5 Настройки документа Excel, которые вы никогда не должны забывать проверять

Используете ли вы электронные таблицы, созданные кем-то еще? Когда вы создаете электронную таблицу Excel с нуля, вы можете контролировать каждый отдельный аспект. Это не тот случай, когда кто-то другой передает это вам.

Особенно на работе, весьма обычно наследовать файл Excel от кого-то еще. Если вы не будете осторожны, это может привести к серьезным головным болям. К счастью, небольшая дальновидность будет иметь большое значение для обеспечения того, чтобы вы могли хорошо ладить с данной таблицей.

Примите во внимание эти пять моментов, и вам следует избегать большинства распространенных ошибок, связанных с использованием чужого документа Excel.

1. Обновите информацию о документе

Если вы никогда ранее не просматривали информационный экран документов Excel, мы не будем винить вас, его легко пропустить. Однако информацию стоит обновлять, когда вы берете чужую электронную таблицу. Зачем? Они могли внести изменения, о которых вы хотели бы знать.

информационный экран Excel

Возьмите пример выше. Текст добавлен в заглавие, Теги, категории, а также автор поля могут быть немного смущающими, если они были отправлены коллеге. В большинстве случаев на информационном экране не будет ничего компрометирующего — но зачем оставлять это на волю случая? Это займет меньше минуты, чтобы проверить его, и вы можете быть уверены, что когда вы придете, чтобы отправить документ кому-то другому, вы не пожалеете об этом.

Чтобы получить доступ к Информация экран, нажмите файл.

информация о файле Excel

Вы будете перенесены непосредственно в раздел «Информация», где вы сможете внести любые необходимые изменения, прежде чем отправлять их коллеге.

2. Сохраните копию, прежде чем делать что-либо еще

Как только вы унаследуете чужой документ, заманчиво погрузиться в него и начать рассматривать его как свой собственный. Однако незначительные изменения могут в конечном итоге оказать огромное влияние на работу электронной таблицы.

Чтобы убедиться, что вы не вносите изменения, которые нарушают любой программный код VBA в Excel

или настраивает фигуру, которая оказывается необходимой для другого листа, сделайте копию, прежде чем что-либо делать. Таким образом, у вас всегда будет нетронутая версия таблицы, к которой можно вернуться.

В худшем случае знайте, что вы также можете использовать историю файлов Excel 2016 для восстановления предыдущей версии документа. Нажмите на круговую стрелку / значок часов в правом верхнем углу, чтобы развернуть панель «Активность», затем найдите предыдущие версии и выберите Открытая версия.

Версия файла активности Excel 2016

3. Проверьте наличие скрытых листов

Скрытые листы — это удобный способ поддерживать чистоту и порядок в вашей электронной таблице Excel, пока тяжелая работа продолжается за кулисами. Доступ к этим листам крайне важен, если вы действительно хотите понять, как работает документ.

Чтобы узнать, есть ли какие-то скрытые листы в конкретном документе, перейдите к Главная вкладка и найти Формат в ячейки раздел.

ячейки формата Excel

Используйте раскрывающееся меню, чтобы нажать Unhide Sheet.

лист Excel

Это приведет вас к списку всех скрытых листов.

Excel список скрытых листов

Просто выберите тот, который вы хотите показать и нажмите Хорошо. После этого вы сможете получить к ним доступ как обычно.

Excel скрытый лист

4. Убедитесь, что захватили список паролей

Если вы переходите во владение чужой электронной таблицей, выяснение того, защищена ли она паролем, должно быть приоритетом. Вы узнаете, является ли это или нет, как только вы откроете файл.

Тем не менее, документы Excel могут использовать несколько уровней защиты. Вполне возможно, что пароль может быть установлен для предотвращения подстройки к коду VBA.

запрос пароля Excel

К счастью, удалить такой пароль не так уж сложно

, Тем не менее, лучше просто попросить человека, который создал документ, передать любые пароли, о которых вам может понадобиться знать.

5. Узнайте, кто имеет права редактирования

Современные версии пакета Office позволяют легко обмениваться файлами с другими пользователями, что позволяет им редактировать издалека. Это отличный способ сотрудничества, но всегда стоит проверить, кто на самом деле имеет доступ к определенному документу.

Например, имеет ли автор разрешение на просмотр и редактирование электронной таблицы? Очевидно, что они вряд ли что-то сделают. Тем не менее, они могут реально изменить или удалить данные, или раскрыть коммерческую тайну в случае, если они перешли на работу с конкурирующей компанией. Хотя это наихудшие сценарии, лучше быть в безопасности, чем потом сожалеть.

Чтобы узнать, кто может редактировать документ, нажмите Поделиться Кнопка расположена в верхнем правом углу пользовательского интерфейса.

кнопка Excel поделиться

Это должно создать список учетных записей пользователей, которые имеют доступ к документу, а также заметки о том, могут ли они редактировать файл или просто просматривать его.

Excel поделился с

Это информация, о которой вы действительно должны знать для любого документа, владельцем которого вы являетесь.

Подготовка предотвращает проблемы

Если электронная таблица передается от одного человека к другому, есть вероятность, что это очень важно, а есть вероятность, что это важно для нескольких человек. Любые проблемы с документом могут вызвать некоторые проблемы. Поскольку вы уже приобрели файл, работа по его исправлению наверняка придет вам.

Реагировать на такое бедствие один раз после события будет гораздо сложнее, если вы не подготовитесь должным образом. Знание о таких вещах, как скрытые листы, пароли и внутренняя работа файла

здорово иметь под рукой. Просто убедитесь, что вы узнаете их до того, как случится беда, а не боретесь за них после.

Обязательно ознакомьтесь с другими нашими советами и рекомендациями, такими как создание раскрывающихся списков в Excel.

, понимание того, как использовать операторы IF в формулах Excel

и вычисление данных с помощью функции поиска цели в Excel

,

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector