Содержание
В 1971 году первое электронное письмо было отправлено с одного компьютера на другой. Теперь каждый день отправляется 269 миллиардов писем.
Невозможно представить, сколько из этих писем не нужно. Сколько служат только, чтобы вызвать больше путаницы. Чтобы сжечь еще больше внимания и терпения своих получателей.
Но одно можно сказать наверняка: если бы больше людей начали эффективно отвечать на электронные письма
мы все были бы прикованы к нашим почтовым ящикам чуть менее напряженно и нашей почтовой тревоге
будет немного менее изнурительным.
Наиболее очевидным решением здесь является не просто «встроенный ответ», а правильный ответ. Встроенный ответ — это то, где вы отвечаете в основной части письма, а не пишете свое письмо с нуля.
Встроенный ответ — это то, что большинство из нас уже время от времени делают. Но мы должны отвечать inline гораздо чаще. И мы должны делать это с учетом нескольких правил, чтобы эти сложные почтовые потоки были организованы и легки для следования.
Мы отвечаем на письмо неправильно
Противоположностью встроенного ответа является то, что часто называют «верхней публикацией». Здесь вы нажимаете кнопку «Ответить» на электронное письмо и просто начинаете вводить текст в верхней части текстового поля. Так устроено большинство электронных писем сегодня. Но если вы не имеете дело с очень простыми разговорами по электронной почте, топовые публикации могут вызвать всевозможные проблемы.
Во-первых, когда вы публикуете топ, обратная ссылка на исходное письмо становится огромной проблемой, которая включает в себя просмотр электронной почты после электронной почты, чтобы найти то, что вы ищете. Затем вам нужно прокрутить назад к электронному письму, которое вы пишете, чтобы, возможно, перефразировать то, что вы только что нашли, вне контекста и часто упускаете важные моменты.
Иногда получатель может ответить на ваше письмо в совершенно новой ветке, что означает, что ваш разговор теперь происходит в двух или более отдельных темах.
через GIPHY
Если вы находитесь в групповом разговоре, все становится еще сложнее. Отслеживание того, кто отвечает на что, когда и каковы были ответы на эти ответы, становится почти невозможным подвигом.
Встроенный ответ — это решение
Тогда, вместо того, чтобы размещать топовые сообщения, мы должны отвечать inline, то есть в теле исходного сообщения электронной почты. В Outlook и Apple Mail вы можете увидеть исходное сообщение, как только нажмете «Ответить». В Gmail просто нажмите три точки внизу экрана создания, чтобы показать разговор.
Совет: Чтобы удалить вертикальную строку «цитата» из вашего ответа в Gmail, выделите всю электронную почту, а затем нажмите меньше отступ кнопка.
Встроенный ответ решает проблему необходимости прокручивать массу сообщений, поскольку исходное письмо включено и доступно для поиска в самом последнем сообщении, которое вы получили в этом разговоре. Это означает, что все в контексте.
Кроме того, вам не нужно тратить время на подведение итогов ответов других людей или копирование фрагментов электронных писем только для того, чтобы ваши ответы имели смысл. Благодаря встроенным ответам все могут обратиться к каждому в любое время.
А для тем, в которых участвуют несколько человек, легко определить, кто что сказал, и в ответ на что, (если все сделано правильно).
Встроенный ответ правильно
Когда большинство людей отвечают в строке, они просто пишут свои ответы вместе с текстом, на который они хотят ответить, и делают это жирным или красным.
Это далеко от идеала. Как только кто-то открывает электронное письмо в виде обычного текста, он не может видеть это форматирование. И как только в потоке появляется более двух человек, все может быстро запутаться.
Итак, вот краткое руководство по правильному встроенному ответу, которое масштабируется и сведет к минимуму путаницу.
1. Не полагайтесь на форматирование
Как уже упоминалось, в некоторых случаях получатель может не увидеть форматирование, которое вы включаете в электронное письмо (например, они могут предпочесть простой текст). Если кто-то дальтоник, им может быть трудно следить за темами, содержащими несколько цветов.
Во что бы то ни стало, используйте форматирование, чтобы облегчить поиск ответов при сканировании электронной почты. Но не полагайтесь исключительно на это.
2. Предисловие Ответы с вашим именем
Вместо того, чтобы полагаться на форматирование, возьмите в привычку предварительно связывать все ваши ответы с вашим именем и, если вам нужно быть особенно организованным, датой. Попросите всех получателей сделать то же самое.
В настоящее время в Gmail у вас нет выбора, кроме как ввести свое имя вручную. То же самое относится и к безвкусному приложению Apple Mail.
Однако, если вы используете Outlook, есть функция автоматического предисловия ваших ответов к вашему имени. Для этого перейдите в Файл> Параметры> Почта. Затем перейдите к Ответы Вперед, проверить Предисловие с комментариями и введите свое имя в текстовое поле. Когда вы отвечаете в теле письма, ваше имя автоматически появляется в скобках.
Mailbird также имеет эту опцию по умолчанию.
3. Используйте разрывы строк, пожалуйста
Всякий раз, когда вы оставляете встроенный ответ, он должен быть в новой строке, а не вставляться в середине предложения или в конце абзаца.
Это позволяет другим людям легче отвечать на ваши комментарии и значительно упрощает сканирование бесед, происходящих вокруг каждой точки.
4. Отступить многоуровневые ответы
Если в одном письме адресовано несколько точек, в одном сообщении будет несколько потоков.
Чтобы сохранить их организованность, следует делать отступы в многопоточных ответах, чтобы было ясно, какие комментарии относятся к каждому пункту. Лично я нахожу использование угловых скобок (>) наиболее интуитивно понятными здесь символами, поскольку маркеры могут не отображаться в текстовых электронных письмах.
Это сэкономит вам много усилий, пытаясь выяснить, на какую часть разговора вам нужно обратить внимание.
5. Последнее средство: используйте лучший инструмент
Никто не притворяется, что встроенные ответы являются идеальным решением здесь. Но если у вас нет выбора, кроме как использовать электронную почту, найдите время, чтобы написать эффективные и эффективные электронные письма
, Исходя из вышеизложенных причин, встроенный ответ — лучший способ поддерживать прогресс проектов. Это также помогает каждому не отставать от множества разговоров в потоках электронной почты без необходимости тратить время на просмотр длинных списков прошлых электронных писем.
Если вы обнаружите, что даже встроенные ответы становятся слишком сложными или если ваши коллеги не могут привыкнуть к встроенным ответам должным образом, тем не менее, возможно, пришло время искать другой инструмент.
Коммуникационные инструменты, такие как Slack, Yammer и Huddle, облегчают сложные командные коммуникации. Вместо того, чтобы продолжать бороться с электронной почтой, тогда, возможно, пришло время попробовать один из них.
Распространить слово
Когда вы примете эти простые правила встроенного ответа, многие получатели оценят, насколько эффективно это поведение электронной почты
и начать имитировать ваш подход естественно.
Если они, естественно, не копируют ваш вдумчивый этикет по электронной почте, подтяните их. Отправьте им эту статью. Опишите, как вы хотите, чтобы они отвечали, и объясните, что это сэкономит массу неправильно понятых сообщений, потерянного времени и потери контекста.
Там действительно нет недостатков.
Как вы думаете, эти правила помогут вам оставаться в курсе сложных электронных писем? Существуют ли другие полезные советы по ответам, которые, по вашему мнению, будут полезны?
Кредит изображения: sangoiri / Depositphotos
