Как использовать Excels Flash Fill и Auto Fill для автоматизации ввода данных

Excel — это здорово, когда вы работаете с огромными объемами данных и вам нужно все упорядочить

, Тем не менее, ввод этих данных в ваш документ и правильное форматирование часто может занять очень много времени.

К счастью, Microsoft разрабатывает Excel с учетом этой задачи, и для ускорения процесса можно использовать различные функции. Используя преимущества Auto Fill и Flash Fill, вы можете быть уверены, что не теряете время

на работу, которая может быть автоматизирована.

Вот как получить максимальную отдачу от автозаполнения и флэш-заполнения.

Первые шаги с автозаполнением

Прежде чем мы перейдем к Flash Fill, стоит убедиться, что мы знаем, как максимально эффективно использовать Auto Fill. Я рано начинаю свои рождественские открытки, поэтому я настроил документ Excel, чтобы помочь мне составить список получателей.

рождественские открытки

Заполнить серию для списков

Я хочу пронумеровать свой список, но я не хочу записывать каждый номер отдельно. Вместо этого я собираюсь начать свой список с номера один в ячейке A2, а затем перетащить нижний правый угол ячейки для автоматического заполнения оставшейся части столбца.

Первая заливка Excel

К сожалению, выполнение этого просто наполняет список теми, которые не очень полезны. Нам нужно использовать выделенный Параметры автозаполнения Кнопка, чтобы указать, что мы ищем. Нажмите кнопку и выберите Заполнить серию. Более быстрый способ получить доступ к этим параметрам — щелкнуть и перетащить правой кнопкой мыши, которая автоматически откроет контекстное меню, когда вы отпустите его.

исправлено заполнить Excel

Как видите, наши номера последовательно прогрессируют. Это о простейшем использовании для автозаполнения. Это действительно становится мощным, когда он может делать предположения о ваших данных

,

Заполните серию для дат

Например, ниже вы можете увидеть, как Auto Fill работает с датами. Перетаскивание вверх автоматически заполняет даты из прошлого, а перетаскивание вниз автоматически заполняет даты из будущего. Это работает точно так же, когда вы перетаскиваете влево и вправо соответственно.

заполнение лет превосходят

Заполните серию для времен

Чем больше информации вы дадите Auto Fill, тем лучше она будет работать. Ниже вы можете видеть, что я ввел 10:00 утра в ячейку, прежде чем указать, что она должна рассматриваться как время в Число раздел Главная вкладка ленты.

время в формате Excel

Если мы перетащим вниз, автозаполнение заполняет выделенные ячейки последовательными временами в виде часовых интервалов.

почасовые интервалы превосходят

Это достаточно полезно, но автозаполнение может делать больше, чем просто почасовые приращения. Если мы вручную введем 10:30 в ячейку ниже 10:00, мы можем выбрать обе ячейки, а затем перетащить, что приведет к получасовым приращениям.

полчаса интервалы превосходят

Заполните серию для слов

Итак, как это помогает нашему списку рождественских открыток? Я собираюсь использовать автозаполнение, чтобы определить, какой дизайн карты получает каждый человек.

карточки отличные

Три типа карт, которые у меня есть, уже есть в столбце «Дизайн». Выбрав три ячейки, а затем используя маркер заполнения, чтобы расширить наш выбор, мы можем быстро заполнить весь этот столбец.

дизайн автозаполнения Excel

Вы также можете использовать автозаполнение, чтобы добавить дни недели или месяцы года. Все, что нужно Excel — это первый день или месяц, а остальные автоматически заполнятся.

Первые шаги с Flash Fill

Flash Fill является близким родственником Auto Fill, но выполняет немного другую функцию. Вместо продолжения серии данных он может получать информацию из других ячеек и представлять ее в нужном вам формате.

,

Чтобы Flash Fill работал правильно, нам нужно использовать ячейки, которые находятся рядом с данными, которые мы пытаемся отформатировать. Это также помогает изменить форматирование ваших заголовков, поэтому Excel не предполагает, что они являются частью вашего набора данных.

адреса превосходят

Выше я добавил еще две колонки в свою электронную таблицу, первая из которых содержит адрес каждого человека, а вторая готова получить его почтовый индекс. Я также добавил первый почтовый индекс вручную, чтобы помочь Excel понять, что я ищу.

Выбор адресов Excel

Далее выберите все ячейки, которые вы хотите заполнить. Отсюда откройте Данные вкладку на ленте и выберите Flash Fill от Инструменты данных Вкладка. (Мы могли бы также завершить этот процесс, используя ручку заполнения, так же, как мы использовали автоматическое заполнение ранее.)

кнопка мгновенного заполнения

Это заставит Excel найти всю информацию, которая соответствует тому, что мы вручную передали из ячейки D2 в ячейку E2. Программное обеспечение найдет каждый почтовый индекс и скопирует только эту информацию в выбранную ячейку.

флэш-заполненный Excel

Это может быть мощным инструментом экономии времени. Например, представьте, что вы готовите эти адреса для слияния, и вы хотите перенастроить способ размещения и форматирования информации. Flash Fill позволяет экспериментировать с одной ячейкой, а затем автоматически заполнять те же результаты для остальной части набора данных.

форматирование адресов excel

Выше вы можете видеть, что я переупорядочил информацию и изменил регистр названия города с помощью Flash Fill. Эта функция не может прочитать ваши мысли, но она может последовать вашему примеру, если вы предложите правильные данные. Помните: ячейка второго примера часто может давать более точные результаты, особенно если форматирование варьируется между разными строками.

Автоматизировать Excel

Теперь вы знаете, как автоматически создавать списки любого типа с помощью функции «Автозаполнение» или же Excel может извлекать информацию из одной ячейки и добавлять ее в другую с помощью функции «Заполнение Flash». Если вам когда-либо понадобится бумажная копия ваших данных, убедитесь, что ваша электронная таблица хорошо отформатирована для печати

,

Вам нужна дополнительная помощь, чтобы разобраться с Auto Fill или Flash Fill? Или у вас есть совет, которым вы хотите поделиться с другими читателями? В любом случае, почему бы не присоединиться и поделиться своими мыслями в разделе комментариев ниже?

Кредит изображения: Rawpixel.com через Shutterstock.com

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector