Содержание
Безбумажный — термин, который используется довольно часто в наши дни. Но что это значит? И в какой степени это относится? Конечно, мы все еще используем бумагу в некоторой степени, несмотря на достижения в технологии, так как же мы можем полностью отказаться от бумаги?
Что ж, правда в том, что, скорее всего, всегда будет какая-то форма бумаги, но проблема не в том, чтобы использовать саму бумагу, а в том, чтобы иметь представление о количестве и методах, для которых она используется.
В целом, несмотря на безбумажные советы, представленные вам в этой статье, в конечном счете, вам решать, как это сделать. Поэтому, когда вы читаете, подумайте про себя, как вы могли бы осуществить это в своей жизни. Если есть что-то, что, по вашему мнению, не для вас, вместо того, чтобы полностью закрыть дверь, попробуйте обдумать, что нужно сделать, чтобы это произошло. Часто первоначальная мысль была о том, что это не сработает, но, как правило, после некоторых серьезных размышлений и более глубоких исследований, вы можете найти некоторые изящные способы сделать это.
Альтернативы печати Бумажные записки
Печать может быть полезной, в этом нет никаких сомнений. Иногда приятно просто иметь документ в руках, а иногда это необходимо. В таком случае важно знать, как сохранить затраты на печать как можно ниже.
, Тем не менее, часто мы просто нажимаем на печать, не задумываясь. Что мы действительно собираемся делать с той квитанцией от интернет-магазина, которую мы только что распечатали? Хорошо иметь его для записей, но нужно ли его печатать? Возможно нет.
Распечатать в PDF
«Печать» в PDF может быть выполнена с помощью различных инструментов, некоторые из которых являются плагинами для браузера, а другие — программами. На MakeUseOf мы поделились несколькими способами сделать это с PDF995
и печать на страницы в Firefox. Лично я использую Nitro PDF и очень рекомендую его для чтения PDF. Он также включает приложение «печать в PDF».
Однако вам может даже не понадобиться программа, которая это делает. Google Chrome может сохранить то, что вы печатаете, прямо в PDF.
Другие варианты — использовать Google Cloud Print в Google Chrome для сохранения на Google Диске. Я мог бы также отметить, что Microsoft OneNote также имеет функцию, которую ваш компьютер распознает как принтер и может отправить документ туда.
Сохранить как WWF, сохранить дерево
Возможно, вы знакомы со Всемирным фондом дикой природы (WWF). В своем движении «Подумай, прежде чем печатать» они решили главную проблему — ненужную печать. Конечно, вы можете остаться без бумаги, но как вы можете гарантировать, что другие тоже начинают?
Они создали формат файла под названием WWF — PDF, который невозможно распечатать. После установки программного обеспечения вы сможете сохранять файлы в этом формате. Формат может быть открыт с любым файлом PDF, но, очевидно, не распечатан.
Электронно подписывать документы
Если подписание документов является важной причиной, по которой вы распечатываете документы, вы можете рассмотреть возможность подписания их на своем компьютере. Есть устройства, которые вы можете приобрести для этого, и программы, которые помогут вам легко это сделать. Многие программы чтения PDF, такие как Nitro PDF или Adobe (eSignatures), имеют встроенные функции. Но есть много других инструментов, которые могут сделать это тоже.
Включая, но не ограничиваясь: Hellofax, PDFPen, MyLiveSignatures, DocShaker, MiddlePost, DocuSign и SignNow. Выбор зависит от того, что вы используете, но я призываю вас изучить его, если вы часто этим занимаетесь. Если это больше похоже на «один раз в голубую луну», компромисс может быть не таким большим, но если вы действительно хотите полностью отказаться от бумаги и это упростит организацию ваших документов, тогда я рекомендую это.
Используйте свой смартфон для заметок
Возможно, у вас нет смартфона (я тоже этого не имею), и если у вас его нет, из личного опыта я скажу, что полностью безбумажным часто бывает трудно. Однако, если у вас есть смартфон, вы действительно можете воспользоваться его «безбумажными функциями». Первое преимущество наличия смартфона — это то, что он у вас всегда есть. Это означает, что вам не нужно делать заметки и наклеивать их на всю рабочую область. Просто создайте заметку в своем телефоне (есть множество приложений, которые делают это), и вам не нужно беспокоиться о том, что вы забудете лист бумаги, который вы оставили на столе, со списком покупок, и так далее, с номером телефона и т. Д.
Кроме того, в вашем смартфоне часто есть возможность установить напоминание для заметок — заметки не могут этого сделать, особенно если вы потеряете или забудете взять их с собой.
Конечно, то же самое можно применить и к планшетам, однако, несмотря на их портативные преимущества, они не так мобильны, как смартфоны.
Клип веб-страниц вместо их печати
Наконец, Evernote Web Clipper — очень удобный инструмент для сохранения информации. Я расширю Evernote чуть позже, но этот инструмент превосходен. Он доступен как расширение для браузера и букмарклет, но, конечно, вам нужна учетная запись Evernote, чтобы использовать его — что вы должны получить! Web Clipper может обнаруживать и сохранять статьи или выделенный текст. Это означает, что вы можете сохранить только то, что хотите прочитать, и больше ничего.
Вырубка почты
Есть так много вещей, которые загромождают ваш почтовый ящик, что приводит к загромождению вашего стола или кухонного стола — банковские выписки, счета, журналы, газеты, не говоря уже о новостных рассылках и простой нежелательной почте. Как избавиться от всего этого? Ну, есть несколько способов сократить почту, входящую и исходящую.
Получите выписки со своего банка по электронной почте
Первое, что вы можете сделать, это уведомить свой банк о том, что вы хотели бы получать выписки по электронной почте. Я не знаю о вашем, но мой банк постоянно продвигает это — даже людям, подобным мне, которые уже включили это. Скорее всего, вам даже не нужно будет разговаривать с вашим банком, но вы должны иметь возможность доступа к настройке в вашей учетной записи онлайн-банкинга.
Заполнить формы онлайн
Вместо того, чтобы распечатывать формы, заполнять информацию и тратить почтовые расходы на ее рассылку, многие службы, даже правительственные организации, предлагают возможность заполнять формы и отправлять их онлайн. Много раз они предпочитают это на самом деле, поэтому, прежде чем заходить в эти переполненные правительственные здания, попробуйте посмотреть, сможете ли вы выполнить задачу, не выходя из дома.
Электронные счета (для предприятий)
Если у вас есть бизнес, вам, вероятно, придется иметь дело с большим количеством бумаги, чем со средним домовладельцем. Один из способов значительно сократить это — уменьшить количество исходящей почты, например, счета-фактуры. Конечно, есть и много других документов, но счета-фактуры кажутся одними из основных. Ваши клиенты, скорее всего, также оценят ваши безбумажные усилия.
Получите ваши новости Информация онлайн
Вместо того, чтобы получать ежедневную газету, попробуйте получить только еженедельное дополнение. Или, что еще лучше, вырежьте это полностью. Прелесть Интернета в том, что у нас под рукой бесконечное количество информации. Вы можете проверить все крупные новостные сайты самостоятельно и получить информацию бесплатно, так зачем платить за это?
Однако, если вы все еще хотите газету (потому что у нее есть свои преимущества), многие крупные издатели позволяют вам подписаться на электрическую версию. Это касается и журналов.
В качестве бонуса, если у вас есть eReader, вы можете отправить его прямо на него! Я на самом деле написал статью на MakeUseOf
при отправке веб-статей (которые могут даже полностью заменить потребность в ваших журналах) на ваш Kindle.
Отписаться от списков рассылки
Верьте или нет, вы можете избавиться от многих из этой почты. К сожалению, это может занять некоторое время, но на WikiHow есть отличный ресурс, который объясняет различные способы сделать это — номера для звонков, организации, чтобы писать, и методы, которые нужно помнить, чтобы делать.
Оплачивайте счета онлайн
Последнее, но, конечно, не в последнюю очередь, оплачивает ваши счета. Вероятно, это один из самых больших способов сократить расходы на бумагу и сэкономить время. Зачастую вы можете получать по электронной почте напоминания от компаний вместо рассылок, и вы даже можете автоматизировать процесс, так что вам даже не придется думать о платежах — просто убедитесь, что у вас есть деньги на вашем счете.
Сканирование существующих Новые документы
Лучший способ преобразовать ваши существующие документы в цифровой файл — это отсканировать их. Я рекомендую использовать формат PNG, поскольку формат JPEG имеет меньшее качество. Если у вас большой сканер, и это здорово, но если у вас есть только смартфон, не беспокойтесь — на самом деле вы можете предпочесть его обычным сканерам.
Есть много приложений, доступных для сканирования документов. Почему вы не можете просто сделать фотографию с помощью камеры вашего телефона? Однако вы можете обнаружить, что многие из приложений, специально созданных для сканирования, имеют больше функций, которые улучшат качество сканированного документа.
Используйте файловый органайзер, желательно с OCR
Теперь, когда вы сканируете существующие и новые документы, вам нужно управлять ими. Есть определенно некоторые методы и методы, которые вам нужно использовать, чтобы сделать это, и я написал статью об этом также на MakeUseOf. Для того, чтобы стать безбумажным, очень важно, чтобы вы начали с самого начала — даже если до сих пор вы не очень хорошо организовывались.
После того, как у вас есть основы организации, программное обеспечение будет гораздо более полезным. Есть пара разных программ, которые я рекомендую. Одним из них является всем известный, Evernote. На мой взгляд, это здорово. Это не просто программа для безбумажной работы, это программа для всего, что вы хотите, чтобы она была — вот что мне нравится в ней — она универсальна и соответствует тому, как вы работаете.
Одной из главных особенностей Evernote является его способность обнаруживать текст в изображениях — иначе известный как OCR или оптическое распознавание символов. Это означает, что если вы отсканируете документ и сохраните его как изображение, а затем выполните поиск чего-либо в документе, Evernote отсканирует и найдет текст в изображении.
Недавно мы опубликовали полное руководство по использованию Evernote, поэтому я рекомендую вам проверить это, а также ознакомиться с другими статьями об этом в MakeUseOf.
Другой инструмент — Doxo. Он направлен на то, чтобы помочь вам стать безбумажным, и является отличным инструментом для этого.
Синхронизируйте ваши документы на всех устройствах
Скорее всего, у вас более одного устройства, и одно из преимуществ использования безбумажного решения заключается в том, что вам не нужно брать с собой эту бумажную записку или документ. Тем не менее, необходимость копировать и вставлять документ с устройства на устройство является чуть более неприятным. К счастью, есть много облачных сервисов, которые помогут вам решить эту проблему. От SugarSync
в «большую тройку» — Google Drive, SkyDrive и Dropbox
, у вас есть из чего выбирать.
Вывод: полезные методы для принятия
В дополнение к этим различным вещам, которые вы можете сделать, на самом деле все зависит от вас, чтобы остаться без бумаги. Точно так же, как управление вашими файлами, если вы не приложите усилий и у вас будут правильные вещи, это не будет работать очень хорошо. Я хотел бы отослать вас к этой статье на LifeHack, которая затрагивает это даже больше. Я чувствую, что очень важно установить это до того, как какие-либо методы или другие методы будут опробованы.
Другие вещи, которые вы можете сделать, чтобы стать безбумажным, — это просто пойти в библиотеку и взять книгу вместо того, чтобы купить ее. Переработка очень важна и может быть сделана не только традиционным способом, но и с использованием обеих сторон бумаги вместо использования нового листа. Повторное использование его в качестве бумажного или для других целей — это тоже замечательно.
Удостоверьтесь, чтобы не печатать. Помните — «думай, прежде чем печатать». Кроме того, прежде чем печатать документ, посмотрите, уменьшает ли количество страниц размер шрифта и размер шрифта. Конечно, некоторые документы, будь то для школьных или профессиональных целей, требуют определенного формата и формата. Этого нельзя избежать, но не забудьте вернуться к статье Тины, на которую я ссылался ранее, о том, как сократить расходы на печать.
Другие способы сократить расходы при печати из Интернета — это использовать такие сайты, как PrintWhatYouLike и PrintFriendly, чтобы удалить все со страницы, такие как реклама, дополнительные изображения или ссылки и т. Д., Чтобы вы получили только то, что вы хотите на странице.
Наконец, вам нужно сделать резервную копию. Сейчас. Не откладывайте это
, Одно из преимуществ использования безбумажных документов — создание резервных копий на случай, если что-то случится с исходным файлом, поэтому убедитесь, что вы не откладываете это.
Я думал, что это видео может быть очень полезным, чтобы вы начали работать в безбумажной форме. Видео от SmallBusinessDoer и основателя DocumentSnap.
Вы остались без бумаги? Если так, как это изменило вашу жизнь? Что вы думаете о том, чтобы стать безбумажным?
Кредиты на изображения: книги на ноутбуке через Shutterstock, безбумажная клавиатура через Shutterstock, электронная подпись через Shutterstock, блокнот для смартфона через Shutterstock, оплата счетов через Shutterstock, нежелательная почта через Shutterstock, онлайн-новости через Shutterstock, преобразование бумаги через Shutterstock, файлы в облаке через Shutterstock , Интернет-банк через Shutterstock, WWF
