Простое создание повесток дня собраний с использованием ожиданий собрания [iPad]

Хотя никто из нас не ждет участия в собраниях, к счастью, есть ряд полезных онлайн и мобильных приложений, таких как acceptDo

, что облегчает задачу планирования встреч. Все успешные встречи начинаются с хорошо продуманной повестки дня, которая включает в себя четко определенные цели и задачи для каждого пункта повестки дня. Хорошо разработанная повестка дня может помочь вам и членам вашей команды оставаться сосредоточенными и, возможно, сократить количество времени, которое вы встречаете.

Я регулярно пользуюсь MyCommittee

разрабатывать повестки дня и уделять минуты большинству встреч, которые я организую и поддерживаю. Но я также обнаружил хорошо продуманное приложение для iPad под названием Meetings Expectations (бесплатно), предназначенное для создания и обмена повестками дня собраний. Хотя приложение не предназначено для того, чтобы занимать минуты, оно включает в себя функцию, которая может быть использована в крайнем случае для этой цели.

Базовая настройка

У Встречи Ожиданий есть чистый пользовательский интерфейс, который фактически экономит Вас несколько нажатий при добавлении данных. Чтобы настроить повестку дня, просто нажмите кнопку + в левом верхнем углу строки меню. Существуют поля ввода для обязательного заголовка, места, даты и продолжительности собрания.

Существует также поле «цель», которое не следует упускать из виду. Хорошо продуманная встреча должна иметь четко определенную цель, которая начинается с какого-то глагола действия — например, «Оценить текущую маркетинговую стратегию».

Встреча Ожидания также включает в себя функцию участников, которая подключается к списку контактов вашего iPad. Без сомнения, люди, с которыми вы встречаетесь, вероятно, будут или должны быть в вашем списке контактов. Если участника нет в вашем списке, вы можете добавить новые контакты из приложения. Эта функция не только экономит время, поскольку уменьшает необходимость ввода имен и адресов электронной почты, но и позволяет быстро делиться повесткой дня с участниками по электронной почте.

Установка пунктов повестки дня

Удовлетворение ожиданий действительно экономит время, когда дело доходит до разработки повестки дня. Вы, конечно, добавляете пункты повестки дня, используя поле ввода, но приложение сохраняет несколько нажатий в зависимости от того, как оно настроено. После ввода данных и нажатия кнопки «Готово» приложение добавляет элемент в список, но, к счастью, оно не закрывает клавиатуру.

Примечание — как правило, пункты повестки дня должны начинаться с глагола действия, например, Обзор, оценка, обсуждение, мозговой штурм, отчет, подведение итогов.

Вы можете продолжать добавлять пункты повестки дня, каждому из которых назначается 15 минут по умолчанию. На данный момент не беспокойтесь о настройке времени для каждого пункта повестки дня.

Встреча Ожидания также включают в себя изящную небольшую функцию для добавления перерывов на обед и кофе в вашу повестку дня. Время по умолчанию для этих элементов составляет 45 и 15 минут соответственно, но время можно отрегулировать.

Новые и важные пункты повестки дня должны также включать имя участника, ответственного за этот пункт, а также краткое описание того, почему этот пункт добавляется в повестку дня. Разработчики Meeting Expectations четко понимали важность определения пунктов повестки дня.

Вы можете нажать на пункт повестки дня и добавить имя члена команды, ответственного за этот пункт, а также краткое описание и примечания, относящиеся к тому, что будет рассмотрено в этой части повестки дня. В крайнем случае, эта функция также может быть использована для принятия минут. Ваши описания повестки дня скрыты, пока вы редактируете повестку дня приложения, но они будут отображаться на сохраненной домашней странице и в документе, который вы отправляете по электронной почте.

Как вы увидите, «Ожидания собрания» автоматически рассчитают продолжительность собрания на основе отведенного времени для каждого пункта повестки дня. Это приятная небольшая экономия времени, и, конечно, пункты повестки дня и время могут быть отредактированы. Элементы также могут быть легко перемещены или удалены. Возможность настроить время также можно сделать во время встречи. Таким образом, если у вас есть время для определенного пункта, вы можете настроить другие пункты повестки дня так, чтобы собрание заканчивалось по расписанию.

Поделиться своей повесткой дня

Когда вы закончите настройку своей повестки дня, все ваши материалы будут красиво отформатированы на домашней странице приложения. Однако обязательно закройте кнопку Сохранить, прежде чем закрыть приложение, иначе все несохраненные данные будут удалены.

Встреча Ожидания делает супер легко поделиться своей повесткой дня по электронной почте. Фактическое электронное письмо будет включать в себя все материалы повестки дня, включая дату и время, а также пункты повестки дня и заметки для собрания. К сожалению, однако, вы должны вручную ввести адреса электронной почты участников в поле «Кому» электронной почты, которую создает Meetings Expectations. Это сэкономит некоторые шаги, если приложение сделает это за вас.

Тем не менее, отправка вашей повестки дня участникам за несколько дней или неделю до собрания является отличным способом сотрудничества и получения дополнительного вклада в повестку дня.

Вы также можете сохранить дату и пункты повестки дня в приложении Календарь на вашем iPad.

Другие преимущества

Еще одна огромная экономия в ожиданиях собраний — возможность клонировать сохраненные собрания. Это означает, что вам не нужно перепечатывать пункты повестки дня предыдущих собраний, а просто редактировать эти пункты для следующего собрания. Это особенно полезная функция для повторяющихся, регулярно назначаемых собраний, на которых представлены как старые, так и новые пункты повестки дня.

Вы также можете сохранять повестки дня как внеплановые черновики, и все ваши планы, конечно, архивируются.

В целом, Meeting Expectations — это хорошо спроектированное и экономящее время мобильное приложение. Было бы еще лучше, как настольное приложение. Соблюдение ожиданий заменяет необходимость использования шаблонов Microsoft Word или других чисто текстовых приложений. Это приложение делает ваши планы выглядеть профессионально.

Удовлетворение ожиданий находится в его первой версии, поэтому я надеюсь, что это означает, что появятся дополнительные функции, в том числе возможность сохранять повестки дня в Dropbox, а также в формате PDF. Несколько других пожеланий включают возможность добавлять имена к заметкам из списка участников, а не вводить их вручную. Это незначительные запросы, тем более что в iTunes App Store есть только несколько других похожих мобильных приложений.

Дайте нам знать, что вы думаете об ожиданиях встречи. Вы попробуете, или вы уже используете другое подобное решение?