Прежде чем делиться электронной таблицей Excel, убедитесь, что вы делаете это в первую очередь

Совместное использование книг Excel облегчает совместную работу по сбору данных. Но прежде чем передать свои файлы Excel в руки других людей, вот несколько советов, чтобы подготовить свои листы к публикации.

Разрешить множественное одновременное редактирование

Если вы хотите, чтобы несколько пользователей могли редактировать общий лист Excel одновременно, выполните следующие действия:

1. Перейти к Обзор вкладка и под изменения, щелчок Поделиться книгой.
2. В открывшемся диалоговом окне убедитесь, что Разрешить изменения более чем одному пользователю одновременно проверено.
3. Сохраните файл Excel в общем месте, где другие пользователи могут получить к нему доступ.

О разрешении этого следует помнить: вы можете получить противоречивые изменения, если два пользователя внесут изменения в одни и те же ячейки. Владелец файла будет предупрежден и может выбрать, какие изменения оставить или отменить.

Защитить рабочие листы или ячейки

Если есть определенные данные, которые вы не хотите, чтобы кто-либо изменял или удалял, вы можете защитить весь лист, защитить книгу или защитить отдельные ячейки.

Если вы хотите защитить весь лист или книгу:

1. Перейти к Обзор вкладка и нажмите Защитить рабочий лист. (Если вы хотите защитить всю книгу, нажмите Защитить книгу.)
2. Введите пароль. Это позволит любому, у кого есть пароль, снять его с защиты, но люди без пароля все равно смогут его просмотреть.
3. Под ‘Разрешить всем пользователям этой таблицы вы можете выбрать, что другие пользователи могут делать на листе, включая: форматирование ячеек, добавление / удаление строк или столбцов и добавление гиперссылок.

Если вы хотите защитить выборку ячеек:

1. Выберите ячейки, которые вы хотите, чтобы другие редактировали, затем щелкните правой кнопкой мыши и нажмите Формат ячеек в всплывающем меню.
2. Перейдите к защита вкладку и убедитесь, что запертый не проверяется.
3. Пройдите через те же три шага выше.

Теперь все ячейки, кроме тех, которые устанавливают вас как разблокированные, должны быть защищены.

Добавить выпадающие меню

Если вы хотите, чтобы другие пользователи добавляли только данные из определенных ячеек, вы можете создать раскрывающееся меню для определенного диапазона ячеек. Вы можете предоставить пользователям возможность выбора только из этого списка или разрешить им вводить другую информацию.

Чтобы добавить раскрывающееся меню для диапазона ячеек, выполните следующие действия.

1. На отдельном листе в рабочей книге создайте список элементов, которые вы хотите включить в раскрывающееся меню. Эти элементы должны быть в одной строке или столбце.
2. Выберите весь список, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Определить имя.
3. Появится диалоговое окно, где вы можете ввести имя для вашего списка. Это может быть что угодно для вас — только не включайте пробелы.
4. На листе, где вы будете вводить данные, выберите ячейку или ячейки, в которых вы хотите, чтобы раскрывающийся список появлялся. Перейдите к Данные вкладка и нажмите Проверка данных.
5. Диалоговое окно откроется до настройки Вкладка. в Разрешать поле, выберите Список.
6. в Источник поле, тип = ListName.
7. Удостоверься что Выпадающий список проверено. Если вы не хотите, чтобы пользователи могли оставлять ячейку пустой, убедитесь, что Игнорировать пустое поле не проверяется.

Следующие шаги необязательны:

1. Если вы хотите, чтобы при нажатии на ячейку появлялось сообщение, перейдите к Входное сообщение Вкладка. Здесь вы можете ввести сообщение длиной до 225 символов, которое будет всплывать.
2. Если вы хотите, чтобы появилось предупреждение об ошибке, перейдите к Предупреждение об ошибке вкладку и убедитесь, что Показать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных проверено. Вы можете ввести конкретное сообщение для вашего сообщения об ошибке.

Какие у вас есть советы для пользователей Excel, которые хотят поделиться своими книгами? Дайте нам знать об этом в комментариях.