Автоматизируйте Office с помощью Mail Merge, чтобы создавать профессиональные адресные метки, значки имен и многое другое

Вы все еще используете копировальную пасту для создания ярлыков, значков имен или других документов? Позвольте нам показать вам простую автоматизацию Microsoft Office

инструмент, который сэкономит вам часы!

Mail Merge

это метод Microsoft Office для автоматического переноса отдельных имен и адресов из таблицы в пользовательский шаблон для создания документов, таких как значки имен и адреса. Отправляете ли вы приглашения на семейную вечеринку

или рассылка новой контактной информации ряду клиентов на работе, нет лучшего способа автоматизировать процесс, чем с помощью Mail Merge.

Подготовить исходный документ

Во-первых, вам понадобится пул контактов для получения ваших данных. Для этого мы собираемся создать электронную таблицу Excel с отдельными столбцами для каждой части информации, к которой мы хотим иметь доступ. Я буду использовать Excel и Word из пакета Office 2007, но в более поздних версиях Office этот процесс практически не отличается. Для своих целей я выбрал имя, компанию, адрес, город, штат и почтовый индекс — но в зависимости от типа проекта, над которым вы работаете, вы можете указать разные детали.

Моя таблица Excel, готовая для использования в рассылке писем

Важнейшим моментом является то, что информация каждого человека разделена на отдельные столбцы, причем информация, содержащаяся в каждом столбце, добавляется в качестве заголовка в верхнем ряду. Это позволит нам выбирать, какие учетные данные мы используем — например, нам может понадобиться только знать чье-то имя и компанию для идентификационного значка, но требовать их полный адрес, если мы потом захотим напечатать этикетку адреса позже

,

Выберите исходные данные

Следующим шагом является выделение всех ячеек, содержащих информацию, а затем выбор Определить имя на вкладке Формулы.

Определить имя в Excel

Вы можете сделать имя как угодно, просто убедитесь, что это то, что вы вспомните позже. Если это информация, которую вы, скорее всего, оглянетесь на месяцы и годы спустя, возможно, стоит добавить краткое описание в поле «Комментарий», чтобы потрясти вашу память

впоследствии.

Как только это будет сделано, сохраните свою электронную таблицу и перейдите в Word, чтобы выполнить следующий шаг слияния.

Настроить слияние писем в Word

В Word перейдите на вкладку «Рассылки» и выберите Начать слияние, затем выберите тип документа, который вы создаете — в моем случае, метку.

Начало слияния в Word

Выберите соответствующий шаблон

Если вы работаете с конвертом или этикеткой, вы будете печатать на нестандартной бумаге, поэтому вам будет предложен экран, на котором есть дополнительные параметры для выбранного вами типа документа. Убедитесь, что вы используете лоток по умолчанию для вашего принтера — если вы не используете другой лоток преднамеренно — и затем выберите номер продукта на этикетке или размер и формат конверта, который вы будете использовать, чтобы Word мог примените правильный шаблон к вашему документу.

Импорт исходных данных

После этого пришло время начать импорт контактов из таблицы, которую вы создали для начала. Нажмите на Выберите получателей на вкладке Почта, а затем выберите Использовать существующий список. Вам будет представлено окно проводника

— просто перейдите туда, где вы сохранили таблицу. Когда вы выбираете файл Excel, вам будет предложено выбрать таблицу, которую вы хотите использовать; выберите тот, который вы определили ранее в процессе.

Выбор таблицы для слияния

На данный момент, стоит нажать на Поля соответствия в записи Вставьте ленту «Поля», чтобы убедиться, что вся информация в вашей электронной таблице была правильно идентифицирована. Обычно используемые поля, такие как Имя и Адрес, вероятно, будут выбраны автоматически, но при необходимости вы сможете исправить что-то более сложное или необычное.

Вставить данные в шаблон

Теперь вы можете приступить к реализации Mail Merge. Выбрать Блок адреса или же Линия приветствия от записи Вставьте ленту «Поля», и вам будет предложено указать, какую информацию будет содержать ваш документ. Поскольку я создаю ярлык, мне не нужно включать приветствие, поэтому я выбрал Блок адреса.

Точная настройка адреса для слияния

Если бы мы решили вводить имена в исходную электронную таблицу как имя, фамилию и т. П. По отдельности, имя получателя вставки в этом диалоговом окне формата предоставило бы нам множество вариантов представления этой информации. Это строго необязательно, но если вы хотите больше вариантов на этом этапе, то стоит подумать. Выше я снял флажок «Вставить название компании», потому что мои ярлыки предназначены для личной рассылки.

Если вы ищете немного больше контроля над макетом документа, а не выбираете Блок адреса, вы можете вставлять информацию по частям, используя Вставить поле слияния и выбирая, какие именно детали вы хотите добавить в свой документ. Затем вы можете выбрать Предварительный просмотр результатов, чтобы взглянуть на готовый продукт — если вы создаете лист с наклейками, не забудьте нажать Обновить ярлыки в записи Вставьте ленту «Поля», чтобы вся ваша страница отражала вашу работу.

Полный лист этикеток, благодаря слиянию почты

Формат документа

Теперь осталось сделать так, чтобы ваш документ выглядел так, как вы хотите — вы можете переделывать шрифты, размеры шрифтов и т. П. Так же, как и любой другой документ Word. Если вы работаете с ярлыками, вам нужно только отредактировать верхний левый ярлык; Word внесет ваши изменения в остальные записи в документе, если вы не забудете вернуться и нажать кнопку. Обновить ярлыки на вкладке Рассылки, как только вы закончите.

Внесение некоторых окончательных эстетических изменений в документ Mail Merge

Завершите свой документ

Когда вы будете довольны тем, как выглядит ваш документ, вернитесь на вкладку Рассылки и выберите Конец сливаться. Вам будет предоставлена ​​возможность редактировать документы по отдельности, распечатывать их сразу или экспортировать в приложение электронной почты для электронной отправки.

Mail Merge имеет много приложений

Ознакомившись с базовым процессом слияния, вы можете создавать более сложные почтовые сообщения, используя те же ключевые понятия. Одна хорошо поддерживаемая база данных

заполненный контактной информацией можно использовать снова и снова для производства этих документов — и вы можете сэкономить много времени в этом процессе.

У вас есть совет по слиянию почты, который мы пропустили? Или другой способ создания почтовой рассылки, который экономит еще больше времени? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector