Избегайте убийств в PowerPoint: как сделать ваши презентации привлекательными и запоминающимися

Вы когда-нибудь делали презентацию в PowerPoint? Конечно у вас есть. Если бы вы сказали «нет», я бы назвал вас лжецом. Хорошо, это может быть экстремальным. Но у большинства из нас есть, верно? Я бы так сказал. Итак, в чем моя точка зрения? Моя точка зрения заключается в том, что здесь большинство из нас создали PowerPoint и провели презентацию (или сделают в какой-то момент), и, тем не менее, это, вероятно, будет одна из самых плохо сделанных вещей на компьютере.

Презентации, которые я видел, сделаны в колледже, как студентами а также инструкторы, по меньшей мере, смутились. От смехотворно длинных слайдов от инструкторов до студентов, которые выглядели так, как будто они не умели читать (что им не следовало делать в первую очередь). Плохие презентации PowerPoint — это эпидемия в образовании, которая затем продолжается на рабочем месте. Конечно, речь идет не только о самой PowerPoint, но и о докладчике и о том, насколько хорошо они говорят и передают информацию. И я также коснусь этого.

Начните с плана

Как и при написании отчета, полезно изложить конкретные моменты. Обычно это только для вас, чтобы ваши мысли были подавлены. Тем не менее, в PowerPoint вашей аудитории приятно видеть, через какую презентацию они собираются выступить. Это соединяет их немного больше и поддерживает их интерес, особенно если в графике времени что-то их заинтриговало. Схема проста и состоит только из тех вещей, которые вы собираетесь охватить. Иногда можно получить немного больше подробностей и расширить схему, чтобы дать больше информации о подтемах, которые будут затронуты. Это, однако, зависит от тщательности вашей презентации и требований к конкретному контенту, который вы освещаете. Ниже приведен пример схемы в презентации, которую я сделал по компьютерной безопасности.

Быть в согласии с темой и макетом

Есть несколько аспектов, сводящих к минимуму отвлекающие факторы, и соответствие вашей теме и макету во всей вашей PowerPoint, безусловно, является основным игроком в этом. Вы не хотите создавать какие-либо мысли, которые бы изменили внимание аудитории к вашему контенту и тому, что вы говорите. Вы можете сделать это, не только придерживаясь темы (это довольно просто), но и макета. Например, если одна тема занимает два слайда, обязательно пометьте второй слайд и добавьте «(продолжение)» в конце заголовка. Это быстро покажет аудитории, что вы находитесь на той же теме, несмотря на переключение слайдов, и сохранит фокус на теме, вместо того, чтобы задуматься о том, о чем этот слайд может быть.

Забудьте Картинки, Сумасшедшие Звуки И Необычные Переходы

Говоря о отвлечениях, это еще один крупный игрок. Некоторые визуальные эффекты могут быть хорошими. Тем не менее, нерелевантные визуальные эффекты или звуки (фактически любые звуки) и сумасшедшие переходы не только сильно отвлекают аудиторию, но и дают вашему PowerPoint менее профессиональное впечатление. Я бы рекомендовал держаться подальше от большинства из них, таких как зеленовато-желтая, пушистая вещь внизу.

В колледже у меня был инструктор, который любил все эти вещи. Я чувствую, что она должна была преподавать / преподавать в детском саду, если это дает вам представление о том, на что она (и ее презентации) была похожа.

Не читайте PowerPoint. Период.

В самом деле? Вы все еще читаете свои PowerPoints? Я действительно надеюсь, что ты не. И не обидеть вас, если вы это сделаете, но вам нужно остановиться — на благо человечества. Хорошо, теперь, когда я закончил издеваться над твоим достоинством, позволь мне спросить тебя: ты когда-нибудь слушал, чтобы кто-то что-то читал? Если они действительно хороши в этом, как того требуют некоторые профессии, вы едва можете сказать. Но если они средние, как большинство из нас, это звучит монотонно и мягко. Вы не хотите, чтобы другие так думали о вас? Это возвращает нас к тому, почему вы делаете презентацию в первую очередь. Вы даете это, потому что вы должны? Потому что вам нравится тема? Или потому, что вы хотите, чтобы аудитория впитывала как можно больше знаний и контента для внесения позитивных изменений? Возможно, их несколько, но, надеюсь, последний — один из них, потому что, если нет, вы вряд ли будете передавать контент, который вы так усердно работали, чтобы исследовать и собирать, таким образом, чтобы ваша аудитория с удовольствием изучала и применяла их.

Наконец, нет смысла читать то, что ваша аудитория может ясно видеть. Ваша цель как докладчика — выйти за пределы PowerPoint. PowerPoint — это просто руководство и обширный план для аудитории, которой можно следовать на протяжении всей презентации.

Доставка контента так же важна, как и сам контент. Вот решение, которое я нашел для этой проблемы, которое прекрасно работает для меня. После создания PowerPoint, пройдите его и создайте скрипт. Сценарий может состоять из всего, что вы захотите, от схемы или резюме вашей презентации до полной имитации того, что вы намереваетесь сказать. На протяжении всего сценария укажите, где будут происходить переходы между слайдами, чтобы вы не забыли изменить слайды во время презентации. Можно читать вниз, но у вас уже должно быть понимание того, что вы собираетесь сказать.

Добраться до точки и убить сагу

Это другая сторона не читать то, что вы собираетесь сказать. Трудно представить содержательную презентацию, когда все, что вы делаете — читаете точку за точкой (для этого и нужен сценарий). Но не помещайте этот сценарий в слайды. Это может звучать как здравый смысл для вас, но у меня был инструктор, чьи слайды были настолько переполнены, что потребовалось много времени, чтобы получить основные моменты и важную информацию от них. Довольно разочаровывает, когда пытается учиться. Но дело не только в учебе — как на рабочем месте, когда ваша PowerPoint должна быть ресурсом для других? Они не хотят тратить время на просмотр слайдов, похожих на романы. Итак, как говорится в названии, перейдите к сути — это называется Powerточка по причине, а не «PowerSaga».

Используйте СМИ, но качественные СМИ

Ранее я говорил о том, что не нужно использовать сумасшедшие изображения, такие как картинки или другие отвлекающие средства массовой информации. Это не значит, что вы не можете использовать его вообще. Фото, видео и даже аудиоклипы имеют свое место, когда это уместно. Ключевое слово там. У вас не должно быть случайной фотографии только для заполнения пространства. Вместо этого найдите что-то, что имеет отношение к тому, о чем вы говорите. Это плюс, если он добавляет качества к тому, что вы уже говорите, однако, если это только делает слайд немного менее стерильным, это тоже хорошо. Просто убедитесь, что это имеет отношение к тому, что вы освещаете, и не отвлекает внимание аудитории.

Используйте доступные вам ресурсы

Возможно, были времена, когда у вас была идея о том, что вы хотели бы сделать, но у вас не было ноу-хау для ее реализации в PowerPoint. Не забывайте про простой поиск в интернете. Конечно, на сайте Microsoft есть много советов и информации, и это отличный ресурс для таких вещей, как этот. Но даже быстрый поиск в выбранной вами поисковой системе даст фантастические результаты, потому что, скорее всего, был кто-то, кто задумался над тем же и нашел решение.

Все это лежит на тебе, ведущий

Привлечение внимания аудитории с самого начала имеет решающее значение для успеха вашей презентации и ее влияния на нее. Начните с броской строки, интригующей статистики или вопроса, чтобы зажечь их любопытство. Если у вас есть это, вы должны поддерживать это. Вы делаете это, следуя предыдущим советам, упомянутым здесь, и еще одной вещи: вибрации, которую вы излучаете. Ты нервничаешь? Или ты расслаблен и сам? Вы должны быть последним, каким бы оно ни было. Не беспокойтесь, если вы чувствуете, что ваша личность не соответствует содержанию, которое вы представляете, — не пытайтесь изменить его. Вместо этого доверяйте своим инстинктам и будьте собой. Например, если вы смешной, добавьте свой собственный юмор здесь и там. Или, если вы более серьезны, сделайте это вместо этого. Ключ заключается в том, чтобы передать уверенность в себе, своей работе и контенте, который вы представляете.

Практика. Практика. Практика. (И не откладывайте это)

Так как же ты можешь быть уверен в этих вещах? Просто — практика. Вы должны запомнить всю презентацию (не PowerPoint). Это улучшит поток информации, изобразит уверенность, предотвратит сухие презентации (монотонно) и чтение слайдов, а также лучше привлечет внимание аудитории. Отмена этого будет только увеличивать негативы и уменьшать позитивы. Так что не откладывайте на потом и оставайтесь впереди игры.

Резервное копирование (потому что твой папа учил тебя хорошему)

Doh! Вы только что сохранили PowerPoint только в одном месте — единственной флешке, которая у вас была. И по дороге в здание вы бросили его в грязную лужу. Надеюсь, что это все еще работает — ваша работа / класс и другие люди полагаются на вас. Если этого никогда не случалось с вами, мы все знаем кого-то, с кем это случилось. Делать резервные копии — это здравый смысл, так что делайте это! Это бесплатно (в основном), и на самом деле нет никаких причин не делать этого, кроме вашей собственной лени — что просто жалко, что вы позволяете этому мешать. Вы знаете, что сожалеете о тех случаях, когда не делали резервную копию, если что-то подобное происходило с вами, так почему бы не предотвратить все эти стрессы и просто сделать все правильно с самого начала.

Есть несколько способов сделать это. Во-первых, иметь несколько местоположений одного и того же файла в разных источниках. Так что, если у вас есть файл на вашем компьютере, поместите его и на флешку. Если вы собираетесь подключить флэш-диск к другому компьютеру для презентации, попробуйте использовать облачный сервис.

такие как Dropbox, SugarSync, SkyDrive или Google Drive. Существует множество других сервисов, но это мой любимый выбор, SugarSync — мой личный фаворит.

, Другим вариантом является наличие портативного жесткого диска и флэш-накопителя (или двух устройств одного типа). Таким образом, если вы не уверены в надежности подключения к Интернету, у вас все еще есть резервная копия. Я не придирчив к тому, как вы создаете резервные копии, пока вы делаете это, и это надежно.

Кроме того, сохраняйте при вводе сценария PowerPoint и презентации. Назовите файлы с самого начала, а затем просто используйте «Ctrl + S» при вводе. Я не могу сосчитать, сколько раз я делал это только в этой статье. Даже если вы думаете о сохранении средней силы — просто сделайте это. Это займет всего секунду и сэкономит часы разочарования.

Заключение

Напомним, что есть много вещей, которые вы можете сделать, чтобы сделать PowerPoint более приятным для чтения и простого понимания. Тем не менее, остальные 50% веса определяются тем, насколько хорошо вы представите материал. Оба должны быть в унисон, чтобы привлечь и удержать внимание аудитории, чтобы убедиться, что они полностью понимают контент, который вы так усердно готовили. Но это не останавливаться на достигнутом. Вы должны ориентировать контент на потребности и интересы аудитории. Если это не представляет их особого интереса, вы можете восполнить это посредством областей представления самого контента, используя аналогии, чтобы связать его с ними в максимально возможной степени и с вашей собственной личностью. Эти вещи в сочетании с уверенностью, которую вы приобрели благодаря повторному изучению сценария презентации, обеспечат вашу аудиторию заинтригованным. Наконец, не забудьте о резервном копировании. Это может показаться хлопотным, но просто помните, что это гораздо больше, чем когда вы должны воссоздать все, что вы потеряли.

Дополнительные советы можно найти в 10 советах по PowerPoint для подготовки профессиональной презентации.

Тина и 10-20-30 Правило PowerPoint Гая Кавасаки.

Изображение предоставлено: Рука прорывается сквозь белое через Shutterstock | Желтая игрушка с помощью Shutterstock | Cute Furry FerretConcentration Comic с помощью Shutterstock | Иллюстрация бизнесмена через Shutterstock