Содержание
Бухгалтерский учет может быть запутанным
, отнимает много времени и (если вам приходится платить профессиональному бухгалтеру) дорого.
Поэтому неудивительно, что бухгалтерское программное обеспечение стало набирать популярность среди фрилансеров и владельцев малого бизнеса.
Такое программное обеспечение, как правило, адаптировано к стране, в которой вы его используете, может управлять всеми аспектами бухгалтерского процесса и является гораздо более экономичным, чем оплата профессионала.
Одним из самых популярных доступных решений является Xero. Мы посмотрим, что это такое и что вы можете с этим сделать.
Что такое Xero?
Xero была основана в Новой Зеландии в 2006 году и с тех пор насчитывает более 600 000 пользователей. Они предлагают свой продукт на основе широко используемой модели «программное обеспечение как услуга» (SaaS), поэтому вам не нужно ничего скачивать, чтобы использовать его.
Они получили широкое признание в отрасли, в том числе две награды Webby в 2009 году и одну в 2010 году, награду Fast Company Innovation by Design Award в 2012 году и самое впечатляющее первое место в списке «100 самых инновационных компаний» журнала Forbes в 2014 году.
Сам продукт является одним из самых многофункциональных программ бухгалтерского учета на рынке сегодня, предлагая практически все, что нужно для малого бизнеса или фрилансера для достижения успеха.
Его основные функции включают в себя:
- Управление денежными потоками (онлайн-учет, выверка банковских счетов, бюджетные отчеты и управление запасами)
Выставление счетов (отправка, оплата и выдача котировок)
- Управление платежами (претензии по расходам, счета и заказы на покупку)
- Управление платежной ведомостью (включая табели учета рабочего времени и стандартные платежные ведомости)
- Налоговая помощь (W-2, 1099, расчеты налога с продаж и подача деклараций)
Но каковы его пять самых полезных функций? Давайте исследуем.
налог
Ах, налог … Федеральные 940-е, W-2, 1099-е, налоги на занятость, налоги на безработицу — что все это значит ?!
Хотя Xero не может рассказать вам обо всех отдельных налоговых кодексах и формах федерального уровня и уровня штата (хотя в них есть отличное руководство по базовым сведениям), он может значительно облегчить их расчет и представление.
Например, это позволит вам мгновенно определить, сколько должно быть подано на W-2 и 1099. Это даже устранит нескончаемую путаницу, связанную с классификацией поставщиков 1099, позволив вам запустить отчет и внести необходимые изменения.
Вот посмотрите на процесс:
Чтобы подать W-2 (возможно, самая распространенная налоговая форма в Штатах), вам сначала нужно создать сотрудника. Сделайте это, нажав Расчет заработной платы> Добавить сотрудника и заполнение необходимых личных данных.
Затем вам нужно будет заполнить их данные о работе, включая данные о зарплате и номер социального страхования. Очевидно, у вас уже должна быть информация о всех ваших сотрудниках, но если вы не укажете ее здесь, вы не сможете добавить этого человека в свою платежную ведомость.
Наконец, вы можете добавить их отдельные федеральные и государственные налоговые данные. Следует отметить, что это все еще может быть потенциальным минным полем для непрофессионалов. Возможно, было бы разумно заплатить бухгалтеру, чтобы убедиться, что все настроено правильно — после этого он будет работать самостоятельно, так что в долгосрочной перспективе вы все равно сэкономите много денег.
После того, как вы полностью настроите сотрудника, вам также необходимо будет установить налоги вашей компании. Вы не сможете создать платежную ведомость (и, следовательно, сгенерировать данные налоговой декларации), пока не сделаете это.
Перейдите к Настройки> Налоги и заполните как федеральную, так и штатную информацию:
Это оно. Просто запускайте свою платежную ведомость каждый месяц, и программное обеспечение автоматически удерживает налоги, где это необходимо, и регистрирует все это в системе. В конце каждого налогового года вы сможете выпустить необходимые W-2 и любые другие государственные формы, которые могут потребоваться.
Вы можете следовать точно такой же методике для независимых подрядчиков, только на этот раз вам нужно будет оформить форму 1099 вместо этого.
Более того, вам даже не нужно беспокоиться о подаче 1099 налоговых форм
заполнив их, вы можете отправить их из программного обеспечения с помощью Track1099.
На самом деле существует гораздо больше налоговых вопросов, с которыми может помочь Xero, кроме форм IRS.
Например, он будет автоматически рассчитывать налог с продаж в зависимости от вашего региона, а интеграция Xero с Avalara TrustFile означает, что вы можете подготовить и подать налоговые декларации практически мгновенно (см. Настройки> Общие настройки> Финансовые настройки ввести вашу информацию).
Вы даже можете экспортировать файлы Xero в печатные копии, если вы предпочитаете более «самостоятельный» подход к налоговым декларациям
,
Платежная ведомость
Выполнение платежной ведомости на еженедельной, двухнедельной или ежемесячной основе может быть столь же запутанным и трудоемким, как и расчет ваших налогов!
В Xero есть несколько аспектов, которые помогут сделать ваши платежные ведомости менее болезненными.
Во-первых, это программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников. Сотрудники могут вводить свои собственные данные, или вы (или другой сотрудник) можете делать это от их имени, и он поставляется с обширными инструментами отчетности, которые позволят вам просматривать данные, основанные на почасовом заработке, типе дохода и потраченных деньгах на сотрудника или за один раз. период.
Во-вторых, это программное обеспечение для оплаты. На практике это означает, что вы можете запускать и утверждать платежную ведомость сотрудника в фиксированную дату, одноразовые платежные ведомости в середине цикла и инициировать прямые зачисления на банковские счета вашего сотрудника. Вы даже можете распечатать чеки и платежные квитанции, которые можно настроить с помощью фирменного стиля вашей компании.
Имейте в виду, что вам нужно будет настроить сотрудников, налоговую информацию, рабочие места, графики платежей и информацию о банковском счете, прежде чем вы сможете выполнить полную платежную ведомость.
Наконец, существует целый ряд сторонних приложений, которые могут предоставить дополнительную функциональность. Например, если у вас есть сотрудники, которые работают в странах, которые не покрыты Xero, вы можете использовать плагины, чтобы вы могли оплачивать их.
Расходы
Итак, время расцвета использования счетов компаний для оплаты всего, от обеда до экзотических отпусков, может давно уйти, но они все еще являются жизненно важной частью современного бизнеса.
Управление расходами
Функция Xero очень впечатляет, позволяя вам управлять как своими личными расходами, так и возмещать своим сотрудникам их расходы.
С точки зрения пользователя, это позволит вам (и вашим сотрудникам) увеличивать расходы, пока вы находитесь вне дома, просто сфотографировав квитанцию и отправив ее через мобильное приложение, что снизит вероятность того, что расходы будут пропущены.
С точки зрения управления, поступления от командировок сгруппированы так, что вы можете легко увидеть общую стоимость, а также можете утверждать и отклонять претензии по своему усмотрению.
Затем все эти данные можно экспортировать в функцию расчета заработной платы, чтобы сделать выплату зарплаты еще проще.
Фрилансеры также могут нести свои расходы (и более широкую ситуацию с денежными потоками), используя функцию выверки банковских счетов.
Во-первых, вам нужно добавить банковский счет. Для этого перейдите к Счета> Банковские счета> Добавить банковский счет. Популярные банки автоматически отображаются в списке, и вы также можете добавить такие услуги, как PayPal и кредитные карты.
Введите номер своей учетной записи и дайте имя учетной записи, после чего у вас появится экран, который позволит вам импортировать все ваши банковские каналы.
Как только это будет сделано, вы можете импортировать все данные своего банка, и они автоматически сверятся с данными Xero. Доступ к данным можно получить через мобильное приложение для выверки на ходу, вы можете создавать собственные правила для сопоставления более сложных транзакций и поддерживать более 160 валют.
Финансовые отчеты
Очень сложно получить четкое представление о том, насколько здоров ваш бизнес, без четких и эффективных финансовых отчетов.
К счастью, Xero предоставляет более 40 базовых и расширенных финансовых отчетов. К ним относятся все наиболее распространенные, такие как прибыль и убытки, налоговые декларации и балансы — но также и более необычные (но одинаково полезные), такие как прибыли и убытки в иностранной валюте
и графики амортизации.
Отчеты также предлагают трекеры бюджета
(так что вы можете подготовить схемы и сравнить фактическую производительность с прогнозируемой производительностью), а также возможность добавлять категории отслеживания (что дает вам простой способ сравнить и сопоставить отдельные разделы вашего бизнеса).
Все эти отчеты могут быть подготовлены и распечатаны в несколько кликов.
инвойсирование
Что хорошего в этих необычных функциях, если вы не можете легко управлять счетами? Они — хлеб с маслом ведения бизнеса, но могут быстро усложниться
если у вас много клиентов.
Функция выставления счетов Xero может похвастаться множеством интересных функций. Например, вы можете добавлять кредитовые заметки и легко перераспределять расходы обратно клиентам, используя специальный тег, и кредитные заметки могут быть выданы в случае необходимости.
Ваши клиенты также смогут оплатить ваши счета одним щелчком мыши с помощью кредитной карты или PayPal, и вы будете предупреждены, когда клиенты откроют свои счета (так что вы знаете, просто ли они вас игнорируют!).
Наконец, как и программное обеспечение для расчета заработной платы, вы сможете персонализировать и настраивать все свои счета с помощью собственных логотипов и брендинга.
Вы использовали Xero?
Вы использовали Xero? Какие функции и функции вам понравились? Какой нужно больше работы? Чего-то не хватает, что бы вы хотели увидеть от разработчиков?
Вы можете сообщить нам свои мысли и отзывы в разделе комментариев ниже.
