Содержание
Использование программного обеспечения для отслеживания расходов для записи, организации и управления вашими личными и деловыми расходами сэкономит вам много времени и денег, когда наступит налоговый день.
Но какое программное обеспечение для отслеживания расходов следует использовать? Что делать, если вам нужно отслеживать пробег? Или хранить сканы чеков?
Мы собрали лучшие приложения для отслеживания расходов для сканирования квитанций, отслеживания расходов и регистрации миль. Прежде чем мы перейдем к ним, давайте немного поговорим о том, почему вы должны в первую очередь отслеживать свои расходы.
Почему вы должны использовать программное обеспечение для отслеживания расходов
Если вы собираетесь отслеживать расходы на IRS, рекомендуется использовать программное обеспечение для отслеживания расходов. (К сожалению, ваше приложение для составления личного бюджета
возможно, это не сработает.) Сначала это может показаться хлопотным, но в конечном итоге это сэкономит вам много времени и денег.
Вы можете просто сохранить бумажные квитанции, но использование приложения с расходами облегчит процесс. Если вы собираетесь вычитать расходы по налогам, есть большая вероятность, что вы будете собирать различные типы чеков от разных поставщиков.
Медицинские, транспортные и образовательные расходы являются общими. Владельцы малого бизнеса могут также отслеживать расходы на переезд, деловые покупки, страховые взносы и многое другое.
Использование правильного программного обеспечения для отслеживания расходов поможет вам хранить, классифицировать и получать квитанции, которые вы получили за год.
И если вы когда-либо проходили аудит в IRS без чеков, вы знаете, сколько это стоит. Даже если вы этого не сделаете, сохранение этих чеков сэкономит вам деньги. Это стоит небольших усилий.
Какие квитанции вы должны сохранить для IRS?
Существует множество возможных налоговых вычетов для расходов, и выяснить, имеете ли вы право на них, может быть хлопотно. Возможно, было бы лучше отследить ваши расходы на любые возможные вычеты и выяснить, имеете ли вы право на участие позже.
С другой стороны, если вы используете финансового консультанта или налогового инспектора
они могут это выяснить и использовать сохраненные вами чеки, чтобы сэкономить вам больше денег.
Вот несколько наиболее распространенных вычетов, для которых вам необходимо сохранить квитанции:
- Медицинские и стоматологические расходы
- Вычитаемые расходы на бизнес
- Пробег автомобиля для деловых целей
- Командировочные расходы
- Благотворительные взносы
- Расходы учителя на образование
- Продажа вашего дома
Есть и другие. Чтобы увидеть, есть ли какие-либо вычеты, которыми вы могли бы воспользоваться, проверьте кредиты IRS Страница отчислений для частных лиц. Если вы считаете, что к вам могут относиться какие-либо из этих вычетов, рекомендуется начать экономить свои квитанции сегодня.
Если вы владелец бизнеса, есть страница с информацией о кредитах и отчислениях для бизнеса, которая вам пригодится.
Как долго вы должны хранить квитанции для налоговых целей?
Помимо цифровых копий квитанций, вы должны хранить физические квитанции в течение трех лет.
Так почему же, если вы храните физические копии, вам следует использовать программное обеспечение для отслеживания расходов? Потому что это делает вашу жизнь намного проще. Вам не понадобятся физические копии, пока вы не пройдете аудит, и ваше приложение для отслеживания расходов ускорит процесс подачи налоговой декларации.
Лучшие приложения для отслеживания пробега и расходов
Лучшее программное обеспечение для отслеживания расходов в вашей конкретной ситуации зависит от того, отслеживаете ли вы как частное лицо или как владелец бизнеса. Работающие не по найму люди и владельцы бизнеса обычно должны отслеживать больше расходов и могут нуждаться в большем количестве организационных функций из своего приложения.
С другой стороны, люди, вероятно, не будут хранить слишком много квитанций. Есть, конечно, исключения. Если вы считаете, что вам потребуется много возможностей для сканирования квитанций, обязательно ознакомьтесь с разделом «Бизнес» ниже.
Однако сначала мы начнем с приложений для отслеживания пробега и расходов для физических лиц.
Для физических лиц с небольшими расходами: бесплатная компенсация
Expensify — одно из лучших приложений для отслеживания пробега и квитанций, независимо от того, являетесь ли вы человеком с небольшими затратами или руководителем с непростой репутацией. Их бесплатная версия отлично подходит для людей, которые нуждаются в 10 проверках чеков или меньше в месяц.
SmartScan извлекает соответствующую информацию из каждой квитанции и сохраняет ее на серверах Expensify, где у вас есть неограниченное пространство для хранения. Когда наступает налоговый сезон, у вас есть все, что вам нужно.
Если вам требуется более 10 сканирований в месяц, вы можете перейти на план группы, о котором мы поговорим ниже.
Скачать: Expensify для iOS | Android (бесплатно)
Для лиц с бумажными и электронными квитанциями: квитанции по волне
Receipts by Wave, как Expensify, извлекает соответствующую информацию из ваших сканов чеков, что отлично подходит для отслеживания расходов. Но он также позволяет вам пересылать квитанции по электронной почте на адрес электронной почты, где он также будет вводить эту информацию в вашу учетную запись.
Мало кто имеет только бумажные квитанции, поэтому эта функция может сэкономить вам много времени.
И Wave абсолютно бесплатен, если вы не хотите обрабатывать платежи по кредитным картам или начислять заработную плату (что, если вы не работаете не по найму или не являетесь владельцем бизнеса, вы, вероятно, не будете). Сложно победить это.
Скачать: Поступления от Wave для iOS | Android (бесплатно)
Для людей, регистрирующих много миль: MileIQ
Отслеживание пробега может быть проблемой. Независимые подрядчики, продавцы, руководители и другие специалисты могут проехать тысячи миль в год и должны записывать все эти поездки. MileIQ — одно из лучших приложений для отслеживания пробега, потому что оно почти полностью автоматизировано.
Приложение знает, когда вы едете, и работает в фоновом режиме, чтобы отслеживать ваш пробег. Когда вы закончите поездку, вы проведете пальцем вправо для деловых поездок или влево для личных поездок. Вы также можете использовать его функции настройки, чтобы сделать регистрацию и классификацию еще проще.
С 40 бесплатными журналами дисков в месяц, многие люди могут использовать приложение без оплаты. Вы также можете заплатить 60 долларов в год, чтобы получить премиум-версию, которая дает вам неограниченное отслеживание пробега. (Интересно, что если ваша компания имеет подписку на Office 365 Business или Business Premium, вы можете получить MileIQ бесплатно.)
Скачать: MileIQ для iOS | Android (бесплатно)
Для владельцев бизнеса: QuickBooks
Поскольку это полнофункциональное бухгалтерское приложение для бизнеса, QuickBooks имеет надежные функции отслеживания расходов (это также лучшее бухгалтерское программное обеспечение для фрилансеров).
). Расходы легко классифицировать, поэтому вам не нужно разбираться с ними в налоговые сроки, чтобы выяснить, где они должны быть вычтены.
QuickBooks научится автоматически классифицировать транзакции с течением времени, экономя ваше время и усилия на ввод их вручную. Вы даже можете настроить свои категории расходов, если ваш бухгалтер нуждается в дополнительной информации.
Мобильные приложения позволяют прикреплять изображения квитанций к транзакциям на ходу, а план самозанятых также позволяет отслеживать пробег. Там нет бесплатной версии QuickBooks, но вы можете начать с 5 долларов в месяц в плане самозанятости или 7 долларов в месяц с простым запуском.
Самым большим преимуществом использования QuickBooks в качестве программного обеспечения для отслеживания расходов является то, что оно дает вам все остальное, что вам нужно для ведения бухгалтерского учета для вашего бизнеса.
Скачать: QuickBooks для iOS | Android
Для фрилансеров: урожай
Урожай наиболее известен как инструмент отслеживания времени
, но он также содержит некоторые отличные функции для отслеживания расходов. Вы можете быстро сфотографировать квитанцию, чтобы зарегистрировать расходы, и даже можете пометить ее как подлежащую оплате, чтобы включить ее в следующий счет клиента.
Поскольку он интегрируется с QuickBooks, вы можете импортировать свои расходы и иметь их готовыми к вычету, когда наступит налоговый сезон.
Вы можете использовать Harvest бесплатно до двух проектов. Если вы хотите включить больше проектов, вы ищете 12 долларов в месяц, что больше, чем многие другие доступные варианты. Тем не менее, он дает вам отличные функции отслеживания времени, и даже позволяет отправлять счета и оценки.
Скачать: Урожай для iOS | Android (бесплатно)
Начать отслеживать поступления и расходы по налогам
Это может показаться хлопотным, но использование приложения для отслеживания пробега, квитанций и других расходов сэкономит ваши деньги в долгосрочной перспективе. И с огромным количеством опций для отслеживания расходов, нет никаких оснований не начинать прямо сейчас.
Чем раньше вы начнете, тем легче будет время, когда в следующем году наступит налоговый день
,
