Как автоматически печатать электронные письма и вложения —

Успех в современном мире во многом связан с поиском надежных автоматизированных решений, которые ускорят ваш рабочий процесс и облегчат вашу работу. Если вы работаете в сфере продаж по телефону, в розничной торговле или в аналогичном секторе, скорее всего, вы получаете много вложений электронной почты с заказами и квитанциями, которые необходимо распечатать. Но если вам придется часто распечатывать материал, это может быстро стать работой на полный рабочий день. В такой ситуации автоматизация печати ваших вложений электронной почты определенно освободит много вашего времени.

Но имейте в виду, что этот процесс автоматизации не может быть выполнен с помощью веб-приложения, такого как Gmail.com или же Outlook.com. Пока что только почтовые клиенты способны достичь этой функциональности. Chrome и Firefox имеют ряд расширений / надстроек, которые сделают печать вложений электронной почты проще и быстрее, но они не способны автоматизировать весь процесс.

Использование почтовых клиентов для автоматической печати вложений электронной почты

Использование почтового клиента, такого как прогноз или же буревестник открывает целый новый путь автоматизации возможностей. С помощью подходящих расширений, надстроек и / или сценариев вы можете настроить свой почтовый клиент для печати любой очереди, включая папку «Входящие». Затем вы можете установить определенные правила для печати электронного письма, за которым следует вложение, или эксклюзивно распечатать вложение. Вы можете получить еще более конкретную информацию, настроив свой почтовый клиент для печати в зависимости от отправителя или типа файла вложения.

Замечания: Ваш поставщик электронной почты не важен. Если вы используете специальный почтовый клиент, такой как Outlook или Thunderbird, это должно работать с любым почтовым провайдером (Gmail, Hotmail, Yahoo и т. Д.), Если они настроены правильно.

Если вы используете Outlook, есть много платных надстроек, которые позволят вам сделать это с легкостью. Вот несколько хороших примеров:

• Офисные надстройки
• EZDetach
• Автопечать
• Инструменты печати для Outlook

Замечания: Все вышеперечисленные надстройки будут стоить более 20 долларов, но большинство из них будет предлагать пробный период.

Если вы не хотите тратить деньги, есть бесплатные альтернативы для автоматизации печати ваших вложений электронной почты. Но имейте в виду, что вам придется потратить некоторое время на настройку почтового клиента. Если вы решите пойти по этому пути, позвольте нам упростить вашу работу. Мы включили три пошаговых метода, которые помогут вам достичь этой функциональности с вашей учетной записью электронной почты.

Самое элегантное решение, которое будет автоматически печатать электронные письма и вложения электронной почты, — это использовать специальное программное обеспечение. Но настройка внешнего менеджера электронной почты для автоматизации этого процесса в конечном итоге потребует от вас немного денег. следить Способ 1 настроить Автоматический менеджер электронной почты 6 распечатать вашу электронную почту и вложения электронной почты. Они предлагают 30-дневный пробный период, так что вы сможете попробовать его бесплатно, прежде чем тратить деньги.

Второй способ (Способ 2) подразумевает добавление сценария VBA и правила в Outlook. Хотя это потребует от вас довольно технических знаний, это самое эффективное руководство из двух. Если вы не особенно любите Outlook, вы можете пойти другим путем (Способ 3) и использовать Thunderbird вместе с двумя расширениями для автоматической печати вашей электронной почты.

Когда вы будете готовы начать, выполните один из следующих способов, чтобы автоматизировать печать ваших вложений электронной почты. Давай начнем.

Способ 1. Использование диспетчера электронной почты 6 для печати вложений электронной почты

Если вы не используете специальный почтовый клиент, такой как Outlook или Thunderbird, то настройка внешнего менеджера электронной почты является наиболее надежным решением. Автоматический менеджер электронной почты 6 позволит вам подключить любой почтовый ящик, включая POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, и этот список можно продолжить.

Программное обеспечение позволит вам определять конкретные действия, используя интуитивно понятную систему правил. Это позволит вам печатать от определенных отправителей или печатать только вложения из электронных писем. Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы установить и настроить Automatic Email Manager 6 для автоматической печати электронных писем и вложенных файлов:

1. Скачайте установщик с официального сайта. Если вы хотите проверить это в первую очередь, нажмите на Скачать демо.
   
2. открыто Автоматический менеджер электронной почты и следуйте инструкциям на экране, чтобы установить его в вашей системе.
   
3. Запустите приложение и введите имя, которое будет использоваться для вашей учетной записи. Затем выберите Электронная почта с этим адресом и введите свой адрес электронной почты, откуда вы хотите распечатать сообщения. Наконец, ударил следующий продолжать.
   
4. Выберите тип вашей электронной почты из списка. Если вашего почтового провайдера нет в предопределенном списке, выберите предопределенный почтовый провайдер вариант и найдите свою конфигурацию электронной почты. Удар следующий продолжить дальше.
   
5. В следующем окне начните с проверки правильности адреса сервера вашей электронной почты. Если это так, введите свой адрес электронной почты и пароль в полях ниже. Затем нажмите на Тестовое соединение чтобы убедиться, что ваша конфигурация работает. Наконец, ударил следующий.
   
6. Установите интервал проверки вашей учетной записи в соответствии с вашими потребностями. Вы также можете настроить его, чтобы проверять только в рабочие дни, нажав на Расширенный Планировщик. Удар следующий для продвижения.
   
7. Далее нажмите на Добавить действие. Выбрать Распечатать вложения или же Распечатать тело письма, в зависимости от того, что вам нужно. Удар следующий и выберите принтер, который вы хотите использовать.
   
8. Затем у вас будет возможность применить определенный фильтр, выбрав нет. Если вы хотите, чтобы операция применялась постоянно, выберите да. Наконец, ударил Хорошо чтобы подтвердить действие, которое вы только что создали.
   
   Замечания: Если вы хотите, чтобы программное обеспечение печатало как тело письма, так и вложения, продолжайте и создайте второе действие с другим сценарием. Например, если ваше первое действие было связано с печатью вложений, создайте второе, которое будет печатать текст письма.

После того, как вы нажали Хорошо, Автоматический менеджер электронной почты начнет проверку вашего почтового ящика и распечатает все, что соответствует критериям, которые вы ранее установили.

Способ 2. Использование Outlook для автоматической печати вложений электронной почты

Outlook является самым популярным почтовым клиентом, поэтому, если ваша работа связана с вашей учетной записью электронной почты, скорее всего, вы уже используете его. Outlook легко настраивается и позволяет распечатывать вложения входящих сообщений электронной почты.

Для этого мы собираемся создать сценарий VBA в Outlook, а затем использовать его с правилом Outlook. Вот полный обзор всего процесса:

Замечания: Следующие шаги подтверждены для работы в Outlook 2016. Хотя мы не тестировали более старые версии, приведенный ниже скрипт теоретически должен работать со всеми версиями Outlook вплоть до Outlook 2010.

Создание сценария VBA + правило для автоматической печати вложений электронной почты в Outlook

1. Откройте Outlook и получите доступ к Вкладка разработчика с панели инструментов, затем нажмите Visual Basic кнопка.
   Замечания: Если вы не видите вкладку Разработчик, перейдите к файл и нажмите Опции. Оттуда, нажмите Настроить ленту вкладку и установите флажок рядом с разработчик. Удар Хорошо подтвердить. Теперь Вкладка разработчика должен быть виден на ленте в верхней части экрана.
   
2. Когда окно Microsoft Visual Basic для приложений станет активным, разверните Project1 дерево (слева). Затем дважды щелкните ThisOutlookSession.
   
3. Теперь вставьте следующий код скрипта в окно Project1 (справа): Sub LSPrint (Item As Outlook.MailItem)
   При ошибке Перейти к OError’Detects Временная папка
   Dim oFS As FileSystemObject
   Dim sTempFolder As String
   Установить oFS = New FileSystemObject
   Location местоположение временной папки
   sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) ’Создает специальную папку Temp
   cTmpFld = sTempFolder «\ OETMP» Формат (теперь «ггггммддччммсс»)
   MkDir (cTmpFld) ‘сохраняет печатает вложение
   Dim oAtt As Attachment
   Для каждого oAtt In Item.Attachments
   FileName = oAtt.FileName
   FullFile = cTmpFld «\» FileName’Сохранение вложения
   oAtt.SaveAsFile (FullFile) ’Печатает вложение
   Установите objShell = CreateObject («Shell.Application»)
   Установите objFolder = objShell.NameSpace (0)
   Установите objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx («print») Далее oAtt’Очистить временные файлы
   Если нет, то oFS — это ничто, тогда установите oFS = ничего.
   Если не objFolder — ничто, тогда установите objFolder = Nothing
   Если не objFolderItem — ничто, тогда установите objFolderItem = Nothing
   Если не objShell — ничто, тогда установите objShell = NothingOError:
   Если Err 0 Тогда
   MsgBox Err.Number «-» Err.Description
   Err.Clear
   End If
   Выход SubEnd Sub

   oAtt.SaveAsFile (FullFile)

   Установите objShell = CreateObject («Shell.Application»)
   Установите objFolder = objShell.NameSpace (0)
   Установите objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx («печать»)

   Далее oAtt

   Если нет, то oFS — это ничто, тогда установите oFS = ничего.
   Если не objFolder — ничто, тогда установите objFolder = Nothing
   Если не objFolderItem — ничто, тогда установите objFolderItem = Nothing
   Если не objShell — ничто, тогда установите objShell = Nothing

   OError:
   Если Err 0 Тогда
   MsgBox Err.Number «-» Err.Description
   Err.Clear
   End If
   Exit Sub

   End Sub

   

4. Как только вы вставите код внутри Project1, идти к инструменты (в верхней части экрана) и нажмите на Рекомендации.
   
5. Прокрутите вниз и установите флажок рядом с Microsoft Scripting Runtime. Нажмите Хорошо чтобы сохранить ваш вариант и закрыть Окно ссылок.
   
6. Теперь нажмите Сохранить значок в верхнем левом углу Visual Basic окно. Теперь вы можете безопасно закрыть Visual Basic.
   
7. Далее перейдите к файл и нажмите на Правила и оповещения.
   
8. Нажмите на Новое правило, затем нажмите на Применить правило к полученным сообщениям. Нажмите следующий продолжать.
   
9. Теперь вам нужно определиться с условием, которое должно быть выполнено. Если вы хотите, чтобы все ваши вложения печатались, установите флажок «который имеет вложение ». Удар следующий продолжать.
   Замечания: Если вы не хотите распечатывать все свои вложения, вы можете использовать другое условие здесь. Скрипт также должен работать с конкретными отправителями или конкретными словами.
10. В следующем окне установите флажок рядом с запустить скрипт. Затем нажмите на сценарий, основной момент ThisOutlookSession и ударил Хорошо. Далее нажмите Конец подтвердить.
    
11. в Правила и оповещения убедитесь, что флажок рядом с только что созданным правилом установлен. Когда это, нажмите Применять.
    

Это оно. Вложения электронной почты должны автоматически выходить из принтера, как только вы их получите.

Важный: Имейте в виду, что это будет работать только тогда, когда Outlook открыт и ваша учетная запись электронной почты настроена на этом конкретном компьютере. Также убедитесь, что ваш принтер полностью настроен и имеет все необходимые драйверы.

Метод 3: Использование Thunderbird для автоматической печати электронных писем

Mozilla Thunderbird — это бесплатный почтовый клиент с открытым исходным кодом. Сообщество очень активно, что позволяет вам найти множество расширений, которые добавят и без того отличную функциональность.

Возвращаясь к поставленной задаче — настроить Thunderbird для автоматической печати электронных писем несложно, но вам потребуется некоторое время. Мы собираемся использовать два расширения: FitaQuilla и Printing Tools.

Замечания: Имейте в виду, что этот метод не будет печатать вложение из электронного письма. Он будет распечатывать только заголовок и текст полученного письма. Если тело письма содержит файлы в формате jpeg или png, они также будут распечатаны.

Настроить Thunderbird для автоматической печати электронных писем довольно просто. Единственный незначительный недостаток FitaQuilla — расширение не обновлено для совместимости с последней версией Thunderbird, поэтому вам необходимо установить его вручную.

Если вы решите использовать Thunderbird для эффективной распечатки вложений электронной почты, следуйте приведенным ниже инструкциям.

Использование инструментов печати Thunderbird + FitaQuilla + для автоматической печати вложений электронной почты

PS: этот метод может работать или не работать.

1. Скачать установите последнюю версию Thunderbird с официального сайта.
2. Загрузите FiltaQuilla и параметры принтера в вашу систему.
   
3. Откройте Thunderbird, нажмите значок меню в правом верхнем углу и нажмите Дополнения.
   
4. Нажмите на значок шестеренки и нажмите Установить дополнение из файла.
   
5. Перейдите туда, куда вы загрузили надстройку, выберите ее и нажмите открыто.
   
6. Повторите шаги 4 и 4 с другим расширением и перезапустите Thunderbird.
7. Когда Thunderbird откроется снова, перейдите к Дополнения> Расширения и нажмите Опции кнопка PrintingTools.
   
8. Выберите Глобальная печать варианты и установите флажок рядом с Печать без диалогового окна. Удар Хорошо чтобы сохранить ваш выбор.
   
9. Нажмите кнопку меню еще раз и перейдите к Фильтры сообщений> Фильтры сообщений.
   
10. Нажмите на новый Кнопка для создания нового фильтра. Начните с вставки имени для вашего фильтра. Затем установите флажок рядом с Получение Новой Почты и отфильтровать после классификации мусора. После этого установите условие Статус вложения> Есть> Имеет вложения. Наконец, установите последнее действие Распечатать, затем нажмите Хорошо сохранить.
    
11. Теперь вернемся к Фильтры сообщений окно и убедитесь, что фильтр включен.
    

Это оно. Ваш почтовый клиент Thunderbird теперь настроен на автоматическую печать электронной почты. Убедитесь, что он включен и ваша электронная почта настроена правильно в Thunderbird.