6 простых хитростей, чтобы уменьшить стресс электронной почты

Работа с электронной почтой — лучшая часть моего дня. Никогда в жизни никто не говорил.

Электронная почта вызывает стресс, даже если вы не преследуете нулевой почтовый ящик. Вам нужны все советы, которые вы можете получить, чтобы оставаться на вершине, если, конечно, вы не планируете полностью отказаться от электронной почты

, Сегодня мы предлагаем вам шесть советов, которые помогут вам уменьшить стресс, связанный с электронной почтой.

1. Расписание электронных писем навалом

Этот совет имеет другую причину, чем вы думаете. Такие приложения, как Boomerang и SndLatr, позволяют планировать электронную почту на потом. Вот очевидное преимущество этого. Вы можете заранее составить несколько электронных писем в удобное для вас время и автоматически отправлять их в любое удобное для вас время.

Скрытое преимущество заключается в том, что при использовании планировщика Вы получаете контроль над отметкой времени, которую видит получатель электронной почты. Давайте посмотрим, как это может быть полезно, но сначала спросите себя:

• Люди смотрят на отметки времени в ваших письмах и считают, что вы в сети?
• Исходя из этого, они предполагают, что вы доступны для звонков / чатов (когда вы не)?
• Люди комментируют или ставят под сомнение ваши рабочие привычки, потому что отметка времени указывает на полночный час?

Если ты ответил да на любой или все эти вопросы вы, вероятно, страдаете от перебоев в работе электронной почты и мгновенных сообщений в неудобное время. Вы можете даже почувствовать себя вынужденными пойти на ненужные дискуссии о вашем рабочем процессе.

Время работы моих консультантов не больше десяти, НО Я ЗНАЮ, ЧТО УЖЕ СМОТРЕТЬ ПОСЛАННЫМ К 5 утра

— ames (@PocketAmes) 6 ноября 2015 г.

Вот умный способ решить эту проблему. Расписание электронной почты на время, которое вы обычно посвящаете задачам с низким вниманием, таким как обслуживание ПК. Таким образом, ваши фактические рабочие часы

оставаться в секрете, и вы можете заставляйте людей учиться, когда вы доступны для чата.

2. Оставьте поле адреса электронной почты пустым

Мы все были там — случайно попав послать на незаконченном электронном письме или рассылке рассылки и сожалении об этом позже.

Не все почтовые приложения имеют функцию отмены отправки

как Gmail, и даже эта функция имеет верхний предел 30 секунд. Кроме того, вы не можете заставить своих получателей электронной почты «не читать» электронные письма только потому, что вы допустили ошибку при их отправке.

Я уже использовал функцию отправки электронной почты отмена отправки по электронной почте, например, 5 раз сегодня.
Приходить сегодня на работу было ошибкой.

— Ларго (@LargoSensei) 18 ноября 2015 г.

Вот простой трюк, чтобы избежать таких почтовых беспорядков и последующего кусания гвоздя. Не добавляйте адрес электронной почты, когда вы начинаете писать письмо. Сохраните это для последнего. Это будет напоминанием о необходимости перепроверить все, что вы написали. Даже если вам случится ударить послать, вам не придется беспокоиться об этом, потому что это электронное письмо никуда не денется, пока вы не введете адрес получателя.

3. Блокировать или фильтровать нежелательные письма

Не требуется много, чтобы удалить странное раздражающее или бесполезное электронное письмо. Но когда вы получаете постоянный поток таких писем изо дня в день, они занимают большую часть вашего времени и внимания.

Давайте просто скажем, что если он в твоем почтовом ящике, то у тебя на уме. И вы не хотите, чтобы ваше умственное пространство занимало то, что вам не нужно или не нужно, в первую очередь электронная почта.

Наличие системы для фильтрации нежелательных писем

и блокировать адреса электронной почты, которые отправляют такие письма. Вам нужно будет посмотреть, как это сделать, на основе почтового сервиса или почтового клиента на рабочем столе.

ты используешь.

В Gmail функции фильтра и блокировки отправителей скрыты в Больше выпадающий в сообщении электронной почты:

Поступающие электронные письма с заблокированных адресов сразу попадают в папку со спамом. Вы также можете создавать фильтры Gmail (и разблокировать отправителей) через Настройки> Фильтры и заблокированные адреса. Пока вы это делаете, посмотрите, что еще вы можете сделать, чтобы помешать электронным письмам загромождать ваши входящие

на первом месте.

Обнюхал в моих настройках Gmail и заметил, что вы можете * сейчас * заблокировать людей от отправки вам электронных писем. Сообщения идут прямо в спам. Изменитель игры.

— Ннека М. Окона ?? (@afrosypaella) 13 ноября 2015 г.

4. Закрепите электронные письма на начальном экране в Windows

Я время от времени ссылаюсь на пару писем, связанных с написанием руководящих принципов. Если у вас также есть несколько любимых электронных писем, к которым вам нужно часто обращаться, вы можете оставить их помеченными. Но лучший способ сделать их доступными для быстрого доступа — закрепить их на начальном экране.

если вы на Windows 10.

Откройте приложение «Почта» и щелкните правой кнопкой мыши любое электронное письмо, которое вы хотите добавить на начальный экран. В контекстном меню нажмите на Пин для начала. Вы даже можете закрепить отдельную учетную запись электронной почты на начальном экране:

Чтобы закрепить электронные письма в меню «Пуск» в Windows 7 или 8, сначала сохраните их на своем компьютере. Теперь перейдите к сохраненному местоположению и перетащите письмо на кнопку «Пуск». Готово? Откройте меню «Пуск», и вы найдете это письмо в виде закрепленного элемента.

Вы также можете прикрепить письмо к контекстному меню значка Outlook на панели задач, перетащив сохраненное письмо на значок панели задач.

5. Мастер поиска по электронной почте

Если у вас хорошо организованный почтовый ящик, вы, вероятно, найдете нужные письма быстрее, чем большинство людей. Но то, что действительно экономит ваше время и головную боль, становится умным при поиске электронных писем

, Воспользуйтесь возможностями электронной почты, такими как ярлыки и операторы поиска чтобы сузить ваши поиски.

В Gmail есть несколько параметров расширенного поиска, которые можно вызвать, нажав на крошечную стрелку рядом с кнопкой поиска:

Вот пример, демонстрирующий преимущества использования операторов поиска для поиска нужных сообщений. Допустим, вы ищете кучу фотографий в формате PNG, отправленных в виде почтовых вложений в Gmail другом по имени Грег.

Вы можете найти Грега, чтобы просмотреть отправленные им письма, а затем отсканировать результаты, чтобы найти нужное письмо. Но более быстрый и эффективный способ найти эти фотографии — использовать запрос типа greg: attachment filename: .png.

Я не знал всех этих операторов расширенного поиска в Gmail, что особенно полезно при поиске больших вложений http://t.co/DK7DwjfSGz

— Онур К. Кобан (@onurcancoban) 19 декабря 2014 г.

6. Поднимите трубку

Иногда быстрый вызов может сэкономить вам много писем туда-сюда. Ключ в том, чтобы определить, какие темы лучше обрабатывать по телефону, чем по электронной почте. У вас будет будьте тверды в том, чтобы поддерживать разговор на месте, хоть. В противном случае, пятиминутный чат, который вы имели в виду, может превратиться в габфест.

Подготовьте супер короткий список вопросов, которые вы хотите обсудить, прежде чем сделать звонок. Если кажется, что вам нужно обсудить больше, чем вы можете вписать в короткий звонок, сохраните его для электронной почты или запланированной встречи.

Попрощайтесь с Inbox Zero, если…

Я достиг нулевого входного почтового ящика, и я счастлив, что сделал это, потому что это улучшило мой рабочий процесс. Но это не та цель, которую вы должны чувствовать обязательной для достижения, независимо от того, кто рекомендует ее в качестве таковой.

Если пустая папка не подходит для вас, не стесняйтесь или пропустите ее. Вы можете чувствовать, как будто с ваших плеч сняли большой вес.

Даже если вы решите отказаться от бешеной ежедневной порчи, приложить некоторые усилия, чтобы организовать ваши электронные письма. В противном случае вы просто добавите больше стресса своему дню, позволяя входящему почтовому ящику стать неуправляемым.

Мы начали стремиться к пустому входному почтовому ящику и наиболее эффективным стратегиям для быстрой обработки этого потопа. Время ответа двадцать минут стало желательным стандартом.

Но я хочу предложить альтернативу: не всем нужно легко связаться по электронной почте.

Некоторые люди, такие как те, кто работает с клиентами весь день или управляют большими командами, которые жаждут частого руководства, должны быть профессионалами в этом умении. Но другие люди, такие как компьютерные программисты, писатели, рекламные гуру и профессора, должны иметь право высасывать электронную почту так же, как и другие навыки, которые не имеют отношения к их основному ценностному предложению.

Кэл Ньюпорт, это нормально, быть плохим по электронной почте

Пришло время для новых привычек электронной почты

Популярные советы по электронной почте, которые говорят вам отписаться от рекламных писем, использовать консервированные ответы

и делать перерывы с электронной почтой и практичны, и полезны. Но крошечные изменения, подобные перечисленным выше, приносят вам электронную почту дзен.

Я так … мой адрес электронной почты заканчивается в спокойной точке

— Мэгги Оусли (@andthen_shesaid) 8 ноября 2015 г.

Какой простой трюк уменьшил нагрузку на электронную почту, изменив способ работы с почтовым ящиком? Расскажите об этом в комментариях!