Содержание
Было время, когда работа с кем-то еще над документом Word или электронной таблицей Excel означала, что вам придется передавать файл назад и вперед, следя за тем, что изменилось. К счастью, Интернет сделал сотрудничество в реальном времени
реальность.
Однако проблемы все еще могут возникать, когда неясно, какие изменения были внесены в какое время или кто их сделал. К счастью, функция «История» в Office 2016 устраняет любые сомнения в этом процессе.
Имея в своем распоряжении полную историю версий и полезную информацию о том, кто, что и когда делал, вы скоро обнаружите, что ваше сотрудничество стало проще, чем когда-либо прежде, если вы воспользуетесь этой новой функциональностью.
Сотрудничество в реальном времени
Одна из самых полезных функций, добавленных в Microsoft Office 2016
это опция для совместной работы над документом с другими пользователями в режиме реального времени. Работаете ли вы на противоположных концах своего рабочего места или на разных континентах, совместная работа в реальном времени — это простой способ убедиться, что все находятся на одной странице.
Первым шагом является обеспечение того, чтобы все необходимые пользователи имели доступ к документу, а также права редактирования при необходимости. Откройте файл, с которым вы хотите сотрудничать, и нажмите Поделиться кнопка в правом верхнем углу пользовательского интерфейса Office.
Вам будет предложено сохранить копию документа в онлайн-хранилище, чтобы другие пользователи могли получить к нему доступ, а затем вы можете начать предлагать другим пользователям редактировать, введя их адреса электронной почты. Обратите внимание, что вы можете дать им разрешение на просмотр документа без внесения изменений, если это предпочтительнее — однако, если вы планируете сотрудничать, они должны иметь возможность редактировать.
Приглашенные соавторы получат электронное письмо со ссылкой, позволяющей открыть документ в Word Online.
, Кроме того, вы можете использовать Получить ссылку для обмена возможность получить прямую ссылку на документ, который вы можете распространять по своему усмотрению.
Когда над документом работает несколько пользователей, их позиция на странице будет отмечена значком с цветовой кодировкой. Если навести указатель мыши на значок, он будет развернут, и вы сможете увидеть, к какому пользователю он относится. Вы также можете проверить, кто активен в документе в любое время, используя Поделиться панель.
Если кто-то внес изменения или добавит содержимое в документ, он будет автоматически выделен при просмотре файла другими пользователями.
Подобная работа может спасти большое разочарование, если нескольким людям потребуется внести изменения в один и тот же документ, поскольку это устраняет возможность возникновения грязной истории версий, которая иногда может возникнуть, когда одни и те же файлы передаются от одного человека другому. Тем не менее, благодаря сотрудничеству Office 2016 сотрудничество в режиме реального времени становится по-своему эффективным.
отслеживает историю документа.
История отслеживания в Office 2016
Чтобы просмотреть историю отдельных документов в любой программе Office 2016, перейдите к файл > история. Обратите внимание, что эта функция доступна только пользователям, имеющим доступ к OneDrive для бизнеса или SharePoint. Если вы не попали в эту группу, вы можете использовать функцию отслеживания изменений
вместо этого (см. ниже).
Вы должны увидеть панель «История» в правой части экрана. Будут перечислены все предыдущие версии документа, а также имя пользователя, который внес изменения, и время и дата последнего изменения этой итерации файла.
Нажатие на отдельные версии откроет эту итерацию документа, что может быть очень полезно, если вы решите, что что-то пошло не так в ходе проекта. Вам также предоставляется возможность сравнивать различные версии в интерфейсе, разработанном для упрощения разграничения двух документов.
Различия между историей и отслеживанием изменений
Новая функция «История» во многом служит заменой функции «Отслеживать изменения», хотя обе функции поддерживаются в Office 2016.
В свое время отслеживание изменений было огромной помощью, когда документы передавались от одного пользователя другому, но реальность такова, что этот вид рабочего процесса существенно изменился за последние годы. Рост интернет-программного обеспечения, как Word Online
Не говоря уже о том, что облачное хранилище свободно доступно и широко используется, коренным образом изменился способ совместного использования документов.
Функция отслеживания изменений в значительной степени автоматически обеспечивается функцией «История», поэтому нет никаких причин включать или выключать ее, если только это не является вашим личным предпочтением. Вы все еще можете перейти к Обзор вкладка для вставки комментариев, где это необходимо.
Однако возможности для совместной работы, включенные в Office 2016, предлагают множество других способов связи с коллегами. Наведите курсор на чье-то имя в Поделиться Panel предоставит доступ к любой контактной информации, которую они добавили в свой профиль учетной записи Microsoft.
Хотя нет причин прекращать использование отслеживания изменений, если вы этого предпочитаете, очевидно, что функция «История» уже готова для полной замены ее функциональности. На данный момент доступны оба варианта, но более чем вероятно, что Microsoft постепенно прекратит отслеживать изменения в ближайшие годы, так как его цель лучше сочетается с растущим вниманием к онлайн-сотрудничеству при использовании пакета Office.
У вас есть совет, как пользователи Office могут лучше сотрудничать со своими коллегами? Или у вас есть проблемы с интеграцией функции истории в ваш рабочий процесс? Чтобы обратиться за помощью или поделиться своими знаниями, посетите раздел комментариев ниже.
