Если чистота рядом с благочестием, то автоматизация доставит вас на небеса. Зачем? Потому что когда ваша жизнь автоматизирована, она проще, она чище и счастливее.
В сфере автоматизации производительности мало таких сервисов, как IFTTT. IFTTT помогает вам экономить деньги
, превратите свою электронную почту и СМС в спортивное табло
или оптимизируйте автоматизацию Календаря Google
,
Это всего лишь верхушка айсберга с IFTTT. Как только вы думаете, что вы все это осветили, появляются новые идеи рецептов. Когда вы сотрудничаете с группой людей, IFTTT предлагает еще больше возможностей для автоматизации и упрощения процесса работы с другими. Ниже приведены 7 полезных рецептов для любой задачи или проекта, которым вы управляете, в которых участвует группа людей.
Отправить в календарь
Когда вы работаете с группой людей, от которых вы не всегда зависите, находясь за своим компьютером в одно и то же время в течение дня, электронная почта является наиболее эффективным средством общения.
Помимо общения, это также один из лучших триггеров автоматизации, потому что вы можете отправлять электронные письма практически из любой точки мира. Люди почти всегда имеют электронную почту, настроенную для их телефонов. Итак, первый рецепт, который вы можете использовать, — это запуск событий Календаря Google по электронной почте.
Вот как это работает. В вашей электронной почте (например, Gmail) установите ярлык, который называется «Групповой календарь».
Создайте фильтр, чтобы любая электронная почта, полученная с темой «Групповой календарь», отмечалась этим ярлыком. Затем в IFTTT создайте триггер электронной почты, который ищет этот ярлык.
Используя IFTTT, возьмите тело этого письма и вставьте его в общий календарь. Просто выберите триггер Календаря и установите его для «Быстрого добавления события», и в тексте отобразятся адрес электронной почты и основной текст.
Вот что здорово в этом триггере — Если кто-то напишет «Деловой ужин завтра в 8 часов вечера» в теле, IFTTT умело поместит это событие в временной интервал завтра в 8 часов вечера в своем календаре!
Там у вас есть это. Любое событие может быть добавлено в календарь группы автоматически с нужной темой в электронном письме.
Единственный улов здесь заключается в том, что электронная почта Google, с которой вы используете IFTTT, должна быть той, которая используется для общего группового календаря. Пока вы настроили его с той же учетной записью Google, этот рецепт будет отлично работать.
Создать событие в Календаре Google с помощью SMS на номер IFTTT
Следующий рецепт — это еще один способ вставить событие в общий календарь Google, за исключением этого времени с помощью текстового сообщения SMS. Просто установите триггер IFTTT SMS с помеченным сообщением и сделайте хэштегом что-то вроде #GroupEvent.
Триггером снова будет событие Календаря Google, и все, что вам нужно включить, — это само текстовое сообщение.
То же правило применяется. Если в тексте упоминается определенный день и время, IFTTT достаточно умен, чтобы вставить это событие в правильный временной интервал в вашем календаре. Это более удобный способ создания групповых событий в календаре с помощью SMS, а не по электронной почте, что потребует от вас открытия приложения электронной почты на телефоне, когда вы находитесь в пути.
Отправить по электронной почте
Еще один из моих любимых рецептов совместной работы в группе — это рецепт электронной почты для электронных таблиц. Это идеально подходит для тех проектов, в которых задействована группа людей, которые собираются в поле для сбора данных.
Все, что нужно членам вашей группы, — это их мобильный телефон с возможностью электронной почты. Поскольку они собирают информацию, все, что им нужно сделать, это отправить электронное письмо с темой «addss:», за которой следует название собранных данных.
Как и в случае с инструментом электронной почты в календаре, вы захотите настроить фильтр в своей учетной записи электронной почты для поиска этого текста внутри темы.
Используйте поле «Имеет слова», а не «Тема», потому что тема будет также включать другую информацию. Сделайте так, чтобы этот фильтр применил к этому письму ярлык «ADD-SPREADSHEET».
Теперь в IFTTT создайте триггер электронной почты, который ищет электронные письма с этим ярлыком, поступающие в ваш почтовый ящик.
Затем создайте триггер Google Диска, чтобы добавить его в электронную таблицу. Введите имя электронной таблицы группы, которую вы создали в Google Диске, и сделайте так, чтобы вставляемые данные использовались в трех полях — полученная дата, тема (которая включает элемент сбора данных) и основной тест (который будет сами данные).
Это будет принимать входящее электронное письмо от членов вашей группы и автоматически вставлять их данные в электронную таблицу группы без каких-либо усилий с вашей стороны вообще.
Это удобный способ сопоставления данных в одном месте, когда все находятся в пути. Подумайте о том, как работники электростанции выходят в полевые подразделения для сбора информации с машин; офисные ИТ-работники бегают и собирают информацию с ПК; или политработники, получающие информацию от местных жителей. Эти ситуации могут выиграть от такого автоматизированного инструмента, как этот.
Уведомления Dropbox
Конечно, иногда простые строки текста не могут обрезать это. Членам вашей группы может потребоваться отправить целые формы или документы в формате PDF в хранилище группы. Это ситуация, которая, безусловно, требует автоматизированного решения Dropbox. С Dropbox все, что вам нужно сделать, это создать общую папку, сделать так, чтобы все ваши товарищи по команде связывали свои мобильные устройства с этим общим каталогом с помощью приложения Dropbox, и все готово.
Но как получить уведомление, когда члены вашей команды отправили новые документы в общую папку? Ах, теперь есть работа для IFTTT! Сначала создайте триггер Dropbox для созданной вами папки, куда члены вашей команды могут перетаскивать документы.
В качестве действия будет отправлено SMS на ваш телефон, в котором будет указано имя файла и ссылка на URL-адрес непосредственно на местоположение файла в DropBox.
В тот момент, когда члены команды выбросят документ в общую папку, вы, как менеджер, сразу узнаете, что документ готов для вас. Это хороший инструмент для учителя, управляющего заданиями для большого класса; редактор, который ждет статей; и многие другие сценарии.
Dropbox также может уведомлять вас об изменениях в ваших облачных папках. Этот простой рецепт поможет вам расширить ваши возможности с другими инструментами уведомлений.
Дата уведомления и СМС
Другая общая потребность групп людей, работающих вместе, это постоянные встречи. Это досадная необходимость, но нет лучшего способа держать группу в курсе, чем регулярные встречи, на которых все регистрируются, чтобы сообщить о достигнутом прогрессе. Проблема в том, что всегда есть люди, которые забывают встречи.
Если вы хотите исправить это, один крутой подход заключается в использовании триггера Дата / Время в IFTTT. Вы можете использовать его для запуска чего угодно, от электронной почты до уведомлений iPhone, но в приведенном ниже примере я использую сценарий, когда группа активно общается через страницу Facebook. Вы можете вызвать уведомление на странице Facebook с помощью IFTTT, но сначала вы должны создать триггер дня / времени.
Затем просто создайте собственное сообщение, которое вы хотите добавить на страницу Facebook, когда время встречи подходит.
Если группа активно использует эту страницу, на собрании не должно быть ни одного отсутствующего человека.
Страница в Facebook # Помогите хэштегу в группу по электронной почте
Вот еще один сценарий. Допустим, у вас есть бизнес-хостинг, и у вас есть растущая база клиентов, которые нуждаются в вашей технической поддержке. Ваша команда технической поддержки отличная, но ваши клиенты жалуются, что не всегда легко связаться с техподдержкой.
Вот способ заинтересовать ваших клиентов вашей технической поддержкой. Предложите опубликовать любой вопрос службы поддержки на своей странице в Facebook с помощью хэштега #help, и немедленно отправьте это сообщение всей группе технической поддержки.
Триггер на IFTTT — это триггер страницы Facebook, где вы устанавливаете хэштег.
Этот триггер перейдет к выводу уведомления по электронной почте. Сделайте тему помеченной как «GROUP-HELP» и вставьте сообщение сообщения в тело.
Это перейдет на ваш собственный адрес электронной почты, так что просто создайте фильтр в вашей учетной записи электронной почты и автоматически отправьте это сообщение всей вашей команде технической поддержки. Легко!
В следующий раз, когда один из ваших клиентов заметит, что ваши серверы не работают, вы можете быть уверены, что вся ваша группа технической поддержки услышит об этом в одно и то же время — в тот момент, когда клиент сообщит об этом!
Toodledo, чтобы отправить по электронной почте, когда задачи выполнены
На мой взгляд, одним из лучших дополнений к IFTTT был Toodledo. Вам понадобится какой-то список дел, чтобы полностью управлять группой, и с Toodledo, интегрированным в IFTTT, вы сможете выполнять все виды классной автоматизации с ним.
Например, не было бы неплохо получать уведомление каждый раз, когда кто-то в вашей команде выполняет свою задачу?
Нет проблем. Создайте триггер в IFTTT всякий раз, когда любая задача выполнена.
На выходной стороне выберите адрес электронной почты. Что удивительно, так это то, что это письмо может быть отправлено нескольким людям, а не только вашей учетной записи электронной почты, зарегистрированной в IFTTT. Вы можете ввести до пяти адресов людей, которым необходимо знать, когда команда выполняет задачи.
Есть и другие вещи, которые вы можете сделать с Toodledo, как вы можете видеть из списка триггеров выше. Вы также можете запускать, когда создаются новые задачи, или только новые задачи с определенными тегами.
Поделитесь своими хитростями и рецептами
С небольшим творческим потенциалом просто замечательно, насколько вы можете автоматизировать совместную работу отдельных членов в группе. Работа с другими людьми может быть сложной серией задач, задач и успехов — так почему бы не упростить все это, автоматизировав все коммуникации, планирование и управление, как вы можете? Таким образом, вы можете сосредоточиться на проекте, который, в свою очередь, даст гораздо лучший конечный результат.
Вы когда-нибудь использовали IFTTT для автоматизации групповых задач? Поделитесь своими собственными приемами и рецептами в разделе комментариев ниже!
Кредиты изображений: творческая устойчивость через Flickr
