Содержание
Как инструмент управления проектами
Microsoft OneNote имеет много полезных функций. Одной из таких функций является наличие шаблонов. OneNote определенно вас охватит, от обзора проекта до заметок о собрании и списков дел.
Если вы не уверены, как именно шаблоны могут быть полезны в вашем проекте или что вы можете с ними сделать, вот несколько советов и рекомендаций.
Доступ к встроенным шаблонам
В OneNote встроены удобные шаблоны для управления проектами. В зависимости от версии OneNote вы будете получать доступ к этим шаблонам различными способами.
В OneNote 2016 выберите Вставить из верхней части навигации, а затем нажмите Шаблоны страниц. Затем вы увидите список недавно использованных шаблонов и возможность открыть все из них, выбрав Шаблоны страниц в раскрывающемся списке.
Для более старых версий OneNote вы можете перейти к шаблонам, начиная с добавления новой вкладки в свой блокнот. Затем вы увидите Новая страница на правой стороне, и когда вы нажмете на стрелку, вы увидите раскрывающийся список, где вы можете выбрать Шаблоны страниц.
В любом случае вам будут представлены шаблоны, которые классифицированы по категориям: Академический, Пустой, Бизнес, Декоративный и Планировщик.
Шаблоны управления проектами в OneNote
1. Шаблон обзора проекта
Для управления проектами в категории «Бизнес» есть хороший шаблон «Обзор проекта». Просто выберите его, и он появится прямо в вашем блокноте. Шаблон наполнен полезными элементами для начала, и их, конечно, можно настроить в соответствии с потребностями вашего проекта.
Ваша основная информация о компании и проекте удобно расположена вверху. Затем описание, цели проекта, ресурсы, процедуры, графики и другие элементы отображаются в легко читаемых маркированных списках. Чтобы ввести свои собственные элементы, просто удалите образец текста и замените его своим собственным.
Шаблон Project Overview полезен для хорошо организованного обзора всех частей проекта. Это не только поможет вам как руководителю проекта увидеть элементы с первого взгляда, но и может стать прекрасным документом для других. Вы можете поделиться им с членами проектной команды, вашим руководителем или руководителями.
У каждого будет хорошее представление о том, чего ожидать, и его можно регулярно обновлять для корректировки графика и изменения графика.
2. Шаблоны заметок
В категории «Бизнес» вы также найдете несколько шаблонов заметок, которые идеально подходят для заметок во время встречи.
, используя для справки потом, и поделиться с другими в качестве продолжения. От шаблонов Simple Meeting Notes до шаблона Formal Meeting Notes каждый форматируется немного по-разному с различной информацией.
Для чего-то чрезвычайно простого и полезного для быстрых встреч, есть два шаблона Simple Meeting Notes на выбор. Вы просто вводите название встречи, а затем переходите к повестке дня, участникам и элементам действий.
Когда пришло время информировать исполнительную группу о проекте, вы можете предпочесть шаблон «Официальные заметки о встрече» для более официального макета и дополнительных элементов. Это включает не только вашу повестку дня и участников, но и одобрения, открытые вопросы, новые вопросы и повестку дня для последующей встречи.
В зависимости от типа собрания, которое вы организуете или просто посещаете, каждый из этих шаблонов будет хорошо организовывать ваши заметки и упростит отслеживание. Если вы являетесь организатором, заранее составив повестку дня и поделившись ею с посетителями, вы увидите, что все будут на одной странице. Кроме того, другие участники могут использовать их, чтобы делать свои собственные заметки
,
3. Шаблоны списка дел
Для перечисления задач
OneNote предоставляет три типа списков дел, которые упрощают расстановку приоритетов и организацию элементов. Они содержатся в категории Планировщики шаблонов страниц. Шаблон списка простых дел является базовым с установленными флажками и готов для ввода ваших элементов.
Шаблон списка приоритетных заданий идет немного дальше, позволяя вам вводить и организовывать задачи на основе высокого, среднего или низкого приоритета. Это очень удобно, и у этого также есть флажки, просто ожидающие ваших записей задачи.
Шаблон Project To Do List отформатирован по-разному в зависимости от проекта. И этот шаблон включает в себя удобный раздел заметок рядом с каждым набором задач проекта. Что хорошо в этом шаблоне, так это то, что, хотя он организован проектом, когда вы открываете его, вы всегда можете изменить его так, чтобы он был упорядочен по ресурсу или даже дате. Это дает вам гибкость, чтобы организовать его в соответствии с вашими потребностями.
Правильно организованный
или список приоритетных дел важен для любого проекта, большого или малого, и эти шаблоны могут помочь вам начать все с нуля.
Внешние шаблоны
Try2Stop.Us имеет блокнот для управления проектами, который состоит из трех разделов. Обзор проекта похож на тот, что встроен в OneNote. Страница встречи состояния проекта содержит несколько элементов, отличных от шаблонов заметок, содержащихся в OneNote. Наконец, список часов проекта может быть очень полезным, чтобы наметить часы, которые будут потрачены на каждую задачу.
В списке часов проекта вы найдете основную таблицу, в которой вы можете ввести имя проекта, а затем дату, описание и количество часов. Это удобный шаблон, если проект, над которым вы работаете, требует четкого разделения часов.
OneNoteGem.com — еще один ресурс для шаблонов OneNote с несколькими опциями, помогающими управлять проектами. У них есть пара ежедневных шаблонов рабочего графика, и они сочетают в себе заметки и шаблоны списка дел. Шаблон ежедневного расписания может быть удобен для быстрого просмотра вашего дня. Это удобный инструмент для встреч и даже проведения времени с вашей проектной командой, планирования проекта и других вещей.
Найти шаблоны для OneNote не так просто, как раньше. Многие сайты направляют вас на веб-сайт шаблона Microsoft Office, который, к сожалению, в настоящее время не предлагает опций для OneNote. Однако, если вы не удовлетворены этими встроенными шаблонами, эти другие параметры доступны. Просто обратите внимание, что в зависимости от вашей версии OneNote, по сравнению с загружаемым шаблоном, некоторые функции могут быть недоступны.
Полезные советы
1. Перестановка предметов
Потрясающая функция, доступная для всех опций, заключается в том, что вы можете легко переставлять предметы. Просто наведите курсор мыши на предмет, который вы хотите переместить, и вы увидите стрелку с четырьмя головами. Затем просто перетащите его на новое место. Это работает для блоков, используемых для макета, а также для отдельных элементов, таких как задачи и элементы списка.
2. Изменение размера блоков
Блоки, используемые для организации макета, можно не только перемещать, но и изменять их размер, чтобы максимально эффективно использовать шаблоны. Просто выберите блок и в верхнем правом углу вы увидите крошечные стрелки. Просто нажмите и перетащите вправо или влево, чтобы изменить размер.
3. Основное форматирование
Чтобы быстро изменить размер или цвет шрифта для всего текста, просто наведите курсор мыши на основной раздел, пока не увидите эту четырехглавую стрелку, и щелкните, чтобы выбрать ее. Затем вы можете нажать Главная в верхней навигации или щелкните правой кнопкой мыши, чтобы внести свои изменения. Это также простой способ добавить флажки или звездочки к вашим элементам или даже изменить стиль.
4. Сохранение настроенных шаблонов
Если вы начали с одного из этих встроенных шаблонов, внесли в него много изменений и хотели бы продолжать использовать его в дальнейшем, вы можете легко его сохранить. Возможно, вы добавили логотип своей компании, изменили размеры блоков и переформатировали текст, чтобы получить его так, как вы этого хотите. Не позволяйте этой тяжелой работе идти впустую; сохраните его как шаблон для будущего использования.
Чтобы сохранить новый шаблон, выберите Посмотреть с верхней навигации, а затем Размер бумаги. Откроется панель «Размер бумаги». В нижней части этой панели нажмите Сохранить текущую страницу как шаблон. Затем дайте вашему шаблону имя и выберите, должен ли он быть вашим шаблоном страницы по умолчанию в текущем разделе.
Когда пришло время использовать сохраненный шаблон, выполните те же действия, что и выше, для доступа к встроенным шаблонам в зависимости от версии OneNote. Затем вы должны увидеть дополнительную категорию под названием Мои шаблоны. Нажмите на стрелку рядом с ней и выберите тот, который вы хотите использовать.
Как вы используете OneNote для своих проектов?
Шаблоны — лишь одна из многих недооцененных функций OneNote.
,
Какие шаблоны OneNote вы считаете наиболее полезными для помощи в качестве руководителя проекта?
? Без какой другой функции вы не могли бы жить? Пожалуйста, поделитесь своими мыслями и предложениями в комментариях ниже!
Кредиты Изображения: Бизнесмен думает alphaspirit через Shutterstock
