Это руководство по базе данных Access поможет вам начать работу

Хотя большинство пользователей ПК утверждают, что они опытны в программном обеспечении Office, таком как Word и Excel, дальнейшие возможности пакета, возможно, немного сложнее. Доступ и аналогичные части программного обеспечения базы данных

может быть особенно недружелюбным программным обеспечением, с которого можно начать работу — но они представляют гораздо меньшую проблему, если вы знаете, что делаете.

Это руководство проведет вас через основные шаги по созданию базы данных, заполнению ее информацией и использованию запросов для быстрого доступа к ней. Как только вы поймете основные принципы, вы будете хорошо на пути к истинному мастерству доступа.

Создать базу данных

После открытия Access вам будет предложено множество различных опций и шаблонов. Выбрать Пустая база данных рабочего стола чтобы начать, и выберите имя файла и место на жестком диске для его сохранения. Я собираюсь создать базу данных книг, которые у меня есть, но эти же понятия могут быть использованы для списка рассылки.

, ваша телефонная книга или любое количество других целей.

Первый столбец моей базы данных будет содержать название каждой книги, поэтому я собираюсь использовать Нажмите, чтобы добавить кнопка, чтобы оговорить, что это Короткий текст запись — вы должны выбрать любой тип записи, подходящий вашему проекту. После этого переименуйте заголовок столбца во что-то подходящее. На этом этапе также стоит переименовать вашу первую таблицу из стандартной таблицы «Table1».

новый столбец

Сделайте то же самое для всех различных столбцов, которые вы хотите включить. В моем случае это была другая запись в кратком тексте для имени автора, числовая ячейка для года выпуска и флажок «Да / Нет» для определения, была ли рассматриваемая книга в твердом переплете. Я также настроил поле «Дата добавления», которое мы вскоре автоматизируем. Если вам нужно отредактировать любой тип данных после создания, перейдите к поля на ленте, выделите нужный столбец и измените его с помощью Тип данных выпадающее меню.

Теперь переключитесь на Представление дизайна используя значок в правом нижнем углу экрана. Чтобы автоматизировать отметку времени, выберите нужное имя поля, выберите формат даты в раскрывающемся меню и введите = Сейчас () в Значение по умолчанию поле ниже. Это автоматически заполнит ячейку датой добавления записи при каждом добавлении нового элемента в базу данных. Тот же метод можно использовать для установки других значений по умолчанию, будь то стандартная текстовая запись или формула, подобная этой

,

запись по умолчанию

Установление первичного ключа

Если вы создаете базу данных, которая будет расти и расти, первичный ключ жизненно необходим, но это хорошая привычка, даже если вы работаете в меньшем масштабе. Путаница может возникнуть, когда два элемента имеют одно и то же имя, но первичный ключ гарантирует, что всегда доступен другой уникальный идентификатор.

Access 2013 создает поле идентификатора по умолчанию, которое затем автоматически заполняется числовым идентификатором. Однако вы можете указать другой первичный ключ, если чувствуете необходимость. Для этого просто щелкните правой кнопкой мыши нужное Имя поля в режиме конструктора и выберите Основной ключ. Тем не менее, это должна быть действительно уникальная запись, чтобы все работало так, как должно.

Добавление данных с помощью форм

Если вы хотите ввести много данных в документ Access, стоит создать форму.

, Сначала перейдите к Создайте вкладку в ленте и нажмите на форма. Он создаст для вас макет по умолчанию, который затем можно редактировать, перетаскивая отдельные компоненты в соответствующую позицию.

дизайн формы

Чтобы проверить свою форму, используйте параметр «Вид» в левой части ленты, чтобы переключиться на Форма просмотра. Здесь вы сможете добавить запись, заполнив различные поля — сделайте это сейчас, чтобы убедиться, что все работает так, как задумано. Чтобы проверить свой прогресс, вернитесь к таблице из формы и выберите Datasheet View. Если ваша первая запись отображается так, как задумано, вернитесь к форме и сохраните свою работу.

Другие методы ввода данных

Форма — это хороший способ стандартизации ввода данных, особенно если несколько пользователей

будет использовать базу данных. Однако это не единственный способ заполнения файла в Access. Самый простой способ — просто добавить записи вручную в режиме просмотра таблицы.

ручной ввод

Кроме того, вы можете импортировать файл, который содержит уже существующие данные. Access 2013 обеспечивает поддержку нескольких типов файлов, включая электронные таблицы Excel

, CSV-файлы, XML и HTML-документы. Чтобы импортировать данные из источника, выберите вкладку «Внешние данные» на ленте и выберите нужный тип файла. Access проведет вас через необходимые шаги, чтобы импортировать его в вашу базу данных.

Стоит отметить, что Access делает различие между импортом и связыванием данных. Первый является правильным методом, если ваши данные не собираются изменяться, но последний позволяет постоянно обновлять отдельный документ, отражая эти изменения в Access. В зависимости от ваших потребностей, это может сэкономить вам время.

Использование запросов

Как только ваша база данных будет достаточно заполнена, пришло время начать пользоваться преимуществами организации большого количества информации. Запросы — это простой, но мощный метод быстрой и эффективной сортировки вашей базы данных. Чтобы проиллюстрировать их использование, вот простой запрос, который будет искать в моей базе данных книги за определенный промежуток времени.

Чтобы создать новый запрос, перейдите к Создайте вкладку на ленте и выберите Мастер запросов, тогда выбирай Мастер простых запросов. Выберите нужную таблицу, а также поля, которые вас интересуют — в моем случае это год выпуска и название, поэтому я знаю, какую запись я просматриваю.

мастер запросов

На следующем экране решите, хотите ли вы видеть подробное представление с каждым полем каждой записи или просто Сводку. Затем выберите Готово, чтобы завершить процесс. Вам будут представлены данные, которые вы выбрали, и вы можете использовать раскрывающийся список в заголовке столбца, чтобы еще больше урезать ситуацию. Я ищу книги, написанные в 1970-х годах, поэтому я собираюсь нажать на выпадающий список Год выпуска, а затем перейти к Числовые фильтры> Между.

редактировать запрос

Затем я установил верхнюю и нижнюю границы для своих данных, и мне был представлен список книг, выпущенных в период с 1970 по 1980 годы. Конечно, этот же метод можно использовать для сопоставления текстовых строк, флажков или любой другой информации, которую вы возможно, вошел в вашу базу данных.

Есть ли у вас какие-либо советы по началу работы с Access? Вы боретесь с определенным аспектом создания базы данных и нуждаетесь в некоторой помощи? Дайте нам знать о ваших советах и ​​проблемах в разделе комментариев ниже.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector