Содержание
Данте был неправ; Есть десять кругов ада, самый глубокий из которых предназначен для тех, кто совершает самые отвратительные грехи электронной почты. Электронная почта здесь, чтобы остаться, но есть некоторые грешники, которые делают это хуже для всех нас. Сегодня я собираюсь взглянуть на некоторые из самых ужасных способов, которыми люди могут злоупотреблять электронной почтой и делать жизнь отстойной для всех нас.
Не волнуйтесь, даже если вы грешник, вы не обречены на вечные страдания. Принять недельное покаяние, чтобы исправить ошибку ваших путей и покаяться в грехе вашей электронной почты, и все будет прощено.
Читайте дальше, чтобы узнать, являетесь ли вы святым по электронной почте
или грешник.
Отправка писем слишком многим людям
Отправить письмо невероятно дешево. Один человек может за пять минут написать электронное письмо и отправить его тысячам или даже сотням тысяч получателей. Это также, в широком смысле, чрезвычайно дорого получать. Если на чтение уходит две минуты или даже 30 секунд, то количество человеко-минут, которые может потратить одно электронное письмо, огромно. Это составляет огромную потерю продуктивного времени. Даже если вы предпринимаете шаги для минимизации воздействия, например, настраиваете многоуровневую систему связи
Вам все равно придется иметь дело с этим в какой-то момент.
У слишком многих организаций есть правила, согласно которым кто-либо, каждый и каждый из них имеют CC для всех электронных писем. Не всем нужно получать каждое электронное письмо. Если вы один из тех, кто проводит такую политику, или просто заставляете всех по привычке, когда вам это не нужно, вы грешник электронной почты.
Не волнуйтесь, покаяние простое. На неделю отправляйте электронные письма только тем людям, которым они абсолютно необходимы. В случае сомнений не отправляйте электронное письмо. Вы, вероятно, будете удивлены тем, как мало это влияет на то, как все работает.
В качестве бонуса, чем больше электронной почты вы отправляете, тем больше вероятность того, что вы получите, так что если вы столкнулись с собственной перегрузкой электронной почты, это тоже может помочь.
Злоупотребление Ответить всем
Электронная почта работает лучше всего, когда используется точно так же, как письмо: один человек отправляет другому человеку одно сообщение и ждет, пока он ответит. Электронная почта также работает, когда один человек отправляет одно сообщение множеству людей (при условии, что все они должны его получить). Даже с такими замечательными функциями, как потоковые сообщения
электронная почта просто не предназначена для правильной обработки нескольких сообщений.
Проблема становится действительно очевидной с групповыми электронными письмами. Я оцениваю их немного выше, чем ядерная бомба, как худшее технологическое развитие 20-го века. Поток электронной почты с ответами 15 или 20 человек может быстро выйти из-под контроля, если люди не будут осторожны
, И помните, что каждое отправленное сообщение является для кого-то еще одним уведомлением.
Хотя первое сообщение могло относиться ко всем в организации, есть вероятность, что ответы не будут. Если ваш начальник рассылает вопрос всему персоналу, действительно ли ваши коллеги должны видеть ваш ответ? Использование кнопки «Ответить всем» — один из величайших грехов электронной почты, который вы можете совершить.
Опять же, покаяние довольно простое. В течение недели вы должны использовать только кнопку ответа. Если более чем одному человеку нужно увидеть ответ, вручную отправьте его. Кнопка «Ответить всем» — это злое искушение, которому нужно противостоять.
Электронная почта, когда вам не нужно
Иногда электронная почта — лучший способ связаться с кем-то. Иногда это не так. К сожалению, электронная почта часто рассматривается по умолчанию. Электронная почта, когда вам не нужно, — это еще один способ отправить себя прямо в ад.
Иногда есть лучшие способы добиться цели. Если Тони сидит через комнату от вас, если вам не нужно создавать бумажный след, почему бы не подойти и поговорить с ним? Точно так же, если что-то потребует много времени назад, встреча с глазу на глаз или по телефону, вероятно, будет намного более эффективной. 30-минутный телефонный звонок может занять место недельных обсуждений по электронной почте. Просто убедитесь, что вы не позволяете своим встречам превратиться во временной вакуум
,
Ваша покаяние — делать все возможное, чтобы не отправлять электронные письма в течение недели. Если Тони не за своим столом, когда вы идете, оставьте рукописную заметку. Если Боб хочет что-то организовать, позвоните ему и позвоните по телефону. Посмотрите, как изменение настроек по умолчанию с «отправить электронное письмо» на «только отправка электронного письма, если нет других вариантов» влияет на вашу работу. Все входящие будут благодарны.
Отправка слишком длинных писем
Так же, как отправка короткого электронного письма слишком большому числу людей является грехом, отправка очень длинных электронных писем только одному человеку может быть такой же. Если для того, что вы пытаетесь сказать, требуется электронное письмо из 2000 слов, скорее всего, вы используете не тот инструмент коммуникации. Чем дольше ваша электронная почта, тем больше времени требуется другому человеку для чтения и тем больше усилий требуется для ответа. Длинные электронные письма могут действительно сосать!
«У меня не было времени написать короткое письмо, поэтому я вместо этого написал длинное» — Марк «Марки» Твен
— Гарри Гиннесс (@HarryGuinness) 28 апреля 2015 г.
Растет движение людей, которые обещают держать все электронные письма под пятью предложениями. Они чувствуют, что если сообщение не может быть передано так кратко, вы делаете это неправильно. Если вы виновны в том, что пишете электронные письма, которые граничат с территорией Толстого, тогда вы должны присоединиться к толпе из пяти предложений на неделю. Ни одно электронное письмо, которое вы отправляете, каким бы нужным оно ни казалось, не может длиться дольше пяти, предпочтительно коротких предложений. Это хорошая привычка, и вы будете более продуктивными
,
Отвечать на каждое сообщение
Это грех, в котором я больше всего виновен, и мне потребовалось время, чтобы преодолеть его. Когда вы получаете электронное письмо, естественным побуждением является немедленный ответ. Проблема в том, что это может привести к ненужным реакционным обменам, и люди будут ожидать, что вы будете готовы мгновенно отвечать на электронную почту в любое время. Мгновенное реагирование на все электронные письма — это лишь маленький грех электронной почты, в то время как обратное ожидание того, что каждый ответит мгновенно, является большим грехом.
Быстро реагируя на все, что вы кормите зверя, который является боссом, который требует ответов по электронной почте в 4 утра в субботу. Ты не должен потворствовать таким боссам. Как покаяние за этот грех, Вы должны провести неделю в ожидании не менее часа, прежде чем отвечать на электронные письма, и отвечать только в рабочее время. Если что-то требует срочного ответа, вам нужно использовать другой способ общения.
Иди сейчас с миром
Любите это или ненавидите это, электронная почта здесь, чтобы остаться. Тем не менее, есть способы сделать опыт лучше для всех остальных. Если вы ужасный грешник электронной почты, покайтесь в своих действиях и примените некоторые из этих простых решений к действию. Люди будут вам благодарны за это. Если, с другой стороны, вы святой по электронной почте, перешлите эту статью всем знакомым вам грешникам и распространите доброе слово.
Есть бесчисленное множество других грехов электронной почты там. Как вы думаете, что я пропустил? И какое покаяние вы бы предложили?
Авторы изображений: xkcd.org.
