Резервное копирование электронной почты Microsoft Outlook стало проще

Для многих людей архивирование и резервное копирование старых писем кажется сложным и непреодолимым, но это не обязательно должно быть очень сложным, особенно если вы пользователь Outlook.

Microsoft Outlook хранит электронные письма в файле данных, который называется PST или OST

, PST расшифровывается как Personal Storage Table, а OST обозначает Offline Storage Table. В обоих случаях эти файлы содержат все электронные письма, отправленные или полученные от учетных записей, загруженных в ваш клиент Outlook.

Прогноз-Backup1

Архивирование и резервное копирование электронных писем — это просто вопрос настройки Outlook для архивации старых писем в специальный файл, а затем настройка расписания для архивирования этих файлов в какое-то безопасное место для длительного хранения. В этой статье вы увидите, насколько прост этот процесс.

Использование Outlook исключительно

Вы, конечно, можете прожить всю свою жизнь, просто используя почтовые клиенты онлайн, такие как Gmail и Yahoo, и никогда не использовать почтовый клиент для настольных компьютеров вообще. Однако, если вы очень занятой человек, у которого не так много времени для очистки этих учетных записей в Интернете, ваша папка «Входящие» не займет много времени, чтобы содержать тысячи электронных писем.

Прогноз-backup1b

Прелесть такого клиента, как Outlook, в том, что вы можете разгрузить эти онлайн-аккаунты, загрузив все электронные письма в ваш клиент Outlook. Вот преимущества этого:

  • Если вы никогда не открываете свой клиент Outlook, сообщения электронной почты остаются в вашей сетевой учетной записи, но по-прежнему доступны с вашего мобильного устройства.
  • Когда вы открываете электронные письма в Outlook, они загружаются и сохраняются в локальном файле данных.
  • Как только электронные письма попадают в Outlook, вы можете использовать автоматические функции Outlook для архивирования важных электронных писем.

Это может освободить ваши онлайн-аккаунты, такие как Google и Yahoo, не позволяя вам превышать лимиты хранения данных и, возможно, придется платить за дополнительное хранилище.

Вы можете добавить эти учетные записи в ваш клиент Microsoft Outlook, нажав на Файл> Настройки аккаунта, затем нажмите Настройки аккаунта вариант, который падает под ним.

Прогноз-backup3

На вкладке E-mail вы можете добавить столько учетных записей электронной почты, сколько вам нужно, при условии, что вы знаете все настройки POP3 или IMAP.

для учетной записи (или сервера Exchange). Настройка всего этого в Outlook выходит за рамки этой статьи, но недавно Брэд рассказал, как вы можете настроить свой клиент Outlook.

чтобы быть более эффективным с электронной почтой.

Создавайте автоматические почтовые архивы

Предполагая, что у вас есть несколько учетных записей электронной почты, отправляющих электронные письма в клиент Outlook, ваш следующий шаг — убедиться, что вы архивировали старые файлы.

В этом примере я собираюсь заархивировать все мои электронные письма MakeUseOf, которым больше года. Для этого вы создаете архивный файл, в котором вы хотите хранить эти электронные письма, перейдя в Файл> Настройки аккаунта как вы сделали выше, но на этот раз нажмите на Дата файлы Вкладка.

Прогноз-backup5

Нажмите на Добавлять… и назовите новый файл данных, в котором вы будете хранить свои старые заархивированные электронные письма.

Прогноз-backup6

Если вы хотите защитить эти старые электронные письма, чтобы никто не мог шпионить и открывать файл, нажмите на флажок, чтобы включить защиту паролем. Это хорошая практика, особенно если эти электронные письма содержат деловые данные или личную информацию о ваших знакомых.

Есть два способа настроить Автоархив для старых писем. Первый путь — это Файл> Инструменты очистки> Архив…

Здесь вы можете выбрать папку «Входящие», в которую хотите архивировать электронные письма, определить возраст, после которого вы хотите архивировать, а затем перейти к файлу архивных данных, который вы только что создали на шаге выше.

Прогноз-backup8

Второй подход заключается в том, чтобы просто щелкнуть правой кнопкой мыши Входящие прямо в клиенте Outlook, нажать на свойства, и перейти к AutoArchive Вкладка.

Прогноз-backup11

В этих окнах вы также можете настроить время архивирования писем в папке «Входящие», указав пороговое значение в месяцах. Выбрать Переместить старые предметы в … и перейдите к файлу данных, который вы создали на шаге выше.

Архивация недавно импортированной учетной записи

Первое, что кто-то собирается сделать после прочтения вышеизложенного, — это немедленно установить Outlook, добавить все свои любимые учетные записи в клиент и импортировать тысячи и тысячи электронных писем, которые со временем сформировались в этих сетевых учетных записях.

Большой! За исключением … это не сработает.

Вот в чем дело: AutoArchive предназначен для всех писем, которые вы получаете с момента, когда вы создали AutoArchive. Это связано с тем, что Outlook использует дату «изменения» электронной почты. И угадайте, что произойдет, когда вы импортируете более 10000 электронных писем из своих онлайн-аккаунтов Как вы уже догадались, каждое письмо получает сегодняшнюю «измененную» дату.

Так что вы делаете с этими электронными письмами? Ну, вы можете переместить их в файл архивных данных вручную.

Просто перейдите в папку «Входящие», где у вас есть все те старые электронные письма, которые вы хотите заархивировать, выделите все из них, а затем просто щелкните и перетащите их в архив, который вы для них создали.

Прогноз-backup14

Это может занять очень много времени, в зависимости от того, сколько писем вы пытаетесь заархивировать. Но вы увидите окно состояния, подобное показанному ниже, поэтому просто возьмите чашку кофе и подождите немного.

Прогноз-backup15

Управляйте своими архивами

После того как вы закончили архивирование этих электронных писем, у вас есть несколько доступных вариантов, в зависимости от того, как вы хотите организовать свои почтовые архивы.

  • Опция 1: Когда вы называете архивные файлы, присвойте им имя прошедшего года. В конце каждого года закрывайте архив (см. Ниже) и создайте новый файл архива.
  • Вариант 2Создайте один архивный файл, настройте автоархивирование, чтобы архивировать в него что-либо старше 6 месяцев, а затем забудьте об этом.

У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Второй вариант отлично подходит, когда вы архивируете только несколько писем, поскольку вы можете просто установить и забыть. Однако он снова будет преследовать вас, если вам не хватит места для файла архива. При первом варианте вы должны помнить каждый год, чтобы щелкнуть правой кнопкой мыши файл архива в клиенте Outlook и закрыть архив.

Прогноз-backup16

Затем вы можете переместить этот файл PST в другое место для безопасного хранения. Расположение файлов данных Outlook по умолчанию находится в / Документы / Файлы Outlook / папка.

Прогноз-backup17

Вы можете переместить закрытый архивный файл в / Документы / Файлы Outlook / 2014 Архив / — или, что еще лучше, скопируйте эти старые заархивированные электронные письма в какое-либо внешнее облачное хранилище, например, в свою учетную запись Dropbox или Google Drive. Это еще лучший вариант, потому что в случае пожара (или, если жесткий диск вашего компьютера будет иным образом разрушен), вы не потеряете эти старые электронные письма.

Если вам когда-нибудь понадобится вспомнить эти файлы данных, заполненные архивными электронными письмами, просто скопируйте их обратно в / Документы / Файлы Outlook / каталог, зайдите в Outlook, и в том же Дата файлы На вкладке, где вы создали файлы данных, вы можете использовать Добавлять.. Нажмите кнопку, чтобы перейти к этому сохраненному архивному файлу и добавить его обратно в клиент Outlook, где вы сможете снова просмотреть все свои старые электронные письма.

Прогноз-backup18

Только резервное копирование электронной почты является безопасным

Ключевым моментом здесь является контроль ваших сетевых учетных записей, и Outlook может помочь. Первый этап — это подключение вашего клиента Outlook.

на эти онлайн-аккаунты. Следующим этапом является ручное копирование всех старых писем, которые вы копировали, в архив, и сохранение этого файла в безопасном месте.

,

Последний и последний этап заключается в настройке автоархивации в клиенте Outlook для поддержания чистоты папки «Входящие» и нормальной работы клиента путем автоматического архивирования старых сообщений электронной почты в другой файл данных. Работа с меньшим файлом данных позволяет быстро и эффективно работать с почтовыми ящиками.

Вы когда-нибудь использовали Outlook в качестве основного почтового клиента? Теперь, когда вы знаете, как легко это может помочь вам создать резервные копии наиболее важных, сохраненных писем, рассмотрите возможность попробовать? Поделитесь своими мыслями с нами в разделе комментариев ниже!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector