Как использовать Google Forms для создания интерактивного рабочего процесса

Google Forms — это интерфейс рабочего процесса в офисе, который вы не знали, что вам нужно

Google Forms — это не просто инструмент для опроса

, В самом простом виде это бесплатный инструмент для сбора данных

, Обладая небольшим ноу-хау, вы можете задействовать объединенные возможности в формах Google, Google Sheets и надстройках, чтобы создать несколько мощных рабочих процессов, которые помогут вам сделать больше в офисе.

Что вы можете сделать с помощью Google Forms

Из коробки Google Forms позволяет собирать данные и сохранять каждый ответ в виде строки в электронной таблице. Здесь мы покажем вам, как вы можете использовать ту же форму для работы с собранными данными, чтобы добавить информацию в существующую строку или запустить процесс.

Это полезно в любой ситуации, когда вам нужно принять меры в отношении собираемых вами данных, а не просто сообщать о них. Примером этого является использование формы для сбора запроса на услугу, которая требует ответа, одобрения или какого-либо другого действия. Вместо того, чтобы вручную манипулировать каждым новым запросом в электронной таблице, вы можете повторно открыть запрос в своей форме, чтобы выполнить следующий шаг в вашем процессе.

Создай свой рабочий процесс

Чтобы продемонстрировать эту концепцию, рассмотрим сценарий, в котором вам необходимо создать структурированный процесс для получения, документирования, ответа и представления отчетов о запросах на помощь, отправленных вашей команде.

Да, вы могли бы использовать сложный инструмент управления инцидентами для этих типов запросов. Однако это может быть неосуществимо в небольшой компании, или это может быть просто способ справиться со специальными типами ситуаций, которые на самом деле не требуют такого уровня сложности (или бюрократизма).

Для простого управления этой задачей вы можете создать решение с помощью Google Forms, которое обеспечивает следующее:

  1. Создает новый запрос и записывает данные в Google Sheet.
  2. Отправляет электронное письмо запрашивающей стороне, подтверждая, что запрос был получен.
  3. Отправляет электронное письмо в службу поддержки, уведомляя их о новом запросе, который требует действий.
  4. Позволяет команде поддержки редактировать запись с информацией о разрешении.
  5. Отправляет электронное письмо запрашивающей стороне с информацией о разрешении.
  6. Записывает всю информацию в Google Sheet для предоставления отчетов.

Создайте свою форму

  • Для создания новой формы Google войдите в Google Drive

    : https://drive.google.com

  • Выбрать New> More> Google Forms

Убедитесь, что ваша форма содержит все данные, которые вам потребуются для поддержки вашего процесса. Поскольку вы будете отправлять уведомления по электронной почте, важно, чтобы вы записали эту контактную информацию для каждого пользователя в дополнение к данным запроса помощи.

GoogleFormBuild

Добавить логику ветвления

Разветвление страницы является ключевым компонентом в этом процессе рабочего процесса формы. Это позволяет вам перейти к определенному разделу формы, основываясь на ответе, который вы предоставляете. Поскольку эта форма будет интерфейсом как для новых запросов, так и для обновлений, этот вопрос будет задан в начале, чтобы вы могли направить пользователя в соответствующий раздел. Заявитель будет только отправлять Новые запросы и вспомогательный персонал будет использовать Запрос на обновление (только для администратора) вариант.

GoogleFormBranchLogic

Чтобы добавить ветвление страницы, сделайте следующее:

  1. Нажмите значок меню в правом нижнем углу раздела
  2. Выбрать Перейти в раздел на основе ответа
  3. Нажмите раскрывающееся меню рядом с вопросом и выберите правильное назначение страницы

GoogleFormEnableBranching

Добавить входную проверку

Очевидно, вы захотите предотвратить доступ не-администраторов к Только администратор раздел формы. Это где проверка ввода пригодится. Выбор Обновление запросов (только для администратора) опция направит вас на сложный вопрос — в этом примере он называется Код доступа. Проверка ввода для этого вопроса настроена так, чтобы принимать только ответ, содержащий определенную строку.

googleFormInputValidation

Имейте в виду, что это не очень безопасный метод, но он выполняет работу для простых случаев использования. Просто убедитесь, что вы не собираете конфиденциальные данные. Также убедитесь, что вы не используете свой действительный пароль в качестве пароля; Вы не хотите, чтобы вас взломали!

Добавьте Google Sheet с помощью дополнений

Теперь, когда вы создали свою форму, настройте рабочий процесс уведомления с помощью надстройки Google Sheet под названием formMule. FormMule позволяет отправлять настраиваемые и структурированные электронные письма на основе таких триггеров, как на форме представить. Обязательно ознакомьтесь с другими дополнениями

это может лучше удовлетворить ваши конкретные потребности процесса.

Чтобы добавить formMule в свой Google Лист, нажмите Дополнения> Получить дополнения и найти его в списке.

Создайте свои шаблоны электронной почты

Чтобы настроить formMule, нажмите Дополнения> formMule — Email Merge Utility> Настройка и следуйте инструкциям. Для этого приложения важно, чтобы вы включили отправить по форме отправить триггер а также выберите опцию регистрировать URL редактирования для каждой отправки формы.

formMuleSetup

Вы будете использовать 3 шаблона электронной почты для этого примера. Шаблоны должны быть названы логически, чтобы было проще редактировать их на следующем шаге.

formMuleEmailTemplates

Используйте раскрывающийся список для переключения между различными шаблонами и создания настраиваемой электронной почты, которую вы хотите отправить, для каждого из шагов рабочего процесса, которые были изложены в начале:

  • признавать
  • Поставить в известность
  • Ответ

formMuleEmailTemplate1

Волшебство здесь приходит в Объединить теги, что FormMule обеспечивает. Все поля данных, которые были получены в форме, доступны в тегах, которые позволяют создавать пользовательские шаблоны. В дополнение к данным формы formMule также добавляет тег с именем Форма редактирования URL. Этот URL-адрес является ссылкой, которая повторно открывает этот конкретный ответ в исходной форме. Это ключ к тому, чтобы связать все это вместе. Когда вы создаете Поставить в известность шаблон электронной почты, обязательно включите этот тег, чтобы администраторы службы поддержки могли обновить запрос, используя ту же форму, которую вы создали!

Не забудьте дать им пароль, который вы создали ранее, чтобы они могли использовать раздел запроса на обновление формы.

formMuleEmailTemplate2

Google Script и триггеры событий

Когда вы думаете о других способах использования Google Forms для решения своих задач, имейте в виду, что вы также можете создавать свои собственные действия, которые запускаются на форме представить с помощью Google Script

,

Проверь свою работу

Вы проделали большую работу в формах, листах и ​​дополнениях. Прежде чем начать работу с новым удивительным процессом, убедитесь, что вы полностью ознакомились со своим рабочим процессом. Убедитесь, что каждый шаг работает так, как задумано.

Поделитесь своей формой

Вы готовы произвести впечатление на своего босса и коллег! Чтобы поделиться своим процессом, откройте форму и нажмите послать кнопка. У вас есть несколько вариантов для обмена формой, выберите тот, который лучше всего подходит для вашей ситуации, и отправьте его своей целевой аудитории.

Просмотр ваших ответов

После отправки ссылки на форму вы можете приступить к мониторингу электронной таблицы на предмет ответов и анализу результатов.

, Данные будут храниться в электронной таблице, с которой связан опрос.

googleFormResponses

Делайте больше с Google Forms

Как мы продемонстрировали выше, Google Forms может помочь вам не только в сборе данных. Он предоставляет отличный интерфейс для простых процессов и рабочих процессов. И не забывайте, что добавление Google Apps Script к событию «при отправке формы» предоставляет вам практически безграничные возможности для автоматизации.

Какие типы рабочих процессов вы можете представить в Google Forms? Как бы вы внедрили процесс, используя Google Forms на вашем рабочем месте? Пожалуйста, поделитесь в комментариях!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector