Содержание
Если вы работаете в обычной офисной среде, вполне вероятно, что почтовой системой является сервер Exchange, а почтовым клиентом является Outlook. Мы рассмотрели Outlook здесь, в MUO, с нескольких точек зрения, включая Outlook Journal.
и резервное копирование данных Outlook
, Мы даже рассмотрели несколько классных сценариев VBA в Outlook, где вы можете экспортировать свои задачи в электронную таблицу Excel.
,
В этой статье я собираюсь поближе познакомиться с самим клиентом Outlook и некоторыми из распространенных ошибок Outlook, жертвами которых люди часто становятся. К счастью, есть несколько встроенных инструментов, которые вы можете использовать, чтобы попытаться уберечь себя от совершения одной из тех ошибок на работе, на которые вам придется долго жить.
Каковы некоторые из этих ошибок? Как насчет того, чтобы нажать «ответить всем» на одно из этих массовых писем и сделать из себя дурака? Как насчет того, чтобы написать что-то быстро в пылу страсти своему боссу, о котором вы полностью сожалеете, когда нажимаете «отправить»? Существует так много ситуаций, когда люди могут относиться к таким ситуациям, и у многих людей есть свои собственные ужасы по электронной почте. Таким образом, имеет смысл, что Microsoft встроит несколько важных инструментов, которые помогут защититься от этих распространенных ошибок Outlook.
Опасности электронной почты
В этой статье я расскажу о трех опасностях, связанных с электронной почтой: рассылка того электронного письма, о котором вы сожалеете в тот момент, когда отправляете его, отправка электронного письма не тому человеку и, наконец, эта старая ошибка с ответом — все так много людей виновен в.
Письмо, о котором вы сожалеете при отправке
Знаете что, у всех нас есть те дни. Вы получаете еще одно электронное письмо от босса или коллеги, которое просто натирает вас неправильно. У вас было плохое утро, или вы еще не выпили свою первую чашку кофе, и поэтому вы нажимаете кнопку «Ответить» и просто высвобождаете все свое разочарование и гнев в одном ужасном письме.
Спустя 5 минут и несколько ругательств, вы заканчиваете это письмо и, едва приостановившись, нажимаете «Отправить». Затем, просидев в самодовольном удовлетворении около трех или четырех секунд, он начинает понимать, что именно вы только что сделали — и возможные последствия. С тонущим чувством в животе вы понимаете, что действительно не должны были его отправлять.
Не бойтесь, Outlook поставляется с очень классным инструментом только для такого рода вещей — за исключением того, что вы должны сделать это на своем клиенте до того, как совершите эту эмоциональную ошибку, а не после. Я называю это «страховкой от электронной почты». Чтобы включить его, просто нажмите «Файл», «Информация» и нажмите «Управление правилами». Оповещения «.
По сути, здесь вы создадите правило, которое задерживает все ваши исходящие письма на 5 минут. Это дает вам небольшую страховку, чтобы вы могли предотвратить эти ошибки до того, как они произойдут.
На экране правил электронной почты нажмите «Новое правило…»
Затем нажмите «Применить правило к сообщениям, которые я отправляю». Это будет применять задержку к каждому электронному письму, которое вы отправляете в тот момент, когда нажимаете кнопку «Отправить».
На следующем шаге мастера правил у вас есть возможность ограничить количество исходящих сообщений, к которым это относится. Например, это могут быть только важные сообщения, или с определенными словами в теле вашего сообщения (может быть, проверка на определенные слова проклятия, которые вы хотели бы использовать?)
В этом примере я собираюсь просто применить его ко всем исходящим сообщениям, поэтому вы нажимаете «Далее», а затем просто нажимаете «Да» для предупреждения.
Наконец, выберите «отложить доставку на несколько минут», нажмите на ссылку «число» и установите период задержки на любое количество времени, которое, по вашему мнению, потребуется для охлаждения и отмены сообщения до его фактического получения. послал.
На последнем этапе вы можете применить исключения к этому правилу, чтобы оно не задерживало отправку сообщений определенным людям (в качестве одного примера). Например, я знаю, что могу написать все, что захочу, своему приятелю Джону, и он не разозлится на меня. В конце концов, мы лучшие друзья, поэтому я собираюсь сделать исключение для этих сообщений, указав его адрес электронной почты в поле «получатель».
Назовите правило отсрочки, и вы можете идти (не забудьте включить правило).
Теперь, каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо, оно будет находиться в папке исходящих сообщений в течение 5 минут. Таким образом, если через минуту или около того вы решите, что отправка электронного письма была на самом деле огромной ошибкой, вы можете зайти в свой почтовый ящик и удалить сообщение — и избежать серьезного кризиса.
Проверьте, кому будет отправлено ваше сообщение
Есть распространенная ошибка, которую люди делают, когда быстро рассылают электронные письма людям — вы, вероятно, испытали это сами. Вы идете, чтобы отправить электронное письмо другу по имени, скажем, Райан Дубе, например. Таким образом, вы вводите «ry» и три подходящих имени из глобального списка контактов сервера Exchange или из вашего личного списка контактов.
Поскольку вы спешите, вы случайно выбрали «Bryan Dube» и продолжили писать о своей выходной в Вегасе. Вы тщательно описываете все, что вы там делали — вы знаете, все, что должно было остаться в Вегасе? Вы нажимаете кнопку «Отправить», открываете окно «Отправлено», чтобы убедиться, что оно отправлено вашему другу в порядке, а затем до вас доходит, что вы отправили его не тому человеку. Еще хуже — Брайан Дьюб оказался президентом компании, который прислал вам несколько электронных писем на прошлой неделе (именно поэтому он появился в качестве раскрывающегося контакта).
Да, это называется быть облажанным.
Вместо этого воспользуйтесь небольшим pro-tip, известным как Control-K, сразу после того, как вы наберете первые пару букв имени вашего друга. Это открывает инструмент «Проверить имена» и позволяет вам фактически выбрать имя человека из официального списка контактов.
Поначалу это может показаться дополнительным шагом, но для особо чувствительных сообщений это очень важный дополнительный шаг. Это позволяет вам подтвердить и убедиться, что сообщение, которое вы пишете, направляется правильному человеку.
Пусть MailTips предупреждает вас о распространенных ошибках Outlook
Лично я считаю, что MailTips — одно из величайших изобретений, когда-либо встроенных в Outlook. MailTips защищает вас от длинного списка проблем, предупреждая вас о таких вещах, как, например, является ли получатель, которому вы отправляете электронное письмо, группой с большим количеством получателей (что защитит вас от ошибки «ответить всем»), будь вы отправляете электронное письмо кому-то за пределами компании, и подобные информационные советы.
Чтобы включить подсказки, просто перейдите в Параметры Outlook, выберите «Почта», а затем прокрутите вниз, пока не увидите кнопку «Параметры подсказок».
В этом окне параметров вы увидите все, что MailTips делает для вас. Если вам нравится все, что вы видите, убедитесь, что выбрано «Отображать автоматически», и нажмите «ОК».
Почтовые подсказки действительно могут быть спасением. Когда поступают критические электронные письма, вам сообщают, что вы можете захотеть ответить. Он также сообщает вам, пришло ли оно из автоматизированной системы, которая автоматически пересылает вам электронное письмо — хорошая функция для ИТ-специалистов, которые настроили правила автоматической пересылки из различных сценариев, которые контролируют компьютерные системы и серверы.
MailTips также сообщит вам, когда вы пытаетесь отправить электронное письмо на недействительный адрес электронной почты или на адрес, который содержит огромное количество получателей. Подсказки могут избавить вас от ошибок в электронной почте, если перечислить их здесь слишком много.
Простое использование этих трех важных инструментов в Outlook может спасти вам жизнь или, по крайней мере, вашу гордость. Включите их и используйте их, и избавьте себя от головной боли, связанной с этими распространенными ошибками Outlook. Это может даже спасти вашу карьеру!
Вы когда-нибудь совершали какие-то неловкие ошибки в электронной почте, когда подобные советы спасли бы вас? Поделитесь своим опытом в разделе комментариев ниже!
Кредиты Изображения: Проблемная Женщина Через Shutterstock
