Как форматировать и управлять списками в Microsoft Word

Контрольные списки написаны кровью.

Об этом (возможно) однажды сказал пилот, когда бизнесмен пытался спешить с ним на взлет. Контрольные списки и списки стали основой всего, начиная от покупок до запуска НАСА.

Они скучны.

Но они также являются простейшими инструментами для уменьшения сложности информации, которая атакует нас каждым байтом. И, как знает каждый навязчивый супруг, списки также являются идеальным противоядием от забывчивости. Таким образом, даже когда мы клянемся сделать идеальные списки для производительности

Позвольте также перейти к основам с Microsoft Word 2016

и отметьте одну ежедневную офисную функцию — как составлять эти визуально привлекательные списки.

1. Создайте свой первый список

Большинство хитростей и советов по составлению списка лежат в ленте Параграф группа на вкладке Главная. Выделите текст, к которому вы хотите добавить нумерованный список, и нажмите стрелки вниз рядом с полем Списки маркеров значок или Нумерованный список значок для доступа к библиотекам для обоих. Предварительный просмотр каждого формата списка, наведя курсор на доступные варианты.

Microsoft Word также автоматически создает список для вас, когда вы начинаете абзац звездочкой или цифрой 1. С помощью звездочки Word создает маркированный список. С помощью числа Word обнаруживает, что вы пытаетесь создать нумерованный список.

Если вы не хотите, чтобы ваш текст превратился в список, вы можете нажать Автозамена изображение кнопки настроек, которое появляется.

Чтобы быстро изменить стиль маркированного или нумерованного списка, просто щелкните нужный стиль в списке, который появляется, когда вы нажимаете стрелку рядом с маркерами или нумерацией.

Общий совет: Вы можете изменить формат одного или нескольких маркеров или числовых стилей в списке. Поместите курсор в начало строки, которую вы хотите изменить, прежде чем открывать диалоговое окно «Маркеры и нумерация». Ваши изменения будут применены только к выбранным строкам.

2. Используйте только клавиатуру, чтобы создать список

Гуру продуктивности ненавидят мышь. Используйте удобный ярлык Microsoft Office

быстро создавать нумерованные списки с помощью одной клавиатуры.

Сочетание клавиш для маркированного списка: нажмите CTRL + SHIFT + L применить маркеры по умолчанию к списку. Нажмите CTRL + SHIFT + N удалить пули.

Чтобы настроить сочетание клавиш для нумерованного списка, перейдите к Варианты слов. Нажмите на ленту и выберите Настроить ленту из всплывающего меню. Вы также можете открыть Word Options из Файл> Параметры> Настройка ленты.

Нажми на Настроить кнопка для сочетаний клавиш.

Выбрать Все команды в списке категорий. Прокрутите вниз список справа и выберите FormatNumberDefault.

Поместите курсор в Нажмите новую комбинацию клавиш и нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите использовать для создания нумерованного списка. Например, вы можете использовать Alt + N, потому что он не назначен чему-либо еще в Word. Нажмите приписывать.

Новое сочетание клавиш добавлено в список «Текущие клавиши».

Нажмите Хорошо выйти из диалогового окна и проверить новый ярлык. Нажатие «Alt + N» создает нумерованный список. Повторное нажатие возвращает его обратно к тексту абзаца.

Общий совет: Хотите пропустить нумерацию элемента списка и преобразовать его в абзац в середине списка? Выберите определенный элемент списка и используйте сочетание клавиш Alt + N, чтобы отключить нумерацию.

3. Измените формат нумерованного списка по умолчанию

Вы можете изменить, отредактировать или создать новый нумерованный список по своему усмотрению. Вы можете выбрать один из четырех форматов нумерованного списка. Но что, если вы хотите использовать свой собственный формат, отличный от букв или римских цифр, и он недоступен? Идите вперед и создайте свой собственный в несколько простых шагов.

Идти к Главная> Параграф группа > Нумерация. Нажмите стрелку вниз. выберите Определить новый числовой формат.

Выберите любой хронологический формат. Чтобы изменить размер, стиль и цвет шрифта, нажмите Шрифт и выберите параметр на вкладке «Шрифт» или «Дополнительно».

Если вы хотите добавить к числу тире, скобки или другое значение, например знак решетки, введите его в поле Числовой формат поле. Небольшой предварительный просмотр отображает изменения. На скриншоте ниже я добавил две квадратные скобки для списка, который вы можете отметить.

Чтобы изменить выравнивание номера, выберите «По левому краю», «По центру» или «Вправо» под центровка. По умолчанию установлено выравнивание по левому краю.

Нажмите ОК.

Новый числовой формат применяется к любому выбранному тексту в вашем документе.

Общий совет: Вы можете даже добавить к нумерованным спискам описательный текст, например, Участник 1, Участник 2, Участник 3 … и так далее.

4. Измените формат списка по умолчанию

Как и нумерованный список, вы также можете изменить внешний вид любого маркированного списка по умолчанию. Визуально привлекательные маркеры (кроме скучных черных сплошных точек) помогают вашим документам выделиться из обыденного.

Выберите текст, для которого вы хотите маркированный список, и выполните следующие действия.

Идти к Главная> Параграф группа. Нажмите на стрелку рядом с Пули.

Когда нужной пули нет в библиотеке, нажмите Определить новую пулю.

Откроется диалоговое окно «Определение новой марки». Под Bullet Character, выбирать Условное обозначение.

Откроется другое диалоговое окно, в котором вы сможете выбрать соответствующие символы из установленных шрифтов.

Шрифты Wingdings имеют лучшее разнообразие для стилизованных списков. Как и любой другой шрифт, вы можете изменить цвет, размер, стиль и другие характеристики выбранного шрифта. Нажмите на Шрифт кнопка в Пуля персонажа раздел для входа в диалоговое окно «Шрифт».

Общий совет: Используйте открытое окно (Open box) или трехмерное поле (3D box) из палитры символов Wingdings, чтобы создать документ Word с аккуратными флажками.

5. Используйте картинку вместо маркера

Иногда все мистические символы в Webdings могут быть недостаточно. Вы также можете использовать собственную графику многократного использования для обозначения маркеров. Хотя я признаю, что на слайде PowerPoint это выглядит даже лучше, но использование их в Word работает так же хорошо.

Выберите маркированный список, для которого вы хотите изменить маркеры на изображения. Перейти к Главная вкладка> Абзац группа, нажмите на Пули и выберите Определить новую пулю из выпадающего меню. В диалоговом окне «Определение новой марки» нажмите Картина.

Вставить картинки диалоговое окно отображается с различными вариантами для вашего исходного файла. Вы можете вставить картинку Из файла на вашем компьютере или в локальной сети, с Поиск изображений Bing, или из вашего Один диск учетная запись.

Перейдите к местоположению вашего исходного файла и нажмите на Вставить. Окно предварительного просмотра показывает выбор.

Общий совет: Вы можете выбрать изображение, которое соответствует «теме» вашего списка. Например, отобразить банан в качестве изображения для списка фруктов. Убедитесь, что изображения прозрачны и имеют хороший фон. По моему опыту, простая графика работает лучше всего.

6. Выстроить числа в списке

Иногда самые маленькие изменения могут иметь большое визуальное значение. Обратите внимание на скриншот слева ниже, который показывает нумерованный список с настройками Word по умолчанию Оставил выравнивание. Как только список достигает двузначных чисел, выравнивание по умолчанию по левому краю кажется немного искаженным, поскольку десятичные точки не выстраиваются аккуратно. Microsoft Word позволяет вам управлять этим выравниванием и сбрасывать двузначные числа вправо.

Создайте свой нумерованный список. Выберите элементы списка. Word также может управлять выравниванием нескольких выбранных элементов.

Идти к Главная> Параграф. Нажмите на стрелку раскрывающегося списка Нумерованный список.

Нажмите на Определить новый числовой формат. выберите Правильно выравнивание от выпадающего. Нажмите Хорошо.

Общий совет: Даже если десятичной дроби нет, желательно, чтобы они были выровнены по правому краю числа. Попробуйте с помощью скобок.

7. Отрегулируйте отступ в Microsoft Word.

Каждый список Word поставляется с автоматическим отступом. В зависимости от того, какой внешний вид вы хотите, вы можете настроить пространство.

Дважды щелкните любой номер в списке, чтобы выбрать все номера в списке.

Щелкните правой кнопкой мыши выбор и выберите Отрегулировать список отступов из контекстного меню.

Бывают случаи, когда вы хотите применить форматирование (изменение стиля маркера, цвета или размера) к одной маркировке или номеру в списке, не затрагивая текст в списке или любые другие последующие марки или цифры. Вот простой способ.

Показать метки форматирования, нажав Главная> Показать / Скрыть.

Выберите в конце маркер абзаца для элемента списка, маркер или номер которого вы хотите изменить. Примените любое форматирование. Форматирование влияет только на марку или номер; текст в элементе списка сохраняет свой первоначальный формат.

Новые маркированные или пронумерованные элементы в списке, следующие за этим, также будут отражать это. Текст в новом элементе списка будет иметь те же характеристики шрифта, что и предыдущий текст, а новый маркер / номер будет иметь те же характеристики шрифта, что и предыдущий маркер / номер.

9. Создайте многоуровневый нумерованный список

Многоуровневый список может состоять из цифр, алфавитов и маркеров, расположенных на разных уровнях, как показано ниже. Вы можете использовать многоуровневые списки, чтобы разбить список на его иерархии или подпункты. Такое выравнивание также используется для создания контуров. Word 2016 предоставляет нам специальную кнопку на ленте для создания многоуровневого списка.

Нажмите кнопку «Многоуровневый список» и введите список.

нажмите Клавиша Tab для отступа и создать подуровень. Нажмите Shift + Tab для отмены и продвинуть предмет на более высокий уровень.

Общий совет: Вы также можете написать весь список заранее. Выберите его, а затем нажмите кнопку «Многоуровневый список», чтобы выровнять его с помощью табуляция а также Shift + Tab ключи для организации тем. Вы также можете использовать Увеличение или же Уменьшить отступ команды на ленте.

10. Создание многоразовых стилей для многоуровневых списков

Как и любой другой тип списка, вы можете изменить стиль, цвет и выравнивание маркеров, букв или цифр. Сохраните эти изменения как новый стиль и используйте его снова и снова.

Идти к Лента> Главная> нажмите на стрелку рядом с Многоуровневый список> Определить новый многоуровневый список.

Нажмите на Больше расширить варианты.

Для настройки любого из уровней щелкните номер уровня, который вы хотите изменить. 1 является значением по умолчанию.

Используйте предоставленные параметры, чтобы изменить внешний вид списка. Например:

• В Числовой стиль для этого уровня, наберите (1), если вы хотите оформить числа в скобках, или (A), чтобы оформить буквы в скобках.
• В Начать с, выберите номер, букву или маркер, где вы хотите начать список.

Когда вы закончите настройку, присвойте списку имя под Имя списка полей ListNum. Это имя будет появляться везде, где вы видите поле ListNum.

Выберите стиль под Уровень связи со стилем. Это позволяет вам использовать существующий стиль в Word для каждого уровня в списке.

Выберите, где вы хотите применить свои изменения, нажав на Применить изменения к, и выбирая из Выбранный текст, Весь список, или же С этого момента.

Это видео представляет собой быстрый визуальный взгляд на основной процесс:

11. Преобразовать список в таблицу

Сначала выберите список. Идти к Главная> Вставить. Нажмите на Таблица опция в группе таблиц.

выберите Преобразовать текст в таблицу из выпадающего списка.

Microsoft Word оценивает структуру таблицы на основе содержимого списка. Word создает столбцы на основе разделителей между элементами в списке.

Если Word не дает правильного результата, вам нужно изменить настройки и упростить преобразование списка в Word. После того, как таблица была создана, вы можете использовать инструменты дизайна таблицы для форматирования внешнего вида.

Общий совет: В большинстве случаев результаты не идеальны. Лучший способ — удалить нумерацию или маркеры, а затем создать таблицу из списка элементов. Серийные номера могут быть легко добавлены в таблицу позже.

12. Продолжайте нумерацию, когда абзац сокращается

Иногда параграфу текста нужно прерывать последовательность списка. Чтобы продолжить список после абзаца в том же числовом формате, выполните следующие действия.

Введите остальную часть вашего нумерованного списка после абзаца и отформатируйте его. Список начинается с 1 снова. Щелкните правой кнопкой мыши по списку, который идет после абзаца. выберите Продолжить нумерацию из контекстного меню. Список изменяется мгновенно.

Нумерация списка продолжается с того места, где его разорвал абзац.

Важность списков — уважаете ли вы это?

Как я уже говорил, списки скучны. Но они экономят время, когда документ должен быть упражнением в экономике. Списки мгновенно становятся немного менее скучными, чем блоки текста.

Вы будете сталкиваться со списками в Microsoft Word почти ежедневно — от использования Word для быстрого мозгового штурма

к более продвинутым функциям Mail Merge

, Или вам может понадобиться показать список ваших достижений в резюме, выпущенном Microsoft Word.

,

Я смею называть списки организационной основой документа. Вот почему каждый совет, который помогает нам форматировать и управлять списками в Microsoft Word, помогает. Это где вы входите.

Расскажите нам о любом достойном упоминания списке. Расскажите нам свои главные раздражения, когда речь заходит о создании списков. Давайте решать это вместе в комментариях.