Перегрузка электронной почты является большой проблемой в наши дни. Кроме того, электронная почта — это не просто общение, она также в значительной степени определяет ваш список дел. Плюс постоянные уведомления могут отвлекать. Нам всем нужен способ приручить электронную почту.
Трюки, чтобы предотвратить переполнение входящих
порядок дня. Кто может лучше поговорить об этом, чем человек, который с 2006 года хочет приручить Gmail? Энди Митчелл (Andy Mitchell) — основатель ActiveInbox, приложения для организации вашего почтового ящика Gmail
,
Электронная почта утром: это необходимо сделать, или вы просто должны разобраться на потом? Какова лучшая стратегия для работы с электронной почтой, когда вы просыпаетесь?
Энди: Я боролся с этим годами.
- Если вы отправите электронное письмо первым делом, вы будете втянуты и потеряете все утро (что-то вроде просмотра видео на YouTube, а затем следования за связанными по кроличьей норе).
- Но если вы отложите это, вы, скорее всего, упустите что-то критическое или застрянете в чем-то другом и никогда не вернетесь к этому.
Ответ заключается в том, чтобы сделать оба! Хотя и в двух легких укусах.
Во-первых, достичь Inbox Zero, используя подход Дэвида Аллена
для каждого электронного письма:
- Это мусор? Удали это.
- Вы можете ответить через 2 минуты? Тогда сделай так удали это.
- В противном случае, действие это на потом. Gmail (с ActiveInbox) или Outlook позволит вам указать приоритетный статус. (Возможно, вы захотите ответить на все критические письма сразу)
Зачем идти на Inbox Zero? По словам Мерлина Манна …
«Это« ноль »? Дело не в том, сколько сообщений находится в вашем почтовом ящике, а в том, сколько вашего собственного мозга находится в этом почтовом ящике. Особенно, когда ты этого не хочешь.
Это дает вам чистое начало, чтобы продолжить свой день.
Пункт действия: Выберите несколько точек с низким энергопотреблением позже в тот же день, чтобы получить электронную почту. Я защищаю сонный полчаса после обеда и незадолго до конца дня. Зайдите в свой действующий список электронных писем и просмотрите их.
Должна ли электронная почта проверяться постоянно или периодически?
Энди: Я думаю, что если вы будете следовать вышеописанному подходу «Входящие ноль», вы можете проверять каждый час или около того, чтобы быть в курсе срочных вещей, но откладывать все, что занимает время, на более периодические блоки.
Конечно, если вы работаете в отделе продаж или поддержки клиентов, у вас нет выбора — электронная почта — это ваша жизнь!
Как вы классифицируете электронные письма между задачами, важной информацией и другой работой?
Энди: Во-первых, важны только две большие категории: это задача или справочный материал? Любое другое письмо просто удаляется.
Затем задачи могут быть сгруппированы по статусу. Например. высокий приоритет, низкий приоритет и «Ожидание».
Список «Ожидание» — самый мощный для всего, что заблокировано, пока вы ждете, чтобы кто-то еще что-то сделал. Эти электронные письма, как правило, являются теми, которые уходят в глубины нашего почтового клиента, и мы полностью забываем следить за ними.
Элемент действия: в Gmail сохраняйте ярлык; или в Outlook держать флаг; и когда вы отправляете электронное письмо, на которое вам обязательно нужен ответ, отметьте его. Затем один раз в неделю вы можете зайти в свой список ожидающих и отследить всех, кто не ответил.
Должна ли электронная почта использоваться в качестве списка дел?
Энди: Да!
Если задачи уже поступают в ваш почтовый ящик, какова альтернатива? Вы должны скопировать вставьте их из вашей электронной почты в другую систему.
Это огромный источник затрат времени и путаницы, поскольку задачи дублируются в разных системах. По этой причине Дэвид Аллен выступает за «жесткие края» (элемент должен появляться только в одном списке), чтобы ваш мозг не загромождался и не подвергался стрессу.
Конечно, основным недостатком обычных почтовых клиентов является то, что они плохо справляются с этими задачами. Следовательно, оригинальная идея ActiveInbox заключалась в том, что электронные письма — это задачи. Там нет разделения или дублирования.
Элемент действия: [Примечание редактора] С помощью Sortd вы можете превратить Gmail в доску задач в стиле Trello.
, предоставляя вам удобство вашей обычной входящей почты и добавляя обложку списка дел в процессе.
Каковы эффективные способы использования электронной почты для выполнения задач?
Энди: Если вы хотите добавить задачу, которая не начиналась как электронное письмо, просто отправьте электронное письмо себе! Тогда вам нужно пометить это как задачу.
С ActiveInbox, вы можете заменить тему письма на имя задачи, установить статус срок, добавить контрольный список заметки, и сделать его частью проекта. Превращает Gmail в полноценный менеджер задач.
Элемент действия: в Gmail вы можете пометить письмо звездочкой; с помощью папки «Входящие» Google вы можете добавлять напоминания или откладывать электронные письма
,
Становится ли наша папка «Входящие» в виде списка задач просто еще одной системой, требующей внимания?
Энди: Конечно, это система, которая борется за наше внимание, но наш почтовый ящик уже делает это. Так что это не другой. Тот факт, что ваш почтовый ящик уже является списком задач, без вашего особого желания, именно поэтому вы должны сделать его своим центральным списком задач.
С течением всегда легче плавать. Вы можете попытаться сохранить список задач в другом месте, но если большинство ваших задач поступают из электронной почты, вы хотите продолжать бороться с этим, скопируйте вставлять электронные письма в другой диспетчер задач и кричать коллегам, которые продолжают писать вам? Не борись с этим! Сделайте электронную почту ядром вашего списка задач.
Элемент действия: [Примечание редактора] Если вы все еще хотите использовать внешний список задач, Todoist и Any.do позволяют добавлять задачи непосредственно из Gmail.
Эффективность электронной почты — это совместная или индивидуальная ответственность? Какой этикет мы все должны соблюдать?
Энди: Когда дело доходит до этикета, ответ определенно, определенно совместный. Как и во всем остальном в обществе, речь идет об уважении к другим так же, как к себе. [Примечание редактора: аналогичным образом, некоторые электронные письма гарантированно оскорбляют, раздражают или раздражают получателей
]
Несмотря на кажущуюся вежливость, я думаю, что электронные письма, в которых просто говорится «спасибо!» Или «хорошо!», — это пустая трата времени и, следовательно, зло.
Однако, когда дело доходит до инструментов для совместной работы, это другое дело. Электронная почта — это по сути сольный опыт. По крайней мере, чтобы согласовать расписание команды, вам все еще нужен ваш менеджер проектов, CRM и IM-инструмент.
Предмет действия: Я фанат 3Sentences. Краткость экономит время всех — даже вас, когда вам придется повторно сканировать электронную почту в будущем. В то время как вафельные письма ленивы и грубы.
Задайте Энди свои вопросы, связанные с электронной почтой!
Энди Митчелл будет читать комментарии и ответит на любые ваши вопросы о том, как обращаться с вашей электронной почтой. Теперь у вас есть шанс решить эту надоедливую проблему!
Авторы изображений: Каир, Леа Латумахина, Майк Ренлунд, OmirOnia, hoefi, OpenClip
