25+ сочетаний клавиш Outlook, чтобы сделать вас более продуктивным

Содержание

Outlook является одним из самых популярных настольных почтовых клиентов

используется сегодня, и если вы один из тех многих пользователей Outlook, следующие сочетания клавиш обязательно сэкономят вам много времени.

Без сомнения, в одной статье слишком много сочетаний клавиш для Outlook. Вы можете найти все перечисленные на сайте поддержки Office.

Сегодня мы рассмотрим сочетания клавиш Outlook, которые помогут вам сократить количество щелчков мышью и тем самым сэкономить ваше время.

Работа с сообщениями

Outlook — один из самых функциональных почтовых клиентов для ПК

, но эта сложность также делает довольно неприятным поиск элементов меню со списком нескольких доступных параметров.

меню

Благодаря сочетаниям клавиш вам не нужно ни за что зависеть от своей памяти. На самом деле, вы можете просто распечатать карточку со всеми ярлыками и держать ее у себя под рукой.

Самое важное, что нужно отметить заранее: если какой-либо веб-сайт утверждает, что вы можете использовать команду клавиатуры, начинающуюся с «Alt», помните, что это обычно зависит от того, в каком окне вы находитесь, и эти вещи могут легко измениться из одной версии Перспектива к следующему. Лучше всего использовать новые значки справки, которые Microsoft теперь предоставляет в Outlook. Они показывают, какую альтернативную букву или цифру использовать для активации этого пункта меню.

альт-буквы

Из-за этого мы сосредоточимся на командах, отличных от Alt, поскольку они являются более полезными. Вот несколько примеров.

CTRL + Q / CTRL + U: пометить выбранное сообщение как прочитанное или непрочитанное

Иногда, когда вы просматриваете длинный список новых сообщений

Приятно организовывать важные сообщения как непрочитанные, чтобы вы не забыли вернуться к ним позже. В Outlook вы можете сделать это быстро, когда сообщение подсвечивается нажатием CTRL + Q.

непрочитанные-почта

Это особенно полезно, когда Outlook настроен с панелью предварительного просмотра, потому что просто щелкнув по электронной почте и предварительно просмотрев ее, вы измените статус на чтение. CTRL + Q переключит его обратно на непрочитанное. CTRL + U изменит статус обратно на чтение, если вам нужно.

CTRL + SHIFT + F: окно расширенного поиска

Если вы имеете дело с большим количеством электронных писем, функция расширенного поиска может стать реальным спасением жизни. Касание CTRL + SHIFT + F откуда угодно откроется окно.

Продвинутая найти

Это окно позволяет вам тщательно фильтровать ваши входящие

чтобы найти электронные письма с определенными темами, от или от определенных людей, помеченного статуса, чувствительности и многого другого.

ВСТАВИТЬ: Пометить электронные письма

Еще одна быстрая функция, которая может сэкономить вам много времени при просмотре новых писем, — это возможность быстро помечать важные сообщения на потом. Это для случаев, когда электронное письмо слишком важно для того, чтобы просто пометить его как «непрочитанное».

Когда у вас выделено одно из этих писем, просто нажмите ВСТАВИТЬ ключ и статус будет переключаться с неотмеченного на помеченное (или наоборот, если оно уже помечено).

Вкладыш-флаг

CTRL + SHIFT + G: отметка для продолжения

Существует один шаг над простой пометкой письма, и это возможность «настраивать пометку» письма с определенной датой (и напоминанием, если хотите), когда вы собираетесь на самом деле следить. Вы можете вызвать это, нажав CTRL + SHIFT + G.

заказ флаг

Введите причину, по которой вы помечаете сообщение, дату, когда вы хотите обязательно ответить или проследить, и установите триггер напоминания, если считаете, что он вам нужен.

Навигация в Outlook

Помимо управления сообщениями, существует множество дополнительных сочетаний клавиш Outlook, которые позволяют запускать функции Outlook без необходимости поиска и щелчка мышью.

CTRL + SHIFT + M: открыть новое сообщение

Одна из наиболее часто используемых команд в Outlook — это открытие нового электронного письма. Не тратьте свое время на поиск и нажатие на кнопку «Новое письмо». Просто нажмите CTRL + SHIFT + M и ты в порядке.

Новый email-адрес

CTRL + SHIFT + Q: открыть новое собрание

Вы можете сделать то же самое, когда хотите назначить новую встречу. Просто введите CTRL + SHIFT + Q и откроется новое окно встречи, где вы можете установить время и место.

новая встреча

F7: проверка орфографии

Кстати, когда вы пишете это новое электронное письмо или приглашение на новое собрание, всегда нажимайте F7 прежде чем отправить его. Это запускает встроенную функцию проверки правописания

в Outlook, который может помочь вам звучать гораздо более профессионально и безупречно.

проверка орфографии

Конечно, даже когда вы печатаете свое сообщение в Outlook, вы увидите красную волнистую линию всякий раз, когда есть слово с ошибкой, но нажмите F7 перед отправкой — это отличный способ убедиться, что вы поставили точки на свои я и пересекали свои.

CTRL + Y: перейти в другую папку

Если вы управляете множеством разных учетных записей электронной почты, используя один клиент Outlook для настольного компьютера, вы, вероятно, оцените CTRL + Y ярлык, который открывает окно «Перейти к папке».

gotofolder

Это позволяет быстро и легко перемещаться из одной почтовой папки в другую.

F3 / CTRL + E: окно поиска

Говоря о быстром и простом, если вам просто нужно найти это письмо несколько недель назад, и вы вспоминаете только часть строки темы письма, просто нажмите F3 или же CTRL + E для окна поиска.

поисковая строкаИспользуя раскрывающийся список рядом с полем поиска, вы можете выбрать поиск в текущем представлении, сразу по всем почтовым ящикам или только по подпапкам.

F9 / CTRL + M: проверить наличие новых сообщений

В зависимости от того, как часто Outlook настроен на синхронизацию с учетными записями электронной почты

, вы не всегда можете получать новые сообщения электронной почты сразу. Если вы обеспокоены тем, что не получаете новое электронное письмо — например, когда вы сбрасываете один из своих сетевых паролей и вам требуется, например, получить подтверждение по электронной почте — вы можете нажать F9 или нажмите CTRL + M заставить процесс отправки / получения от всех ваших учетных записей электронной почты.

регистрации по прибытии новых-сообщений

Это быстрый и простой способ убедиться, что все учетные записи полностью синхронизированы и обновлены в любое время.

Стрелка вверх / вниз / влево / вправо: навигация и свертывание

Еще один способ ускорить навигацию по электронной почте в различных почтовых ящиках с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре. Вот как это работает, в зависимости от того, на какой панели вы находитесь:

Используйте левый или Правильно клавиши со стрелками, чтобы свернуть или сжать определенные категории — либо группировки дня / времени на панели списка электронной почты, либо группировки «Входящие» и подпапки на панели «Входящие».

левый-правый-коллапс

Использовать вверх а также вниз клавиши со стрелками для перемещения вверх и вниз по элементам в каждой категории.

CTRL + SHIFT + V: переместить письмо в папку

Если вам нужно быстро отсортировать ваши электронные письма по разным подпапкам, вы захотите использовать CTRL + SHIFT + V сочетание клавиш, чтобы сделать это.

шаг-почта

Когда у вас выделено электронное письмо и вы используете эту команду, Outlook откроет окно «Переместить элементы», где вы можете выбрать папку, в которую вы хотите отсортировать электронное письмо. Письмо тогда идет туда. Это так просто.

Навигация по электронной почте

Помимо навигации по окнам Outlook, несколько сочетаний клавиш Outlook позволяют перемещаться по сообщениям электронной почты и управлять сообщениями электронной почты.

ПРОБЕЛ / SHIFT + ПРОБЕЛ: перелистывание сообщений вверх или вниз

Когда вы получаете очень длинные электронные письма, или, возможно, вам нужно прочитать длинную ветку электронной почты, прокрутка может быть настоящей болью. Сэкономьте время, открыв это электронное письмо, используя Космос а также SHIFT + ПРОБЕЛ пролистать эти сообщения вверх или вниз.

следующая-нить

Прокрутка с помощью мыши или клавиатуры может иногда перемещаться довольно медленно, поэтому использование страницы вверх или вниз может сэкономить некоторое время.

CTRL +. / CTRL +,: прокрутить электронные письма

Многие люди предпочитают использовать панель предварительного просмотра, потому что вы можете просто прокрутить электронные письма и быстро просмотреть сообщения, чтобы увидеть, насколько они важны, прежде чем открывать и отвечать. Что ж, если вы находитесь на экране, где у вас мало недвижимости, вы можете не захотеть использовать дополнительную панель предварительного просмотра.

В этих случаях вы можете просто открыть первое электронное письмо в папке «Входящие», а затем использовать CTRL +. а также CTRL +, сочетания клавиш для прокрутки вверх и вниз по электронной почте в папке «Входящие» или папке, и открытое сообщение электронной почты изменится на следующее.

листать вниз

Это действительно полезный трюк, чтобы иметь окно предварительного просмотра электронной почты, фактически не занимая дополнительное место на экране. Это просто всплывающее окно, в котором отображается следующее электронное письмо, к которому вы прокрутили, с помощью этой комбинации клавиш.

F12: сохранить сообщения

Иногда вы можете встретить электронное письмо, которое настолько важно, что вы не рискуете его потерять. В этих случаях вы можете сохранить отдельные сообщения в виде MSG-файлов, нажав F12 ключ с открытым сообщением.

копи-сообщение

Если это действительно важное письмо, вы можете сохранить его на внешнем устройстве хранения.

так что вы гарантированно не потеряете его, даже если что-то пойдет не так с вашим диском.

Форматирование писем

Outlook также предлагает несколько удобных сочетаний клавиш для составления писем.

CTRL + K: вставить гиперссылку

Часто, когда вы пишете электронное письмо кому-то, вы можете добавить гиперссылку на веб-ресурс. Конечно, вы можете выделить текст, а затем найти пункт меню для вставки гиперссылки, но почему бы не сэкономить время, нажав CTRL + K?

Откроется окно «Вставить гиперссылку», где вы можете вставить URL-адрес, на который хотите сослаться.

Вкладыш-гиперссылкой

CTRL + SHIFT + P: диалоговое окно «Шрифт»

Форматирование текста в окне составления электронной почты обычно так же просто, как щелкнуть жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием в строке меню. Но что, если вы хотите определить более сложное форматирование, такое как размер текста или зачеркнутый текст? В этих случаях гораздо быстрее использовать CTRL + SHIFT + P ярлык.

текстовый формат

Это экономит время, избавляя от необходимости перемещаться по меню форматирования. С помощью сочетания клавиш все в ваших руках.

Конечно, вы также можете сделать простое форматирование, как полужирный, курсив и подчеркивание, используя CTRL + B, CTRL + I, а также CTRL + U ярлыки.

более форматирование

CTRL + SHIFT + L: добавить список маркеров

Еще один действительно быстрый ярлык форматирования CTRL + SHIFT + L, который быстро озвучит любой список элементов в вашей электронной почте, который вы выделили.

пули

Вы также можете отформатировать, как ваш текст выровнен внутри электронной почты, используя CTRL + L, CTRL + R, а также CTRL + E ярлыки для выравнивания выделенного текста по левому, правому краю или по центру.

CTRL + T / CTRL + SHIFT + T: увеличить или уменьшить отступ

Иногда бывает очень полезно быстро сделать отступы для пунктов или абзацев в вашем электронном письме. Для этого просто используйте CTRL + T или же CTRL + SHIFT + T увеличить или уменьшить отступ выделенного текста.

отступ

CTRL + SHIFT + H: удалить следующее слово

Еще один полезный ярлык форматирования, особенно когда вы редактируете письмо, это CTRL + SHIFT + H, который позволяет удалить все следующее слово после курсора. Это экономит немного времени вместо того, чтобы использовать клавиши Delete или Backspace для удаления каждого символа, по одному за раз.

Другие сочетания клавиш

Конечно, в Outlook есть нечто большее, чем просто электронная почта. Есть задачи, заметки и календарь для управления расписанием

, Эти области также имеют множество ярлыков.

CTRL + G: перейти к дате

Если вы хотите проверить, есть ли у вас назначение на конкретную дату, вы можете использовать CTRL + G ярлык для быстрого перехода к этой дате в календаре.

гото-дата

Внутри календаря вы можете выбирать из разных представлений, таких как день, неделя или месяц. Иногда бывает полезно переключаться между представлениями, особенно если вы планируете поездку или событие на несколько месяцев вперед.

Быстрый способ переключения между этими представлениями использует CTRL + Alt + число, которое представляет желаемый вид.

  • 1 = День
  • 2 = Рабочая неделя
  • 3 = Полная неделя
  • 4 = Месяц
  • 5 = Расписание просмотра

календарный вид

CTRL + SHIFT + K: создать новую задачу из любого места

Еще одна приятная особенность в Outlook — возможность создавать задачи из любой точки приложения, просто нажав CTRL + SHIFT + K.

новое задание

Возможность сделать это удобна, потому что вы можете быть в процессе написания электронного письма, просмотра своего Календаря или написания личной заметки, и вдохновение может ударить для новой задачи. Вы можете позаботиться об этом, не пропуская ни секунды, с помощью этой комбинации клавиш.

То же самое верно для CTRL + N ярлык, который позволяет создавать новые встречи из любой точки Outlook.

новая встреча

А переключение между любыми представлениями Outlook — «Календарь», «Электронная почта», «Заметки» и «Задачи» — это всего лишь щелчок мышью. CTRL сопровождаемый числом, представляющим это представление.

Зачем использовать сочетания клавиш Outlook?

Outlook — это мощный почтовый клиент для настольных компьютеров, поэтому многие компании и люди по всему миру продолжают использовать его как для личного пользования, так и для работы.

Имеет смысл только то, что программное обеспечение, предназначенное для повышения вашей производительности, будет заполнено сочетаниями клавиш, которые могут сделать вашу работу еще более продуктивной.

и эффективнее, чем вы есть сегодня.

Есть ли у вас какие-либо сочетания клавиш, которые, по вашему мнению, должны быть в этом списке? Есть ли какие-либо из перечисленных выше ярлыков в вашем избранном списке? Поделитесь своими мыслями и отзывами в разделе комментариев ниже!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector