Помните, как вы встретили цунами сообщений электронной почты, когда вы вернулись из отпуска? Вероятно, вы забыли установить сообщение «Нет на работе» в вашем Microsoft Outlook, прежде чем выйти за дверь.
Да, это не решение для наводненного почтового ящика, но оно уведомляет ваши контакты оранжевым светом о том, что вас нет, и есть причина, по которой вы не сможете ответить своевременно. Ваши контакты могут следить, не заполняя ваш почтовый ящик.
Вы должны настроить его прямо сейчас, наряду с консервированными сообщениями и профессиональной электронной подписью
, чтобы сэкономить время в будущем. Это займет у вас всего несколько минут в Outlook.
Как настроить автоматические ответы в Outlook
Использовать автоматический ответ легко, если вы работаете с Office 365, Outlook.com (который раньше назывался Hotmail) или учетной записью Exchange:
- Выбрать Файл> Автоматические ответы.
- В поле «Автоматические ответы» выберите Отправить автоматические ответы.
- Установите диапазон времени для автоматических ответов. Время начала и окончания позволяет вам планировать сообщения и покрывать время, когда вы будете вдали от своей электронной почты. Вы также не должны забывать, чтобы выключить его, когда вы вернетесь.
- Использовать Внутри моей организации вкладка, чтобы написать сообщение для людей в вашей команде или в вашей компании.
- Использовать Вне моей организации вкладка, чтобы написать сообщение для любой почты, которая приходит из-за пределов вашей компании или список контактов команды.
- Составьте и отформатируйте сообщение об отсутствии на работе.
- Нажмите Хорошо сохранить ваши настройки.
Когда Outlook настроен на отправку автоматических ответов, под лентой появится сообщение, предупреждающее вас об этом. Выбрать Выключи отключить автоматические ответы об отсутствии на работе для этого письма.
Вернитесь с перерыва и в том же диалоговом окне, чтобы отключить автоматические ответы.
Процесс усложняется, если вы используете стороннюю службу электронной почты POP или IMAP, такую как Gmail или Yahoo с Outlook. Вам нужно будет настроить правило Outlook и запустить файл шаблона для отправки сообщения. К сожалению, нам придется оставить это для другого урока.
