Как легко и просто импортировать данные в электронные таблицы Excel

Excel — король программ для работы с электронными таблицами

, но иногда вам нужно открыть документ, который не был отформатирован специально для программ Microsoft. В других случаях вам нужно сохранить документ в другом формате, чтобы его могли использовать люди, не использующие Excel.

Импорт и экспорт данных в Excel кажется сложным процессом, но на самом деле это довольно просто, если вы сделали это пару раз. Вот что вам нужно знать.

Как импортировать данные в Excel

Независимо от того, какие данные вы импортируете, вы начнете процесс одинаково. Удар Файл> Импорт для начала. Вы увидите это всплывающее окно, позволяющее выбрать формат исходного файла, который вы хотите импортировать:

первенствует-импорт-диалог

В этом диалоговом окне вы можете импортировать разделенные запятыми значения (CSV), FileMaker Pro, HTML и текстовые файлы. Если вы хотите импортировать другой тип файла электронной таблицы, лучше всего экспортировать электронную таблицу в другом формате из исходной программы. У большинства программ не должно возникнуть проблем с экспортом в CSV или текст. В этом примере я буду использовать CSV, потому что это общий формат данных, используемый для всего, от данных исследований до электронных таблиц контактов в социальных сетях.

Запустить мастер импорта текста

Нажмите Импортировать, и вы увидите Мастер импорта текста:

первенствует-текст-импорт-мастер

Мастер импорта текста в Excel делает все возможное, чтобы упростить этот процесс, и по большей части он работает действительно хорошо. Большую часть времени вы будете просто нажимать Далее> пока мастер не исчезнет и ваши данные не появятся в электронной таблице. Как вы можете видеть на изображении выше, текстовый мастер определил, что этот файл разделен — каждая ячейка разделена запятой. Потому что это правильно, мы можем просто нажать Далее> перейти к импорту (если это не так, читайте советы по импорту с фиксированной шириной).

Установить разделители данных

На втором этапе вы можете выбрать несколько различных параметров, связанных с разделением, которые помогут вам убедиться, что ваши данные импортируются правильно:

первенствует-текст-импорт-разделители

Во-первых, вы можете выбрать свой разделитель. Данные, которые я импортирую, используют запятые для разделения ячеек, поэтому я оставлю запятая выбран. табуляция также выбран, и не оказывает негативного влияния на этот импорт, поэтому я оставлю его в покое. Если ваша таблица использует пробелы или точки с запятой для различения ячеек, просто выберите этот параметр. Если вы хотите разделить данные на другой символ, например, косую черту или точку, вы можете ввести этот символ в поле Другой: коробка.

Рассматривать последовательные разделители как единое целое коробка делает именно то, что говорит; в случае запятых наличие двух запятых подряд создаст одну новую ячейку. Если флажок не установлен (по умолчанию), это создаст две новые ячейки.

Текстовый классификатор коробка важна; когда мастер импортирует электронную таблицу, некоторые ячейки будут обрабатываться как числа, а некоторые — как текст. Символ в этом поле сообщит Excel, какие ячейки следует рассматривать как текст. Обычно вокруг текста будут кавычки («»), так что это опция по умолчанию. Текстовые квалификаторы не будут отображаться в окончательной электронной таблице. Вы также можете изменить его на одинарные кавычки (‘‘) или нет, и в этом случае все кавычки останутся на месте, когда они будут импортированы в окончательную электронную таблицу.

Задать форматы данных

Как только все выглядит хорошо, нажмите Далее> чтобы перейти к последнему шагу, который позволяет установить форматы данных для импортируемых ячеек:

Excel-импорт-данные-форматы

Значение по умолчанию для Формат данных столбца является генеральный, который автоматически преобразует данные в числовой формат, формат даты и текст. По большей части, это будет работать просто отлично. Если у вас есть особые потребности в форматировании, вы можете выбрать Текст или же Дата:. Параметр даты также позволяет выбрать формат, в который импортируется дата. И если вы хотите пропустить определенные столбцы, вы можете сделать это тоже.

Каждый из этих параметров применяется к одному или нескольким столбцам, если вы нажмете Shift, чтобы выбрать более одного. Если вы располагаете гигантской электронной таблицей, таким образом может пройти много времени, но это может сэкономить ваше время в долгосрочной перспективе, если все ваши данные будут правильно отформатированы при первом импорте.

Последний вариант в этом диалоговом окне продвинутый меню, позволяющее настроить параметры, используемые для распознавания числовых данных. По умолчанию используется точка в качестве десятичного разделителя и запятая в качестве разделителя тысяч, но вы можете изменить это, если ваши данные отформатированы по-разному.

расширенный текстовый-импорт-первенствует

После того, как эти настройки набраны по вашему вкусу, просто нажмите Конец и импорт сделан.

Использовать фиксированную ширину вместо разделителя

Если Excel неправильно использует разделители данных или вы импортируете текстовый файл без разделителей, вы можете выбрать Фиксированная ширина вместо разграниченный на первом этапе. Это позволяет вам разделить ваши данные на столбцы в зависимости от количества символов в каждом столбце. Например, если у вас есть электронная таблица, полная ячеек, которая содержит коды из четырех букв и четырех цифр, и вы хотите разделить буквы и цифры между разными ячейками, вы можете выбрать Фиксированная ширина и установите разделение после четырех символов:

текстовый мастер-импорт фиксированный

Для этого выберите Фиксированная ширина и нажмите Далее>. В следующем диалоговом окне вы можете указать Excel, где разделить данные на разные ячейки, щелкнув отображаемые данные. Чтобы переместить разделение, просто нажмите и перетащите стрелку вверху линии. Если вы хотите удалить разделение, дважды щелкните строку.

После выбора ваших расколов и удара Далее>, вы получите те же параметры, что и при импорте с разделителями; Вы можете выбрать формат данных для каждого столбца. Затем нажмите Конец и вы получите свою таблицу.

первенствует импортирован фиксированной текст

Помимо импорта файлов без разделителей, это хороший способ разделения текста и чисел

из файлов, с которыми вы работаете. Просто сохраните файл как CSV или текстовый файл, импортируйте этот файл и используйте этот метод, чтобы разделить его так, как вы хотите.

Импорт HTML аналогичен импорту CSV или текстовых файлов; выберите файл, выполните те же действия, что и выше, и ваш HTML-документ будет преобразован в электронную таблицу, с которой вы можете работать (это может оказаться полезным, если вы хотите загрузить HTML-таблицы с веб-сайта или если данные веб-формы сохранено в формате HTML).

Экспорт данных из Excel

Экспортировать данные намного проще, чем импортировать их. Когда вы будете готовы к экспорту, нажмите Файл> Сохранить как… (или воспользуйтесь удобным сочетанием клавиш Excel

), и вам будет предложено несколько вариантов. Просто выберите тот, который вам нужен.

Excel-экспорт-варианты

Вот разбивка нескольких наиболее распространенных:

  • .xlsx / .xls: стандартные форматы Excel.
  • .XLT: Шаблон Excel.
  • .XLSB: формат Excel, написанный в двоичном формате вместо XML, который позволяет сохранять очень большие таблицы быстрее, чем стандартные форматы.
  • .CSV: значение, разделенное запятыми (как в первом примере импорта, использованном выше; может быть прочитано любой программой для работы с электронными таблицами).
  • .текст: несколько слегка отличающихся форматов, которые используют вкладки для разделения ячеек в вашей электронной таблице (если сомневаетесь, выберите Текст с разделителями табуляции вместо другого варианта .txt).

Когда вы выбираете формат и нажимаете Сохранить, Вы можете получить предупреждение, которое выглядит так:

первенствует-экспорт-предупреждение

Если вы хотите сохранить файл в формате, отличном от .xlsx или .xls, это может произойти. Если в вашей электронной таблице нет конкретных функций, которые вам действительно нужны, просто нажмите Продолжить и ваш документ будет сохранен.

Один шаг ближе к мастерству в Excel

По большей части люди просто используют электронные таблицы в формате Excel, и их действительно легко открывать, изменять и сохранять. Но время от времени вы получаете разные документы, например, извлеченные из Интернета или созданные в другом пакете Office.

, Знание того, как импортировать и экспортировать различные форматы, может сделать работу с такими листами намного удобнее.

Вы импортируете или экспортируете файлы Excel на регулярной основе? Для чего вы считаете это полезным? Есть ли у вас какие-либо советы, чтобы поделиться или конкретные проблемы, для которых вы еще не нашли решение? Поделитесь ими ниже!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector