Как автоматизировать повторяющиеся задачи в Google Sheets с помощью макросов

Запишите задачу, сохраните ее и запускайте в любое время.

Макросы наконец-то стали доступны пользователям Google Sheets. Макросы позволяют автоматизировать повторяющиеся задачи в документах и ​​таблицах без необходимости писать код.

Они долгое время были основным инструментом повышения производительности в Microsoft Office. Пользователи Excel уже давно могут использовать макросы для экономии времени, и теперь вы можете использовать те же преимущества для экономии времени в Google Sheets.

Хотя Google Sheets уже давно позволяет пользователям создавать свои собственные функции скриптов приложений, макросы открывают этот вид функциональности для всех пользователей Google Sheets — никаких навыков программирования не требуется.

Макросы особенно полезны, если вы снова и снова сталкиваетесь с несколькими листами с одинаковыми данными или информацией. Например, любой вид ежемесячных трекеров с тщательно продуманными функциями для сопоставления данных получит выгоду от макросов.

Как создать новый макрос в Google Sheets

Макросы Google Sheets удивительно просты в создании.

1. Нажмите Инструменты> Макросы> Запись макроса.
2. Выполните шаги, которые вы хотите автоматизировать.
3. выберите Абсолютные ссылки если вы хотите, чтобы макрос работал в той же самой ячейке, которую вы записали. выберите Относительные ссылки если вы хотите, чтобы макрос работал в выбранной ячейке и рядом с ячейками.
   
4. Нажмите Сохранить.
5. Введите имя макроса и дополнительную комбинацию клавиш.

Очевидно, что второй шаг в приведенном выше списке может включать гораздо больше шагов, но об этом позже.

Как редактировать макрос в Google Sheets

Если вы хотите редактировать свой макрос, сделайте следующее:

1. Идти к Инструменты> Макросы> Управление макросами.
2. В открывшемся списке макросов нажмите кнопку меню (три точки) рядом с макросом, который вы хотите редактировать.
   
3. Нажмите Редактировать скрипт.

Чтобы отредактировать макрос, вам действительно нужно будет отредактировать код, поэтому, если вам это неудобно, проще будет просто перезаписать макрос.

Как запустить макрос в Google Sheets

Чтобы запустить макрос, откройте лист, который вы хотите использовать, и нажмите Инструменты> Макросы и выберите макрос из списка. Или, если вы назначили сочетание клавиш для вашего макроса, вы можете использовать его вместо этого.

Ниже вы найдете несколько простых примеров различных способов использования макросов в Google Sheets.

Пример 1. Форматирование электронной таблицы с помощью макроса

Любое повторяющееся форматирование, которое необходимо применить к нескольким листам Google, можно легко выполнить с помощью макросов.

Основное форматирование

Если у вас есть несколько листов со сходной информацией, вы можете записать макросы для любого или для всех следующих параметров: форматирование жирным шрифтом / курсивом / подчеркиванием, размер шрифта, выравнивание текста, перенос текста, цвет заливки фона и многое другое.

Условное форматирование

С Google Sheets вы также можете получить симпатичную мету, добавив дополнительный уровень автоматизации поверх базовой автоматизации с условным форматированием.

Вы можете использовать условное форматирование для форматирования ячеек, используя те же методы, которые перечислены выше. Разница в том, что вы можете создать правило, которое форматирует текст на основе определенных критериев:

• Если ячейка содержит или не содержит определенного ключевого слова.
• Если ячейка содержит число, равное, большее или меньшее определенного числа
• Если в ячейке указана конкретная дата / дата после / дата до вашей спецификации.

Допустим, вы используете Google Sheets как способ отслеживания своих задач и назначили сроки их выполнения. Вы можете использовать условное форматирование, чтобы выделить все, что должно быть сегодня:

1. После нажатия «Запись» выберите ячейки, к которым вы хотите применить условное форматирование.
2. Идти к Формат> Условное форматирование.
3. На открывшейся боковой панели нажмите Добавить новое правило.
4. Под Формат ячеек, если Выбрать Дата.
5. Во втором раскрывающемся меню выберите сегодня для задач на сегодня.

Если вы хотите выделить что-то просроченное, повторите шаги с 1 по 3, а затем выполните следующие действия:

1. Под Формат ячеек если выбрать Дата до.
2. Во втором раскрывающемся меню выберите сегодня.

Пример 2. Создание отчетов и диаграмм

Существует множество способов создания отчетов в Google Sheets.

включая сводные таблицы, графики и диаграммы.

Сводные таблицы в Google Sheets

Сводные таблицы чрезвычайно полезны, если вы хотите рассчитать итоговые суммы различных элементов в вашей электронной таблице. Вы можете использовать сводную таблицу, чтобы понимать большие объемы данных и суммировать их в краткий отчет. Поскольку он основан на данных электронной таблицы, вы также можете использовать условное форматирование, диаграммы и графики для визуализации данных.

Например, если вы используете Google Sheet для своих привычек расходов, вы можете использовать сводную диаграмму для расчета итогов. Это отличный способ узнать, сколько вы тратите в Starbucks.

1. После нажатия запись, идти к Данные> Сводная таблица.
2. Редактор сводных таблиц откроется на боковой панели, где вы можете добавить элементы, которые вы хотите, которые появляются в вашей таблице.
   
3. Под Ряды щелчок добавлять, и выберите столбец, содержащий информацию, которую вы хотите сопоставить: например, категорию расходов или местоположение.
4. Под Ценности, щелчок добавлять и выберите столбец, содержащий суммы, которые вы тратите на категорию.

Это очень простой пример того, как можно использовать сводную таблицу

, Существует гораздо более сложное применение, где макросы значительно облегчат вам жизнь в Google Sheets.

Графики и круговые диаграммы в Google Sheets

Вместо того, чтобы прокручивать строку за строкой данных, вы также можете визуально обобщить всю эту информацию.

Опять же, если у вас есть несколько листов с похожими данными, вы можете создать одну и ту же диаграмму на нескольких разных листах.

Например, если вы отслеживаете свои ежемесячные продажи, вы можете создать круговую диаграмму, которая разбивает продажи по продуктам.

• Выберите столбец (столбцы) / строку (и), содержащие данные, которые вы хотите визуализировать.
• После нажатия кнопки «Запись» перейдите к Вставить> Диаграмма.
• На открывшейся панели выберите тип диаграммы (линейная диаграмма, гистограмма, круговая диаграмма и т. Д.)

Запустите этот макрос на других листах с похожими данными для быстрой визуализации. Google Sheets также предложит наиболее подходящую диаграмму на основе данных.

Пример 3: запуск сложных функций с макросами

Это, вероятно, один из самых полезных и мощных способов использования макросов в Google Sheets, но хотя сложные функции могут быть сложными, они упрощаются с помощью макросов.

Существует множество существующих функций, таких как формула COUNTIF или функции поиска. Вы также можете сделать еще один шаг и создать свои собственные функции Google Sheets.

,

После того, как вы выяснили свою функцию, просто запишите свой макрос, проходящий через шаги.

Пример 4: упростите просмотр ваших данных

Если в электронной таблице Google хранится большой объем данных, это помогает заморозить первую строку и первый столбец.

Таким образом, когда вы просматриваете электронную таблицу, полную цифр или информации, важно иметь в виду первую строку или столбец, если вам нужен контекст для того, что вы ищете.

1. После нажатия кнопки «Запись» перейдите к View> Freeze> One Row а также View> Freeze> One Column.
2. Нажмите Сохранить.
3. Введите имя для макроса и нажмите Сохранить снова.

Начать макрос и остановить повторяющуюся работу

Благодаря совместному характеру Google Sheets вы можете запускать макросы, в то время как другие люди продолжают вводить свою информацию, и вам больше не нужно загружать листы и открывать их в другой программе для запуска макроса.

Если совместная работа и облачное хранилище не являются для вас приоритетом, вы всегда можете выбрать Microsoft Excel для записи макросов

.с