Как написать идеальное профессиональное электронное письмо (на основе данных)

Написание эффективных писем кажется достаточно легким. Но если вы хотите, чтобы ваши электронные письма работали еще лучше, имейте в виду следующие научно обоснованные правила.

В прошлом мы перечисляли 12 причин, по которым люди все еще игнорируют ваши электронные письма.

, Мы даже дали вам пошаговые инструкции о том, как заставить занятых людей отвечать на ваши сообщения.

, Но теперь пришло время поделиться некоторыми еще более конкретными, действенными советами, подкрепленными данными.

Каждый из этих советов не только повышает вероятность того, что ваши электронные письма будут прочитаны, но и получит положительный ответ от этих электронных писем. Это важно, потому что электронная почта по-прежнему является основной формой общения в деловом мире. Зная, как создавать эффективные электронные письма, вы получаете определенное преимущество перед своими коллегами.

1. Получить на имя условия

Это звучит очевидно, но если вы действительно хотите, чтобы люди обращали внимание, когда получают от вас электронное письмо, используйте их имя. И использовать его не раз.

Объятие

Исследования, опубликованные в 2006 году, показали, что несколько областей мозга «демонстрируют большую активацию под своим именем», что свидетельствует о том, что «слушание собственного имени имеет уникальную активацию работы мозга».

Поэтому использование имени получателя в теме и теле письма — психологический трюк, который может привлечь внимание. Заключение с «Надеюсь услышать от вас скоро, Стэн» гораздо эффективнее, чем просто «Надеюсь услышать от вас скоро».

2. Охватите эффект ореола

Люди находятся под влиянием людей, которым они доверяют. Если менеджер посоветует вам связаться с директором вашей компании, назовите этого менеджера в своем вступительном письме. Холодные письма ужасно получать. Поэтому чрезвычайно важно показать, что вы пользуетесь поддержкой кого-то, кому доверяет ваш получатель.

Отчасти это связано с теорией, называемой эффектом ореола. Это своего рода уклон подтверждения. В этом случае предвзятость, скорее всего, улучшит общее впечатление о вас директора просто из-за его благоприятного впечатления от менеджера, который вас направил.

Вы не должны упоминать начальство. Опираясь на мнения и идеи экспертов, клиентов, общих друзей и толпы, вы также можете усилить свою электронную почту, при условии, что получатель ценит мнения людей, на которых вы ссылаетесь.

3. Будь сердитым или счастливым. Но никогда не нейтральный

Когда Boomerang, ведущее приложение Gmail, проанализировало его данные, они обнаружили нечто невероятно интересное. «Одним из наиболее важных факторов, определяющих уровень ответов, является то, насколько положительными (слова, как хорошие) или отрицательными (слова, как плохие) являются слова в сообщении».

Пишите с эмоциями

Как умеренно положительные, так и отрицательные электронные письма получили на 5–15% больше ответов, чем нейтральные электронные письма. Это, как говорится, крайне враждебные электронные письма

получил почти никакого ответа. Чрезмерно лестные электронные письма тоже работали не намного лучше. Другими словами, выражайте свои чувства, но не слишком остро реагируйте.

4. Держите это коротким (но как коротким?)

Я знаю я знаю. Будут исключения из этого. Один из моих любимых мозговых сайтов Intelligent Content в 2016 году с этими 35 сайтами

Интеллектуальный контент в 2016 году с этими 35 сайтами

Brain Pickings отправляет невероятно длинные электронные письма, которые приятно читать. Но в целом данные говорят о том, что вам следует избегать длинных писем.

Длина электронной почты

Фактически, наряду с информацией о типах слов, которые вы должны использовать в своих сообщениях, Бумеранг также нашел «идеальную» длину письма. Основываясь на анализе 40 миллионов электронных писем, они обнаружили, что те, которые содержат не более 50–175 слов, имеют наибольший шанс получить ответ (49–50%). Это также подтверждается результатами исследования MIT 2010 года.

Это мудрый совет, но не всегда практичный. Но урок заключается в том, чтобы ваши электронные письма были краткими. Один из способов сделать это — подписаться на философию «Пять предложений» и никогда не отправлять электронные письма длиной более пяти предложений. Как сказал Entrepreneur.com инвестор и автор Гай Кавасаки, «менее пяти предложений часто бывают резкими и грубыми, более пяти предложений тратят время».

5. Используйте слово «потому что»

Если у вас есть смелость попросить кого-то сделать что-то для вас, по крайней мере, скажите ему или ей, почему. Мы знаем это с 70-х годов, когда профессор психологии в Гарвардском университете Эллен Лангер опубликовала исследование, подчеркивающее важность слова «потому что».

Зачем

Мы слишком часто получаем электронные письма, которые просто требуют чего-то («Вы можете отправить мне этот отчет до 14:00?»), Не объясняя, почему. Но, введя слово «потому что» в наш запрос («Можете ли вы отправить мне этот отчет до 14:00, потому что его нужно отредактировать до 17:00»), шансы на соответствие возрастают.

Согласно этому исследованию, это может быть потому, что «люди ведут« автоматическое »поведение… как форму эвристики или сокращения. И, услышав слово «потому что», за которым следует причина (неважно, насколько она хромая), мы вынуждены подчиниться ».

6. Не предлагайте больше, чем 3 варианта

Парадокс выбора заключается в том, что у нас так много вариантов, что мы парализованы. Чтобы ваши электронные письма не приводили к выбору парадокса, старайтесь не предлагать более трех вариантов.

Человеческий разум любит магию трех. Вот почему мы даем три медали на Олимпиаде. Мы анализируем вещи с точки зрения оптимистичного, реалистичного и пессимистического (или высокого, среднего и низкого). И именно поэтому экономические рынки часто развиваются, чтобы в них размещались только три основных конкурента.

Что касается принятия решений, мы также любим полагаться на три причины или три варианта. Это было продемонстрировано в исследовании под названием «Три очарования, но четыре тревоги», проведенном двумя учеными-поведенцами. Применительно к электронной почте, если вы организуете встречу или звонок, попробуйте указать только три варианта времени и даты. В качестве альтернативы вы можете использовать инструмент планирования встреч, такой как Doodle, который мы рассмотрели

в прошлом.

7. Пишите на уровне третьего класса

Уровень чтения ваших электронных писем может оказать огромное влияние на ваши ответы. По словам Бумеранга, электронные письма, написанные на уровне чтения колледжа, имели отклик всего 39%. Наиболее эффективной оценкой был третий класс, который показал 53% ответов.

Хемингуэй приложение

Уровень чтения в основном определяется по «количеству слогов в ваших словах и количеству слов в ваших предложениях». Чтобы повысить скорость отклика, сделайте как свои предложения, так и свои слова короткими. Чтобы проверить уровень чтения своих электронных писем, скопируйте и вставьте их в такие инструменты, как Readability-Score или Hemingway Editor.

8. Проверьте ваш текст

Для длинных писем это само собой разумеется, но для коротких писем корректура часто упускается из виду. Это плохая идея.

В исследовании 2001 года Ларри Бисон показал, что ошибки в письме (в том числе орфографические и грамматические ошибки, а также логические ошибки) несколько негативно влияют на восприятие писателя.

Вычитка

Когда читатель замечает ошибку, он автоматически делает предположения о писателе. В этом исследовании наиболее распространенные предположения заключались в том, что автор был ошибочным мыслителем, а не подробным человеком, плохим коммуникатором и / или плохо образованным.

Вот некоторые довольно разрушительные атрибуты, которые вы можете избежать, просто читая корректуру

каждый из ваших писем.

9. Отображать числа как цифры

Если в вашем сообщении важны такие цифры, как статистика, данные, даты, время и т. Д., Отображайте их в виде цифр, а не набирайте их (12 вместо двенадцати).

Исследования по отслеживанию глаз показали, что глаза читателя обычно сканируют текст, тогда как «цифры часто останавливают блуждающий глаз». Это потому, что «числа представляют факты». Числа — это точные данные, которые разум может быстро определить. Ум читателя предполагает, что эти цифры являются важной частью сообщения.

Имейте это в виду при создании собственных писем. Если цифры являются важной частью вашего сообщения, отобразите их в виде цифр, чтобы читатель мог отфильтровать важные из неважных.

Заставить электронную почту работать на вас

В большинстве рабочих мест электронная почта является важной частью нашего общения с коллегами. Независимо от того, отправляете ли вы 10 или 100 писем в день, умение создавать эффективные сообщения — это навык, который вам необходимо освоить.

Эл. адрес

Как вы можете видеть сверху, это не сложно. Небольшие изменения, такие как создание более кратких электронных писем, корректура или изменение эмоций при написании, могут оказать большое влияние. И с бесплатными инструментами улучшения электронной почты

чтобы помочь, нет оправдания.

Эти шансы могут не только повысить вероятность того, что ваши электронные письма будут замечены и услышаны, но также помогут улучшить профессиональное представление о себе.

Какие изменения вы внесли в способ написания электронных писем, которые повысили их эффективность? Мы будем рады услышать!

Авторы изображений: Hug Hernán Piñera (Flickr), Вопросительный знак Марко Беллуччи (Flickr), Пример корректуры по Volkspider (Flickr), Электронная почта Деннис Склай (Flickr)

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector