Содержание
Когда люди думают об инструментах для управления проектами
Как правило, на ум приходит такое программное обеспечение, как Microsoft Project. Теперь, конечно, это потрясающий инструмент, который можно использовать для управления задачами, сроками, результатами и ресурсами для проекта. Но что вы используете для отслеживания нескольких проектов?
Независимо от того, являетесь ли вы одним или десятью сотрудниками, инструмент, который может отслеживать статусы и встречи, отправлять напоминания и даже хранить все документы для проекта, также весьма полезен. Именно здесь приходит Podio, чтобы помочь вам управлять несколькими проектами, командой других или просто способом отслеживать их оба. Вот несколько трюков и советов, чтобы максимально эффективно использовать Podio для отслеживания ваших проектов и вашей команды.
Внедрить Podio Apps
Podio — это инструмент, который использует «приложения» для управления различными аспектами рабочего пространства
, Приложения доступны для каждой функции и отрасли и включают такие вещи, как встречи, идеи, клиенты, заказы на покупку, счета, контакты и многое другое. Лучший способ использовать Podio — получить нужные вам приложения. Начните с проверки Podio App Market и просмотрите пакеты, доступные по функциям или отрасли. Это поможет вам начать с нуля, и вы сможете получить отдельные приложения позже.
Например, если вы используете Podio для функции управления событиями, есть пакет, содержащий приложения для участников, мест проведения, поставщиков, спикеров, событий и списка гостей. Другой пример использует индустрия продаж и включает в себя пакет для управления потенциальными клиентами, который содержит приложения для продаж, потенциальных клиентов, торговых встреч, коммуникаций и продуктов.
Используйте приложения в Podio, чтобы отслеживать все аспекты вашего проекта, большие или маленькие. Все они могут быть расположены на главном экране рабочей области и содержать поля, которые вам, вероятно, понадобятся. Но вы также можете изменить любое приложение, чтобы настроить его именно так, как вы хотите. Эти приложения являются основой Podio и дают вам большую гибкость в отслеживании ваших проектов и их движущихся частей.
Воспользуйтесь подключенными услугами и расширениями
Полезной особенностью Podio является его подключение к другим сервисам. Если вы заинтересованы в подключении вашего Календарь Microsoft Exchange для экспорта событий, ваш Идти на встречу аккаунт для запуска встреч прямо из Podio, или ваш Evernote учетную запись, чтобы прикрепить свои заметки, то Podio вас охватил. Для отслеживания ваших задач и отслеживания ваших проектов, безусловно, лучше подключить другие сервисы, которые вы используете. Чтобы успешно использовать Podio, эти подключенные сервисы позволяют вам извлекать нужные вам элементы, которые могут существовать в других местах, но которые необходимы для вашего проекта.
Наряду с этими услугами вы можете легко подключить Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync и Dropbox. Подключение легко; просто нажмите на Настройки аккаунта из основной навигации, а затем Сервисы. У каждой службы есть своя кнопка подключения, и после входа в систему вы увидите, как они перемещаются вверх по списку, где они готовы к использованию.
Помимо подключения услуг, вы можете воспользоваться Podio расширения которые интегрируются со многими сторонними разработчиками. Интеграция с MailChimp, Google Maps и Xero позволит вам сделать ваш опыт работы с Podio еще лучше. Например, есть расширение QuickBooks, которое позволяет вам импортировать клиентов и информацию об учетной записи в Podio, где вы затем можете настроить автоматическое выставление счетов-фактур между системами.
Как Podio сравнивается с Trello
Если вы не пробовали другие инструменты, такие как Podio, для отслеживания проектов и управления ими, их легко сравнить с Trello.
, который является еще одним отличным инструментом. Если вы попробовали оба из них, то у вас, вероятно, есть предпочтение или, возможно, вы используете их оба, но для разных целей. Они оба предлагают основы для отслеживания проектов, задач и людей, а также удобные уведомления, напоминания и настраиваемые параметры форматирования для инструментов. Итак, чем они отличаются?
Рабочая среда
В то время как у Podio и Trello есть аккуратно организованные рабочие пространства, Trello должен был бы попасть в категорию «более простой настройки». Podio занимает немного больше времени, чтобы настроить для использования. Получив нужные вам приложения, вы можете использовать их для настройки плиток или виджетов для вашего основного рабочего пространства и упорядочить их, чтобы они хорошо выглядели. С Trello вы сразу видите свои доски, а после выбора — свои карты. Да, с Trello тоже есть время на настройку, но оно тратится на настройку ваших проектов и задач, а не на настройку инструментов, которые вам нужны, как в Podio. Но, если вы не возражаете потратить немного времени на создание действительно настраиваемого рабочего пространства, то Podio сделает то, что не делает Trello.
Подключенные сервисы
Когда дело доходит до подключения календарей, программного обеспечения для встреч
У файловых менеджеров и заметок у Podio просто больше возможностей. Вы можете прикреплять файлы и фотографии к карточкам в Trello из таких мест, как Google Drive, Dropbox, Box и OneDrive (ниже). Вы также можете подключить Trello к iCal, чтобы просматривать свои карты или даже Sunrise Calendar, если это ваш выбор расписания. Но в целом Podio обладает большей гибкостью благодаря возможностям подключенных сервисов.
Мобильный доступ
В Podio (iOS, Android) и Trello (iOS, Android) есть бесплатные мобильные приложения, которые действительно делают отслеживание проектов удобным. Для вашего телефона или планшета они оба покрыты вами. Если вы визуальный человек, который ценит доски и карты, используемые в Trello, то вы будете очень довольны их приложением. У этого есть гладкий интерфейс, и перетаскивание также довольно отзывчиво. Аналогично, у Podio есть хорошее приложение, если вам нравится просматривать таблицы данных, последние действия для вашей команды и вносить обновления в элементы. В любом случае, используя мобильные параметры, вы можете оставаться на связи со своими проектами, уведомлениями и командой, когда вы находитесь в пути.
Советы по использованию Podio
Опять же, Podio — это инструмент для управления проектами, задачами и даже вашей командой, который сильно отличается от программного обеспечения, такого как Microsoft Project. Это дает вам возможность отслеживать, проверять статусы, назначать задачи и поддерживать ваши проекты в соответствии с этим тщательно разработанным планом. Вот несколько советов по использованию Podio, если вы новичок в этом или не в полной мере использовать его возможности.
- Для управления командой используйте Вне офиса приложение. Каждый член команды может легко выбрать Vacation, Remote или Conference для описания типа. Затем, после ввода даты, менеджер может быстро утвердить или отклонить время вне офиса. Также можно отправлять уведомления, которые дают отличные напоминания, если кто-то из вашей команды исчезнет.
- Попробуйте доступное Веб-формы для вашего сайта. Podio создаст формы для вашего сайта одним нажатием кнопки. Затем вы можете настроить форму и опубликовать полученную ссылку или разместить код для встраивания прямо на своем веб-сайте. Используя наш предыдущий пример управления событиями, вы могли бы легко заполнить форму для заинтересованных клиентов, чтобы запросить ваши услуги для их мероприятия.
- Воспользуйтесь преимуществами простого функция экспорта. Каждое приложение, которое вы используете, содержит возможность экспорта данных. Это очень удобно для обновления вашей команды на статусном совещании или вашего босса, когда он хочет получать обновления обо всех проектах для вашей команды. Функция экспорта отображается при выборе значка гаечного ключа внутри приложения.
- Настроить приложения для полной эффективности. Каждое приложение поставляется с основами, которые вам понадобятся. Но каждый из них может быть отредактирован и настроен так, чтобы вы могли использовать точные поля, списки, статусы и другие элементы, которые вам нужны в каждом из них. Просто нажмите на значок гаечного ключа, как только вы находитесь в приложении и выберите Изменить шаблон.
Подио Планы
Если вы новичок в Podio, есть несколько различных планов, которые вы можете выбрать, включая бесплатный вариант. Если ваша команда состоит из пяти человек, вы можете получить все функции базового плана, за исключением управления пользователями, бесплатно. Если у вас более пяти пользователей; Есть планы, начиная с 9 долларов в месяц. У вас может быть неограниченное количество пользователей с такими преимуществами, как учебные занятия, приоритетная поддержка и расширенные настройки, в зависимости от вашего платного плана.
Вы используете Podio или вы все еще рассматриваете это?
Если вы уже являетесь пользователем Podio, какими полезными советами вы можете поделиться с читателями? Если вы все еще думаете об использовании Podio для отслеживания проектов, каковы ваши решающие факторы и что вы ищете в инструменте? Не стесняйтесь делиться своими мыслями и опытом в комментариях ниже!
Изображение предоставлено: Бизнесмен через Shutterstock, Alphaspirit через Shutterstock.com
