольшую форму до начала собрания. Сборщик минут записывает заметки, задачи и задания во время собрания и подготавливает протоколы в виде отчета для просмотра участниками группы.

Повестка дня собрания должна быть разослана как минимум за 24 часа до запланированного времени проведения собрания. С MyCommittee зарегистрированные участники сайта могут войти в систему и просмотреть повестку дня до встречи. Они могут добавлять заметки и ссылки на пункты повестки дня до проведения собрания.

В повестках дня также должно быть указано, кто отвечает за каждый пункт повестки дня. Задачи и другие обязанности должны быть разделены между участниками группы, чтобы вся работа не касалась одного или двух человек.

Два полезных приложения для создания повесток дня — Встреча с ожиданиями

и yaM, оба из которых я обсуждаю более подробно в главе 5. С этими приложениями повестки дня можно передавать по электронной почте и в формате PDF. Смотрите раздел о онлайн и мобильных инструментах для других рекомендаций.

Независимо от того, какое приложение вы используете для создания повестки дня, вы должны быть готовы разместить его в Интернете, чтобы участники собрания могли просматривать его во время собрания по видеоконференции. Хотя члены группы должны нести ответственность за наличие открытой и доступной копии протокола во время собрания, это не всегда получается таким образом. Кроме того, если на ваших собраниях часто присутствуют гости или новые участники, вы хотите опубликовать повестку дня, чтобы ее могли просмотреть все. Каждая из облачных служб, которые я описал в этом руководстве, предоставляет способ быстрого обмена документами с помощью назначенной ссылки URL.

Организатор встречи

У каждой встречи должен быть ведущий. Если фасилитатор не выбран и повестка дня отсутствует, встречи, как правило, приводят к большому общению, и недостаточно делается. Хотя было бы замечательно, если бы каждый участник по очереди был фасилитатором, я обнаружил, что одному или двум членам с навыками фасилитатора лучше выполнять работу, особенно если ваша группа новичок. Более того, найм профессионального помощника для специальных встреч является хорошей инвестицией. Профессиональный фасилитатор, конечно, не является членом группы и, следовательно, может быть более нейтральным, когда имеешь дело с конфликтами, возникающими на встречах.

Хороший ведущий поощряет участие всех членов и старается сосредоточить внимание участников на одном пункте повестки дня. При больших собраниях, состоящих из пяти и более участников, ведущий лучше всего оставаться нейтральным участником и не делиться своим мнением или мнением о принимаемых идеях или решениях. Таким образом, фасилитатор может сосредоточиться на содействии, а не быть поглощенным спорами и конфликтами. Хороший помощник также защищает людей и их идеи от нападок. Майкл Виликинсон. Секреты упрощения: С.М.А.Р.Т. Руководство по получению результатов в группах и Руководство для фасилитатора Сэма Канера по совместному принятию решений (Jossey-Bass Business Управление) являются полезными книгами о развитии навыков эффективного проведения собраний.

Минуты-Taker

На каждом собрании должен присутствовать ведущий или записывающий записи — кто-то, кому поручено делать записи о решениях и задачах, принятых на собрании, а также делать записи имен членов группы, которые отвечают за различные задачи или задания. Если собрание превышает пять участников, в идеале регистратор собрания также должен быть нейтральным участником, чтобы он или она могли сосредоточиться на том, чтобы записывать. Обычно протокол должен соответствовать пунктам повестки дня. С MyCommittee и yaM форма повестки дня превращается в протокол в начале встречи.
как встретиться онлайн
Как я описал в разделе об инструментах для собраний, для эффективной встречи настоятельно рекомендуется использовать форму протокола. Я предлагаю MyCommittee или yaM, потому что, если ваша группа встречается на регулярной основе, отчеты по протоколам автоматически архивируются в вашей учетной записи MyCommittee или yaM. Когда отчет по минутам завершен, вы можете отправить уведомление участникам, чтобы они знали, что оно готово к просмотру, или, в случае лет, отчет по минутам, вставленный непосредственно в электронное письмо, отправленное непосредственно участникам.

Agreedo

Это еще один полезный онлайн-источник для записи минут, и если вы не возражаете потратить минуты на iPad, несколько хороших приложений для iOS (см. следующий раздел) также полезны для создания и обмена профессиональными минутными отчетами.

Еще одна рекомендация для ведения протокола состоит в том, чтобы включить пункт повестки дня, установленный на конец заседаний, для обзора задач и назначений, определенных на каждом собрании. Диктофон просто читает и уточняет согласованные задачи, задания и сроки выполнения. Заключительный минутный отчет в идеале должен быть завершен и распространен в течение 48 часов после встречи, пока он свеж в памяти каждого.

Время-хранитель

В идеале квалифицированный фасилитатор должен иметь возможность отслеживать выделенное время для каждого пункта повестки дня, поскольку, когда ваша группа собирается на регулярной основе, лучше начинать и заканчивать встречи вовремя. Хорошо продуманная повестка дня должна включать количество времени, необходимое для каждого пункта повестки дня, но, как правило, фасилитатору необходимо пересматривать и корректировать время по мере продвижения встречи. Для встреч с более чем 10 участниками назначение помощника может быть полезным для координатора.

5. Онлайн Инструменты для мобильных встреч

Если ваша группа разбросана по географическому принципу и / или если члены вашей группы используют разные компьютерные операционные системы (Windows, Mac OS X, Linux), вам нужны инструменты для собраний, которые могут использовать все члены вашей группы. Если вы являетесь пользователем Mac и iPad, это может быть проблемой, если вы используете инструменты и приложения, к которым пользователи ПК и Android в вашей группе не могут получить доступ во время собраний.

С другой стороны, некоторые инструменты и приложения для онлайн-собраний не всегда настолько многофункциональны или просты в использовании, как настольные приложения. То же самое касается приложений для планшетов. Существует несколько замечательных приложений для iPad для определения повестки дня, определения времени и планирования проекта, но использование этих инструментов во время встречи иногда может быть затруднительным из-за размера iPad. Если все участники вашей группы используют одно и то же мобильное устройство, гораздо проще договориться об инструментах собрания, которые будут использоваться всеми участниками.

В этой главе я рекомендую онлайн-инструменты для подготовки к собраниям, составления повесток дня и записи минут. Какие инструменты вы используете, будут основаны на потребностях вашей группы и типах устройств и других сервисов, которые вы используете. Я также включаю ссылки на обзоры статей MUO, которые предоставляют более подробную информацию.

Примечание: онлайн-инструменты, такие как Evernote и Springpad, которые я обсуждаю в разделе «Планирование проекта», также можно использовать для планирования и проведения собраний. Инструменты, описанные в следующих разделах, специально предназначены для онлайн-встреч и связанных с ними мероприятий. Хотя это и не рассматривается здесь, вам также могут понадобиться другие онлайн-инструменты во время ваших встреч; К ним относятся секундомер, онлайн-доска и онлайн-календарь, в котором можно делиться запланированными встречами и событиями.

AgreeDo

Согласитесь, это онлайн-повестка дня и приложение для регистрации протоколов, которое можно распространять и совместно использовать как публично, так и в частном порядке. Каждую встречу, которую вы создаете в acceptDo

включает в себя логистическую информацию, время начала и окончания собрания, список участников и четыре типа пунктов повестки дня на выбор: информация, решение, задача, тема. Вы также можете прикрепить файлы, которые необходимо загрузить для собрания.

Для каждого пункта повестки дня ведущий может добавить имя человека, назначенного или ответственного за этот пункт, и дату выполнения задачи или действия.

После того, как повестка дня создана, вы можете отправить участникам приглашение для просмотра и внесения в запланированную повестку дня. Когда собрание начинается, регистратор собрания может использовать повестку дня для добавления заметок и действий для каждого пункта повестки дня.

Все собрания архивируются в вашей учетной записи Agreedo, и их можно распечатать или экспортировать в формате Microsoft Excel CSV (UTF-8). Тем не менее, я рекомендую вам попросить членов группы просто просматривать минуты онлайн по мере необходимости.

MyCommittee

MyCommittee — одно из старейших приложений для онлайн-собраний, которое позволяет пользователям создавать повестки дня и превращать их в минуты. MyCommittee

состоит из стандартного шаблона / формы встречи, которая включает логистическую информацию; имена членов групп, гостей и участников встречи; старые и новые пункты повестки дня; и возможность отправлять приглашения для просмотра и изменения пунктов повестки дня назначенным участникам, которые входят в свою учетную запись.

Каждый раз, когда вы создаете новую повестку дня в MyCommittee, вы можете выбирать, нажимать и добавлять пункты повестки дня с предыдущего собрания, вместо того, чтобы вводить их заново. Каждый пункт повестки дня включает в себя текстовое поле для написания описания элемента. Вы также можете добавить стандартные пункты повестки дня, которые появляются для каждого нового собрания, которое вы создаете.

как встретиться онлайн
Когда вы начинаете собрание, вы превращаете повестку дня в форму протокола, а регистратор собрания просто добавляет заметки, действия и решения во время собрания.

MyCommittee включает функцию экспорта повесток дня и минут в PDF-форму, но на момент написания этой статьи эта функция глючит, поэтому я предлагаю членам группы просто войти в учетную запись группы и просмотреть повестки дня и протоколы в Интернете.

Дизайн MyCommittee несколько устарел и не интегрируется ни с одним из популярных сайтов социальных сетей, но содержит все традиционные элементы для создания повесток дня и минутных отчетов в Интернете.

Я (еще одна встреча)

Недавно разработанным онлайн-приложением для работы с протоколами и протоколами, на которое вы обязательно должны обратить внимание, является yaM, что означает «Еще одно совещание». yaM похож на MyCommittee, но его дизайн намного более современный, и он включает в себя несколько удивительных инструментов, которые помогают участникам встречаться с идеями, проводить анализ продуктов и затрат, а также интегрироваться с облачными учетными записями в Интернете, включая Dropbox, Google Calendar и Evernote. Как веб-приложение, yaM похож на Agreedo, но он гораздо более продвинутый, но не выглядит более сложным.

ЯМ позволяет вам создать свою первую повестку дня собрания, как только вы зарегистрируете учетную запись. Платформа включает в себя функции для создания пунктов повестки дня, а также прикрепление времени и лиц, ответственных за каждый пункт повестки дня. Ваша повестка дня может быть разослана другим участникам по электронной почте или в печатном виде. Если члены вашей группы имеют зарегистрированную учетную запись yaM, они могут получить доступ и внести свой вклад в повестку дня, созданную в yaM.
как встретиться онлайн
В свою очередь, вы используете свою повестку дня в течение нескольких минут. Минуты в yaM состоят из четырех типов контента: заметки, элементы действий, вложенные файлы и входные данные, основанные на наборе инструментов для принятия решений. yaM даже позволяет нескольким зарегистрированным пользователям на собрании одновременно вводить минуты в реальном времени.
Руководство по онлайн-встречам: программное обеспечение и стратегия
Там, где yaM также блестит, — это коллекция встроенных инструментов для совместной работы, которые позволяют участникам проводить анализ «за» и «против», анализ продуктов, идеи для мозгового штурма или голосовать за важные решения. Существует также инструмент для так называемого анализа SWAT, который включает обсуждение и запись сильных и слабых сторон, возможностей и угроз конкретного проекта, идеи или решения.
как встретиться онлайн
Как и в случае с повесткой дня, протоколы могут быть разосланы по электронной почте, в печатных отчетах или просто доступны при регистрации через Интернет. ЯМ позволяет легко архивировать повестки дня и протоколы, а также выборочно копировать и вставлять пункты повестки дня предыдущих собраний для создания новой повестки дня.

Если ваша группа или комитет серьезно подходят к тому, чтобы использовать собрания для совместной работы и достижения цели, вы должны сами проверить вас. Это позволяет создавать до 10 бесплатных собраний в месяц, до пяти участников на собрание. Премиум-аккаунт позволяет неограниченное количество встреч и участников, настраиваемый интерфейс и шифрование SSL за 9,99 $ в месяц.

Doodle для планирования встреч

Планирование встреч может быть очень громоздким, особенно при встрече с группой, члены которой разбросаны географически. Именно здесь приходит Doodle.com. Doodle позволяет вам публиковать в сети события или встречи

в котором приглашенные могут выбрать, какие слоты даты и времени они могут посещать. Будут показаны все индивидуальные ответы, и вы выбираете, какая дата и время лучше всего подходят для всех. Опросы могут быть как общедоступными, так и конфиденциальными только для вас, администратора.

Дополнительные онлайн-инструменты можно найти в 10-ти лучших инструментах Angela Alcorn для совместной работы в группах. Встречи

,

6. Приложения для iPad для встреч

IPad и другие подобные планшетные устройства становятся все более популярными для доступа к Интернету, написания, чтения и хранения документов и электронных книг, а также для использования бесчисленных мобильных приложений, которые помогают нам добиться цели.

IPad по-прежнему остается самым продаваемым и наиболее широко используемым планшетным устройством. Он включает в себя экранную клавиатуру, но вы также можете использовать внешнюю клавиатуру для более быстрого набора текста. Почти все сервисы, которые я описал в этом руководстве, доступны на iPad через мобильный веб-браузер или непосредственно в приложениях, созданных для таких сервисов, как Google+ (включая Google Hangouts), Google Documents, Evernote, Springpad и сладкий картофель. IPad очень портативный, легкий и довольно простой в управлении.

Тем не менее, хотя iPad можно использовать в качестве замены ноутбука

Я не очень рекомендую его в качестве устройства для тяжелых совещаний. Реальный ноутбук намного лучше.

Недостатком iPad является то, что на экране одновременно не может быть открыто более одного приложения. Нет встроенного менеджера буфера обмена для хранения нескольких фрагментов текста. И даже если вы используете внешнюю клавиатуру для ввода текста на устройстве, в большинстве случаев это будет не так быстро и эффективно, как при наборе текста на ноутбуке.

Несмотря на эти недостатки, существует множество креативных и чрезвычайно удобных приложений для iPad, полезных для планирования и проведения встреч. Фактически, большинство из следующих приложений, которые я описываю, могли бы стать отличными приложениями для Mac и ПК благодаря их новому подходу, помогающему пользователям создавать повестки дня и протоколы минут.

Еще одним плюсом использования iPad является то, что большинство приложений в iTunes App Store относительно доступны по цене, в среднем от 0,99 до 5,00 долларов. После оплаты и загрузки приложения все обновления бесплатны. Поэтому, если у вас есть iPad или вы планируете его приобрести, я определенно рекомендую проверить следующие приложения, чтобы узнать, могут ли они быть полезными инструментами для ваших встреч.

Встречи — тетради для работы

Meetings ($ 3,99) — это элегантное приложение для iPad, которое ничем не загромождено. Он предназначен для записи названия, даты, времени и участников собраний, а также содержит пространство для заметок и списков элементов действий, которые можно сгруппировать по проекту или по сроку. Хотя приложение можно использовать и для составления повесток дня, оно не является лучшим инструментом для этой цели.

Преимущество Meetings заключается в том, что он создает профессиональный отчет о ваших минутах, которым вы можете поделиться с помощью печатных копий, электронной почты для посетителей или экспорта в виде PDF в Dropbox или в облачное хранилище Box. Вы можете управлять всеми своими отчетами в тетрадях, где они перечислены к дате собраний.
как встретиться онлайн

Минута

Minute Taker — еще одно элегантное приложение, которое позволяет добавлять заголовок, дату и время встречи, а также извлекать имена участников из списка контактов. По ходу собрания вы просто добавляете заметки, задачи и задания. Если вы хотите назначить задачу участнику, вы можете просто нажать на список участников и добавить его или ее имя из списка, что уменьшает необходимость вводить имена снова и снова. Каждой задаче также может быть назначен срок выполнения и тег.

Когда минутный отчет готов, Minute Taker создает профессионально разработанный PDF, который включает в себя протокол встречи. Многостолбцовый макет минутных отчетов сделан так хорошо, что участники обязательно их рассмотрят.

Minute Taker лучше всего подходит для небольших групп, с четко определенными задачами и обязанностями для каждой встречи. Это определенно приложение для iPad, которое должно быть создано для компьютеров Mac и ПК.
Руководство по проведению онлайн-встреч: программное обеспечение и стратегия Онлайн-встречи 18

Повестка дня Maker

Программа «Повестка дня» (0,99 долл. США) для iPad и iPhone — одно из немногих приложений в приложении iTunes, посвященное созданию повесток дня для встреч, семинаров, конференций и других мероприятий. Это полезно, если вам нужно разработать повестку дня для длительных сложных повесток дня, где вам может понадобиться переместить элементы и расположить их в правильной последовательности.

Когда вы проводите мозговой штурм и сортируете пункты повестки дня в Agenda Maker, он перенастраивает и рассчитывает время для вас. Вы можете поделиться повесткой дня по электронной почте, HTML-странице или в виде вложенного PDF.

По цене, Agenda Maker — это мощный, экономящий время инструмент, который гораздо полезнее, чем мозговой штурм и сортировка пунктов повестки дня в текстовом процессоре или на доске. Было бы еще лучше, если бы это приложение было настольным или онлайн-приложением.

Ожидания встречи

Встреча Ожидания является еще одним приложением для создания повестки дня, которое, в крайнем случае, также может быть использовано в качестве мелочи. Это приложение позволяет вам включать обязательные заголовок, дату, время и место проведения собраний, а также добавлять участников из списка контактов.

Мне нравится, как Встречи Ожидания

включает поле «Цель», которое не следует упускать из виду. Каждая встреча должна иметь четко определенную цель, и указание этой цели в повестке дня помогает напомнить участникам, почему встреча проводится.

Когда вы создаете свою повестку дня, Meeting Expectations также корректирует и рассчитывает время, поэтому вам не нужно делать это вручную. Он также включает предустановки пунктов повестки дня для перерывов.

Когда ваша повестка дня завершена, она может быть отправлена ​​по электронной почте участникам.
бесплатные встречи онлайн

Заключение

Идти дальше и встретиться

Инструменты и сервисы для проведения онлайн-встреч будут продолжать расти и расширяться, и они будут учитывать многие потребности и проблемы, с которыми сталкиваются пользователи при работе над проектами и выяснении способов лучшего общения друг с другом в Интернете. Например, на момент написания этой статьи компания Google добавила новый инструмент для ноутбука под названием Keep в свои сервисы Google Drive; и Springpad выпустит версию 4.0 для своих ноутбуков, которая обещает упростить создание документов, закладок и других ресурсов и управление ими. Аналогичным образом, Evernote в настоящее время пересматривает свой облачный сервис ноутбуков и выпустил корпоративный сервис, который позволяет предприятиям и организациям выполнять резервное копирование и поиск всех своих документов в Интернете, чтобы они были легко доступны для сотрудников и участников.

В связи с этим MakeUseOf.com будет продолжать публиковать статьи и обзоры о лучших бесплатных и доступных онлайн-сервисах и приложениях, доступных для планирования и проведения онлайн-встреч, а также планирования проектов.

Другие статьи MUO об онлайн-встречах и сотрудничестве проектов

  • 6 лучших бесплатных онлайн-инструментов для встреч с вашей командой
  • Создайте многопартийную онлайн-встречу Легкий путь с любой встречей
  • 10+ отличных онлайн-инструментов для групповой координации Встречи
  • Советы по планированию Эффективные встречи с Google Hangouts
  • 5 причин, по которым Google Hangouts круче, чем Skype для видеочатов
  • Почему вам больше не нужны клиенты для настольного чата
  • Screenhero позволяет вам поделиться своим экраном компьютера с кем угодно [Mac]
  • Join.me: самый простой способ провести веб-конференцию между компьютерами Мобильные устройства
  • Выполнение задач с помощью приложения для управления задачами Wunderkit [iPhone Web]
  • Получите материал с этими 4 инструментами списка дел [Linux]

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector