Как автоматически отправлять ежемесячные счета с Google Sheets

Если вы работаете из дома или ведете свой собственный бизнес, не всегда легко запомнить, что ваши счета были высланы вовремя.

В этой статье вы узнаете, как написать скрипт Google (ОЧЕНЬ просто, не беспокойтесь).

Мы также покажем вам, как сделать то же самое с макросом. Макрос может легко упаковать ваш счет и отправить его по электронной почте на любой адрес электронной почты (или адреса), который вам нравится.

Шаг 1: подготовьте свой ежемесячный счет

Если вы в настоящее время не отслеживаете свои счета с помощью Google Sheets, вам действительно следует. Даже если вы никогда ничего не программировали в своей жизни

,

Google Sheets хранится в облаке, где у вас также есть возможности сценариев Google

в ваших руках. Из-за этого Google Sheets гораздо более «подключен к Интернету», чем Excel.

Неважно, как вы отформатируете свой счет, чтобы это решение работало. Давайте рассмотрим несколько вещей, которые вы должны организовать перед тем, как приступить к работе со скриптом Google.

выставить счет

Это не сложно. Все, что вам нужно сделать, это убедиться, что лист текущего месяца всегда назван одинаково. В моем случае я называю это «Счет».

1-го числа месяца счет отправляется автоматически. Затем, спустя некоторое время, в течение первой недели, я просто переименую его в тот месяц и год.

Затем заново создайте лист «Счет-фактура» и снова начните вести журнал за текущий месяц.

Шаг 2. Создайте скрипт Google.

Чтобы попасть в редактор скриптов Google из Google Sheets, просто нажмите на инструменты в меню. Затем нажмите Редактор скриптов.

Разумно переименовать имя проекта во что-нибудь, что вы запомните позже, если вам когда-нибудь понадобится вернуться к сценариям и настроить его.

создать скрипт Google

Затем вставьте следующий скрипт.

function myFunction() {
var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
var filename = "Current Month " + ss.getName();
var SendBook = ss.copy(filename);
var ToUser = "xxxxx@gmail.com"
MailApp.sendEmail({
to: ToUser,
subject: 'Here is my invoice for last month!',
body: 'Hi! I have attached my invoice for this month. Thanks for the work, really appreciate it! -Ryan',
attachments: [SendBook.getBlob().setName(filename)]
});
}

Мы рассмотрели функцию sendEmail

Читайте также:  Как добавить пользовательское поле в пользовательскую таблицу с помощью FOSUserBundle вручную в Symfony

в прошлом, если вы заинтересованы в том, как это работает.

Отредактируйте нужные части этого скрипта, чтобы он соответствовал правильному адресу электронной почты. Убедитесь, что оно использует правильное имя человека, которому вы отправляете его в теле.

Чтобы проверить, работает ли ваш скрипт, заполните текст «ToUser» своим адресом электронной почты.

Нажми на Сохранить значок диска в меню для сохранения скрипта. Затем нажмите на Играть значок (выглядит как стрелка вправо).

играть в скрипт Google

Он попросит вас подтвердить авторизацию сценария для доступа к другим данным Google (таким как Gmail и Sheets).

авторизировать гугл скрипт

Вы можете получить предупреждение о том, что скрипт небезопасен. Это только потому, что вы пишете собственный сценарий, который Google не проверял или не разрешил для более широкого использования.

Вы можете игнорировать это предупреждение, так как вы создали скрипт и знаете, что он безопасен.

Если он работает правильно, вы должны были получить письмо, которое выглядит так:

электронная почта с инвойсом

Как видите, электронная таблица прикрепляется к электронному письму в формате PDF. Это позволяет получателям легко открывать и просматривать их, даже если они не используют Google Sheets.

Теперь нам нужно автоматизировать это, чтобы оно запускалось 1-го числа каждого месяца.

Шаг 3: Автоматизируйте ваш скрипт счета

Чтобы автоматизировать ваш скрипт, вам нужно создать так называемый «триггер».

Вернитесь к вашему Google Script, нажмите редактировать в меню и выберите Триггеры текущего проекта.

триггеры текущего проекта

Поскольку вы еще не создали триггеры для этого проекта, это будет пустым.

Вы увидите синюю ссылку с надписью «Триггеры не настроены». Нажмите ее.

настройка триггера

выберите Время приводом события, установите таймер на Таймер месяца, и оставьте номер на 1.

После того, как вы нажмете Сохранить, Google Scripts будет отправлять ваш счет в формате PDF по электронной почте 1-го числа каждого месяца.

Вот и все, что нужно сделать!

Важно просто следить за тем, чтобы ваш счет обновлялся в течение месяца. Убедитесь, что он закончен и готов к работе в первый день следующего месяца.

Шаг 4. Создайте макрос

Существует еще один подход, не связанный с программированием, который можно использовать для выполнения того же действия, что и в приведенном выше сценарии: в Google Sheets теперь включена функция макросов

Читайте также:  Как конвертировать PDF в текст (извлечь текст из PDF) с помощью JavaScript

, Макросы позволяют записывать последовательность действий для выполнения задачи. В этом случае вы сначала создаете макрос, а затем запускаете его так же, как вы запускали скрипт Google.

Во-первых, в вашем инвойсе перейдите на Инструменты> Макросы, и выберите Запись макроса.

запись макроса Google листов

Далее просто выполните обычные шаги по отправке кому-либо листа в виде PDF-вложения.

Идти к файл, и нажмите Электронная почта как вложение.

электронная почта как приложение

Затем заполните все поля формы, чтобы объект и тело выглядели естественно.

Затем нажмите послать.

Во всплывающем окне «Запись нового макроса» нажмите Сохранить. Это завершает процесс записи макроса. Дайте макросу имя, которое вы запомните, и нажмите Сохранить снова.

Вы должны были увидеть тестовое электронное письмо с приложенным PDF-файлом.

Шаг 5: автоматизировать макрос

Теперь пришло время автоматизировать макрос. Вы можете запускать макросы так же, как вы запускаете Google Scripts.

Вернуться в инструменты а также Редактор скриптов. Нажмите на код macros.gs.

получить имя макрофункции

Запишите имя макрофункции. В приведенном выше примере имя функции макроса myFunction1.

Теперь иди в редактировать, а также Триггеры текущего проекта.

На этот раз в раскрывающемся списке функций вы увидите функцию макроса в списке. Выберите это.

триггер для макрофункции

Затем просто настройте оставшуюся часть триггера, как вы сделали выше для триггера Google Script.

Установить события в Время приводом. выберите Месяц таймер. Оставьте номер на 1.

настроить макрос триггер

Теперь ваш записанный макрос будет запускаться каждый месяц.

Он будет отправлять лист счета в формате PDF на любые адреса электронной почты, которые вы указали при записи макроса.

Автоматизированные листы Google могут сэкономить время

Функция триггеров в Google Sheets — действительно мощь этой автоматизации. Это позволяет вам автоматизировать все эти обычные задачи, которые вы часто делаете, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных вещах.

Если вы только начинаете использовать Google Scripts и хотите узнать больше, мы рассмотрели другие примеры полезных Google Scripts.

Вы можете попробовать прямо сейчас.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector