Краткое руководство к таблицам в Microsoft Access 2007

Office_Access_2007_IconВ прошлый раз вам, возможно, повезло наткнуться на мой вступительный пост

для Microsoft Access 2007, а затем разочароваться, потому что он на самом деле не показывает вам, как что-то делать.

Это место, чтобы получить лекарство. Я собираюсь предоставить учебник по Microsoft Access о том, как создавать и использовать таблицы. Я буду следить за сообщениями о запросах, формах, отчетах и ​​автоматизации.

Нам нужно сделать некоторые предположения, чтобы это было достаточно коротким, чтобы поместиться в одном посте. Во-первых, вы уже знаете, как использовать электронную таблицу. вероятно, Excel, но это действительно не имеет значения. Во-вторых, вы можете немного расслабиться, даже если у вас другая версия Access. Возможно, вам придется поохотиться на несколько вещей, но в основном это все то же самое.


Просто, чтобы начать движение, посмотрите на эту таблицу.

Microsoft Access учебник

Это довольно типичный список элементов в Excel. Представьте на мгновение, что этот список содержит несколько тысяч строк вместо тех, которые вы можете просмотреть здесь, и вы можете увидеть, что это не обязательно самый практичный способ работы с данными такого рода.

Надеюсь, у вас будут собственные данные, с которыми вы сможете поэкспериментировать. Практический пример всегда проще.

В Access эта же информация будет храниться в таблицах, но прежде чем мы сможем это сделать, мы должны убедиться, что все тщательно согласовано. Это одна из вещей о базах данных. С несоответствиями гораздо сложнее справиться, чем в электронной таблице.

Здесь есть несколько примеров того, что вам нужно исправить. Для начала, вам действительно следует прочитать некоторые из этих книг, но это не поможет. Каждый столбец в Access должен быть согласованным. Вы не можете начать вводить даты, как у нас здесь, в столбце Готово, а затем вставить слово «Никогда» в одну из ячеек. Та же проблема с «˜x» в столбце «Рейтинг». Исправьте это сначала. Обратите внимание, что в большинстве случаев пустые ячейки — это нормально.

Microsoft Access учебник

Microsoft Access учебникХорошо, давайте запустим Access и начнем принимать решения. Две конкретные вещи, прежде чем вы сможете начать работу с таблицами.

Во-первых, выберите создание пустой базы данных, а не использование предварительно созданных шаблонов. Вернись и проверь их позже, чтобы получить больше примеров.

справка по Microsoft AccessВо-вторых, вам нужно выбрать имя для вашего проекта Access в начале. Вы не можете идти вперед и делать то, что можете, с другими продуктами Office.

Поэтому нажмите «Пустая база данных», дайте файлу имя и нажмите «Создать».

Access пытается выручить как можно больше, создав таблицу по умолчанию и настроив ее готовой к использованию. В нашем случае, однако, мы не хотим этого делать. Мы хотим правильно оформить стол.

справка по Microsoft AccessЛучший способ добраться туда — нажать на Икс в правом верхнем углу, чтобы закрыть таблицу, нажмите вкладку «Создать» на ленте, а затем нажмите «Дизайн таблицы». Если вы заблудились, закройте Access, не сохраняя ничего, а затем повторите попытку.

Вот что нужно запомнить. Сначала вы должны знать, что вы хотите сделать, создать таблицу для этого, а затем добавить данные. После этого трудно передумать.

Наша основная задача — определить, какие поля мы хотим сохранить в таблице, и какую информацию мы хотим хранить в каждом из них. Если вы используете мой пример, заполните все так, чтобы они выглядели так.

справка по Microsoft Access

Прежде чем мы сможем двигаться дальше, есть одна вещь, которая может быть немного сложной, но вы должны понять. Доступ — это реляционная база данных. Реляционная часть означает, что вы можете работать с несколькими таблицами одновременно и связями между ними.

Одна из целей реляционных баз данных — минимизировать как повторение, так и потерянное пространство. Я не собираюсь вдаваться в теорию, но это называется нормализацией. Есть много других мест для изучения темы. Я просто буду практичным и покажу вам пример.

Обратите внимание, что каждый из классических авторов научной фантастики упоминается в электронной таблице несколько раз. Чтобы добиться того же в Access, мы создаем другую таблицу специально для авторов, а затем связываем новую таблицу. Таким образом, каждый автор существует только один раз, и вероятность ошибок значительно уменьшается.

На данный момент, примите мою просьбу, чтобы вы создали поле автора как число.

Сохраните таблицу. Самый быстрый способ — нажать кнопку Сохранить на панели инструментов. Это может быть не самая простая вещь, чтобы найти.

table_save_1

saveas_1Вас попросят назвать имя стола. Книга может быть простым вариантом. Еще одна заметка. Имена таблиц не являются именами файлов. Это просто компоненты в базе данных под названием Classic Sci-fi. Подумайте о нескольких листах в книге Excel.

Но «прежде чем Access позволит вам сохранить таблицу, нужно сделать еще одну вещь. Просто поверь мне на слово. Почти в каждом случае таблица в Access должна иметь где-то поле, которое гарантированно будет иметь разное значение в каждой строке. Я имею в виду каждую строку, так что вы не могли бы использовать, например, поле Страницы, потому что в конечном итоге вы должны были получить две книги с одинаковым количеством страниц. Самый простой способ сделать это — добавить еще одно поле только для работы. Обычно это называется полем ID.

Поэтому нажмите «Да» в сумасшедшем диалоговом окне, которое слишком широко, чтобы эффективно отображаться в сообщении »¦

primary_key_1

AutoNumber«And. И новое поле добавляется в таблицу. Тип поля — Autonumber, что означает, что новое значение автоматически добавляется для каждой строки, добавляемой в таблицу. Не беспокойся об этом. Это просто случилось.

Теперь продолжайте, снова сохраните таблицу и закройте ее. Когда вы это сделаете, снова запустите процесс, чтобы создать таблицу Author, которая выглядит следующим образом. То же самое с идентификатором поля. Просто позвольте этому быть созданным.

автор 1

Relate_1Прежде чем мы сможем начать использовать таблицы, нам нужно связать их друг с другом.

Нажмите на вкладку Инструменты базы данных, а затем нажмите кнопку Отношения.

Добавьте обе таблицы с помощью диалогового окна «Показать таблицы».

Show_table

После завершения закройте диалоговое окно и сделайте перерыв на мгновение. Позволь мне объяснить.

Таблицы в Access обычно связаны особым образом. Самым распространенным из них является то, что называется отношениями «один на один».

В нашем случае для каждого автора может быть много книг. Чтобы создать это отношение, нажмите на идентификатор в таблице «Автор» и перетащите его в поле «Автор» в таблице «Книга».

relationships3

Access запрашивает у вас некоторые подробности отношений. Единственное изменение, которое вам нужно сделать, это поставить галочку в поле Enforce Referential Integrity. Затем нажмите «Создать».

relationships2

Закройте окно отношений и сохраните изменения.

отношения спасают

Еще одна вещь, которая помогает упростить использование таблицы Book. Что действительно сохраняется в поле «Автор», так это идентификатор автора из таблицы «Автор», но его немного сложно использовать, потому что вам придется поискать другую таблицу, чтобы проверить правильность значения. Итак, мы собираемся настроить все так, чтобы он самостоятельно искал имя автора.

Достаточно разумно, это называется поиском.

Сначала откройте таблицу Author и добавьте некоторую информацию.

автор 1

lookup4Снова откройте таблицу Book, дважды щелкнув ее имя. Нажмите кнопку «Дизайн». Нажмите на поле «Автор», а затем на вкладке «Поиск» внизу списка полей.

Заполните поля, как указано. Вам понадобится более подробное руководство для изучения причин настроек, но пока этого будет достаточно.

Закройте таблицу, сохраните ее и снова откройте в представлении таблицы.

Перейдите в поле «Автор», и вы увидите, что появится поле со списком. Нажмите на стрелку, и вы увидите список авторов. Нажмите правильный и двигайтесь дальше. Идите вперед и заполните остальные записи.

lookup3

книга добавлена

И это все. Вы успешно реплицировали электронную таблицу, которая была у вас в начале, и теперь вы можете использовать ее для создания запросов, форм и отчетов, которые являются гораздо более полными, чем все, что Excel может управлять.

Подробнее об этом в следующих нескольких постах.

Итак, как все прошло? Дайте мне знать, как много вы получили от этого учебника Microsoft Access. О, а вы читали какие-нибудь книги? Дай мне знать в комментариях.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector