Содержание
Мы все были там. Полузаписанный список дел, растягивающийся на всю длину вашей руки. Непрерывные уведомления, требующие нашего внимания. Ощущение утопления в списке бесконечных задач — от компьютера, ожидающего настройки, до неиграемой игры и до ужасно загруженного почтового ящика. Мы опасаемся, что отставание останется. Но вот 10 советов, как выбраться из этого положения.
Mind Dump Ваши задачи
Смысл разума заключается в достижении табула расы. Чистый лист. Чистая стартовая доска, которая дает вам ясность, чтобы продолжить с меньшим стрессом и большей производительностью. Короче говоря, выделите некоторое время (час или два должно быть достаточно), чтобы устранить это умственное отставание, выливая каждое задание, которое вы можете придумать, в документ Word, лист бумаги или здоровенную кучу пост-заметок. Имейте в виду, что количество задач часто будет чертовски удручающим. Я сделал это несколько месяцев назад, и список насчитывал более 200 наименований.
Прежде чем выбросить эти задания из головы, вы, естественно, ежедневно получаете ежечасные / ежеминутные напоминания из вашего мозга, которые добавляют стресс вашей бодрствующей (и спящей) жизни. «Сегодня вечером нужно подстригать газон!». «Я обещал Стиву, что позвоню на прошлой неделе». «Я до сих пор не установил эту лампу». «Мне нужно очистить эту электронную почту». Естественно, это утомительно и отвлекает вас от того, на чем вы должны концентрироваться. Итак, опустошите свой разум и запишите каждую вещь, которую вам нужно сделать, независимо от того, насколько она мала. Отсюда, вы можете начать организовываться, а не иметь этот постоянный нытье голос в глубине души, и, наконец, начать делать вещи!
Организуйте свой список дел
Я не из тех, кто выступает за подавление мыслей и написание списков при ложном предположении, что это «продуктивно» само по себе, но имея всеобъемлющий список дел, который организован так, чтобы это было полезно для вас, вы, как правило, будете в положение, в котором можно начинать разбивать эти предметы гораздо более эффективным способом, чем просто ослеплять их.
Когда дело доходит до организации списка дел, правильного пути нет, но есть несколько вариантов. Вам решать, что лучше для вас. Вы можете разделить свой список на личный, рабочий, социальный и т. Д. Каждый из этих списков может быть организован по-разному. Некоторые из них основаны на:
контекст
Распределите ваши задачи по категориям в зависимости от того, где и когда это необходимо сделать. Например, «Автономные» элементы могут быть выполнены, когда вы не можете подключиться к Интернету. «Свободные» вещи можно делать дома, вместо того, чтобы смотреть телевизор. «Городские» вещи могут быть рутинными, например, ходить в банк, собирать / возвращать вещи из разных магазинов. «Рабочие» элементы, естественно, выполняются на работе.
Сохраните каждый из этих списков в приложении для напоминаний / списков, которое позволяет вам классифицировать, например, Trello или Apple Reminders, и получать к ним доступ, где бы вы ни находились. Поэтому, когда вы возвращаетесь домой с работы, вы можете просто проверить свой список «Досуг», чтобы увидеть, есть ли что-то, над чем вы можете работать, не напоминая об ужасающем количестве задач, которые еще предстоит выполнить на работе.
Дата возвращения
Организуйте свой список дел, начиная с самых старых предметов и заканчивая последними, чтобы вы могли уложиться в сжатые сроки как можно скорее. Некоторые элементы могут не иметь конкретной даты исполнения, но вы можете использовать приложение, такое как Any.do, чтобы пометить их как «сегодня», «завтра», «предстоящие» или «когда-нибудь».
приоритет
Некоторые предметы будут иметь более высокий приоритет, чем другие. Поэтому решение первоочередной задачи может оказаться лучшим решением для вас. Разделив задачи на списки «Срочно», «Скорее срочно» и «Не срочно», вы сможете выбрать, какую задачу нужно решить в первую очередь (т. Е. Часто это самая трудная, самая важная задача).
Поскольку несколько элементов с более высоким приоритетом завершены и вычеркнуты из вашего списка, вы должны чувствовать себя гораздо менее напряженным из-за отставания.
мотивация
Организуйте свои списки так, чтобы у вас были определенные задачи, которые, как вы знаете, вы сможете решить, когда будете полны или энергичны. Приготовьте другой список задач, которые нужно решать, когда вы чувствуете вялость после тяжелого дня в офисе или тяжелой ночи в городе. Часто, когда люди чувствуют себя уставшими, они могут избежать работы любой ценой, но если вы знаете, что есть некоторые задачи, которые можно выполнить, не затрачивая много умственной энергии, вы, скорее всего, обратитесь к ним вместо того, чтобы вернуться к Netflix.
Не забывайте всегда обновлять эти списки. Когда появляется новое задание, как можно скорее добавьте его к нужной метке / списку, чтобы у вас больше не возникало умственного отставания.
Пакетный процесс Похожие задачи
Переход от одного задания к совершенно другому берет свое. Некоторые даже говорят, что многозадачность может снизить вашу производительность на 40%. Таким образом, вместо того, чтобы постоянно переключаться с одной задачи на другую в тщетной надежде, что быть «занятым» — это то же самое, что и «продуктивно», попробуйте объединить похожие задачи вместе, чтобы одним махом решить их все.
Например, читать статьи / блоги в течение определенного периода времени, а не в течение дня. Используйте такие инструменты, как Instapaper, чтобы сохранять статьи для последующего чтения, и Digg Reader, чтобы быть в курсе ваших любимых блогов в удобное время (скажем, во время поездок на работу). Организуя свои задачи подобным образом (в зависимости от контекста, как описано выше), вы можете попасть в «зону» и одновременно выполнять похожие задачи и получить это сверхудовлетворительное чувство быстрого соскребания целого ряда задач. в то же время.
В том же духе, вместо того, чтобы читать «Just in Case», изучайте «Just in Time», чтобы сэкономить ваше время. Это означает сохранение полезных статей с использованием таких инструментов, как Evernote Web Clipper, для чтения только тогда, когда они вам нужны, а не для чтения на тот случай, если вам понадобятся знания в будущем.
Удалить отвлекающие
Сосредоточив внимание на своем задании, удалите как можно больше отвлекающих факторов. Скажи своей семье не беспокоить тебя в течение следующих нескольких часов. Выключи свой телефон. Если это невозможно, по крайней мере, переведите его в беззвучный режим или отключите его от Интернета. Многие задачи потребуют вашего полного внимания. Согласно исследованию Basex, перерывы в работе компании обходятся американским предприятиям в 588 миллиардов долларов в год, что указывает на то, сколько времени будет потрачено впустую, если вы откроете себя для этих отвлекающих факторов.
Соблюдать двухминутное правило
Когда перед вами будет полный список дел или вы просматриваете папку «Входящие», попробуйте придерживаться правила 2 минут. Проще говоря, если это займет всего 2 минуты или меньше, сделайте это сейчас. Не откладывайте это. Не сортируйте его в отдельный список. Сделай это сейчас. Просматривая почтовые ящики с более чем 150 непрочитанными электронными письмами, вы будете поражены тем, сколько из этих сообщений можно обработать за две минуты или меньше. Когда вы поймете это, достигните Inbox Zero
становится гораздо менее пугающим.
Правило двухминутной работы также отлично подходит для того, чтобы вы пришли в правильное настроение для решения гораздо более сложной задачи. Если вам нужно написать сложный отчет, убедите себя потратить на него всего 2 минуты. Инерции, которую вы часто будете наращивать за эти две минуты, будет достаточно, чтобы вы продолжали работать 30, 90, 120 минут или даже дольше. Если вы пытаетесь освоить уровень в определенной игре, попробуйте всего две минуты. Если вам нужно принять трудное решение, возьмите ручку и бумагу и проведите мозговой штурм всего за 2 минуты. Этого двухминутного обещания для себя часто достаточно, чтобы заставить вас работать и делать успехи в работе над предметами, которые, возможно, оставались в вашем списке дел целыми месяцами.
Объявить электронную почту банкротом
Если одна из ваших главных головных болей — это непрерывно переполненный почтовый ящик, который постоянно заполнен до краев и не показывает никаких признаков ослабления, у вас есть два варианта. Во-первых, очистите ваши подписки на электронную почту, используя такой сервис, как Unroll.me. Вы можете легко просматривать подписки на новостную рассылку в течение всей жизни и либо отписаться от подписки, либо добавить их в «рулон» (агрегированное ежедневное электронное письмо) за считанные минуты, чтобы уменьшить количество ненужных писем, попадающих в ваш почтовый ящик каждый день.
Если этого просто недостаточно, возможно, пришло время объявить о банкротстве электронной почты. Майкл Хаятт говорит:
Вы знаете, что пришло время для банкротства электронной почты, когда:
- В вашем почтовом ящике более пятисот непрочитанных сообщений электронной почты.
- Ваши коллеги жалуются на отсутствие у вас реакции.
- На прошлой неделе кто-то говорил вам несколько раз: «Вы получили электронное письмо, которое я вам отправил? Я не получил ответа от вас.
- Вы чувствуете беспокойство или потрясение, когда думаете об электронной почте.
Отсюда вы можете выбрать крайнюю опцию выбора каждого непрочитанного письма (
чтобы напомнить вам, когда делать короткие перерывы, а когда делать длинные перерывы.
Эрнест Росси говорит на эту тему:
скажем, «добраться до« Входящего нуля »к 18:00» или «Завершить мои самые важные 2 задачи к 14:00», у вас гораздо больше шансов на успех. Независимо от того, отправляете ли вы сообщение другу, публикуете пост в Facebook, пишите в Твиттере или используете приложение, такое как Lift, где другие пользователи могут дать вам реквизит для достижения повседневной привычки, этот дополнительный уровень ответственности будет мотивировать вас к успеху.
Как сохранить ваше отставание в управлении
После того, как вам удалось контролировать свой бэклог, будьте осторожны и сохраняйте его. Вот несколько указателей (кроме поддержки приведенных выше предложений):
- Держите ваши списки дел в актуальном состоянии. Удостоверьтесь, что вы можете положиться на них, чтобы ваш разум был ясен, чтобы просто выполнять поставленные задачи.
- Живи по твоему календарю. Научитесь полагаться на свой календарь и относитесь к нему как к священному. Если что-то запланировано, это должно быть сделано, в противном случае отставание просто увеличивается. И растет. И растет.
- Построить в регулярных обзорах. Проверяйте свои задачи каждый день, неделю или месяц. Удалите все, что не нужно, и добавьте все, что отсутствует. Знайте, что нужно сделать и когда.
- Научиться говорить нет Чтобы держать свое отставание под контролем, вам нужно научиться чаще говорить «нет». Великая книга для более полного понимания этого — «Эссенциализм: дисциплинированная погоня за меньшим», Грег МакКаун
Мы все знаем, что значит чувствовать, что ты тонешь в море задач, но я надеюсь, что эти предложения помогут тебе использовать несколько разных подходов для того, чтобы взяться за этот растущий список и держать его под контролем!
Какие еще стратегии и тактики вы использовали, чтобы эффективно преодолевать отставание? Пожалуйста, дайте мне знать в комментариях!
