5 шагов, чтобы сэкономить бумагу и перейти на цифровой

Бумага и альтернативные материалы, такие как пергамент, когда-то были очень редкими и драгоценными материалами. Сегодня мы используем бумагу почти везде, точнее — везде, где ее нельзя заменить пластиком.

Производство любого из этих материалов является тяжелым бременем для окружающей среды, хотя бумага, обычно изготовленная из дерева, является биоразлагаемой, и поэтому ее гораздо легче перерабатывать.

Переход на цифровые технологии не только сэкономит бумагу и поможет окружающей среде, но также сэкономит вам массу места: ваш стол или даже холодильник будут выглядеть намного чище. Поиск документов будет намного быстрее. А ведь мы живем в эпоху цифровых технологий! Вот как вы начинаете:

1. Сканирование

Все начинается со сканирования существующих бумажных документов. Если у вас нет сканера, вы можете использовать цифровую камеру, сделать фотографию и использовать Snapter для коррекции перспективы и искажения. Дэмиен подробно рассмотрел инструмент пару месяцев назад: Snapter — Сканирование документов без сканера

2. Файл

Убедитесь, что вы нашли хорошую систему, которая позволит вам легко отследить документ, который вам может понадобиться. Всегда спрашивайте себя: «Где и как я буду искать это?»

Вероятно, самый простой способ подачи документов — это иметь их в формате PDF, называя их с указанием даты и краткого описания, а также искать все, что вам нужно, по контенту по ключевым словам.

Поскольку поиск изображений для текста еще не является стандартным, имя файла изображений должно быть очень описательным. В качестве альтернативы вы можете использовать инструмент под названием JOCR, который будет извлекать текст из ваших отсканированных документов и помещать их в текстовый файл. Вы можете дать текстовому файлу то же имя, что и у изображения, поместить его в ту же папку, и таким образом вы сможете легко отследить соответствующий документ. Варун рассмотрел JOCR: как извлечь текст из изображений

Если это кажется слишком большой проблемой, вы также можете сохранить отсканированные документы и PDF-файлы с помощью GMail. Просто отправьте файлы по электронной почте и введите соответствующие релевантные ключевые слова в электронное письмо. Просто помните об угрозе безопасности, которой вы можете подвергать свои файлы, поэтому старайтесь не загружать конфиденциальные документы.

3. Используйте инструменты

Мы используем много бумаги для случайных заметок, которые потом навсегда останутся на наших столах или пока мы не разливаем на них кофе. Чтобы сэкономить бумагу и сделать свой стол более аккуратным, постарайтесь найти рутину использования инструментов.

Напоминания, быстрые заметки, списки дел, адреса могут быть организованы и сохранены в цифровом виде. В зависимости от того, какие инструменты вы используете, вы можете получить дополнительный доступ к ним, где бы вы ни находились.

Для быстрых заметок вы должны использовать Stickies, которая в основном является цифровой альтернативой Post-It Notes.

Календарь Google делает отличный онлайн и настольный календарь. Это также может напомнить вам о задачах. Если вы интегрируете Календарь Google в Thunderbird, вы даже можете создавать списки дел прямо со своего рабочего стола. В моей статье Как: интегрировать календарь Google в Thunderbird

вы увидите, как это делается.

Помните, что молоко — это один из лучших инструментов, чтобы оставаться организованным и избавиться от бумажных заметок и напоминаний. Будучи совместимым с рядом других приложений, он также может стать вашим центральным узлом для отслеживания задач и информации. Дэвид рассказал о 8 простых способах управления задачами с помнить молоко

, что дает немного больше понимания того, что этот инструмент может сделать для вас.

Кроме того, в статье «Управляй жизнью» с помощью бесплатных онлайн-инструментов управления временем

Я рассмотрел несколько других полезных инструментов, некоторые из которых упомянуты выше.

4. Резервное копирование, Резервное копирование, Резервное копирование

Чтобы полностью отказаться от бумаги, вам нужно будет в какой-то момент отказаться от оригиналов бумажных документов или сохранить их. Конечно, есть документы, которые вы должны хранить. Но для большинства цифровых копий будет достаточно.

Однако случаются несчастные случаи. Ваш жесткий диск может испортиться, забрав с собой цифровые копии документов. Поэтому важно регулярно создавать резервные копии.

Конфиденциальные файлы никогда не должны покидать ваш жесткий диск, и вы должны регулярно выполнять их резервное копирование на внешние диски.

Как насчет документов, хранящихся в вашей учетной записи GMail? Хотя GMail может быть довольно безопасным местом, вы также должны сделать резервную копию своей учетной записи GMail, чтобы быть на 100% уверенным, что все учтено.

Существует способ сделать резервную копию GMail с помощью GMail Backup, как Карл описал в своей статье «Как сделать резервную копию вашей учетной записи Gmail на вашем компьютере».

,

Наконец, наличие электронной копии каждого важного документа, даже если вы не можете отказаться от оригинала, это резервная копия сама по себе. Представьте себе все ваши драгоценные бумажные документы, потерянные во время наводнения или пожара — и у вас все еще есть дубликат на жестком диске.

5. Повторите

Сделайте вышеуказанные шаги привычкой. Это очень важно. Продолжайте устанавливать напоминания для сканирования бумажных документов. Сделайте сканирование рутины на все новое и работайте со старым, когда у вас есть время. И повтори.

Итак, что мешает вам полностью перейти от пользователя старой школы к цифровому мастеру нового века? Дайте нам знать, в цифровом виде, в комментариях.

Фото предоставлены: спекулятор, гастонмаг, лесной