12 причин, почему люди по-прежнему игнорируют ваши письма

Там немного больше разочарований, чем прилагать усилия для написания срочного письма, только если ответ приходит слишком поздно. Но проблема не может быть связана с получателем. Это может зависеть от вас и от того, как вы создали свое сообщение.

Исследования раскрыли много идей о том, как убедить больше членов списка рассылки открывать, читать и нажимать на ссылки в электронных письмах. Но информации о достижении аналогичных целей в личной или рабочей электронной почте меньше.

Если у вас есть срочная проблема на работе, хотите представиться влиятельному человеку

или организовать встречу. Как повысить вероятность того, что вы получите быстрый ответ на электронное письмо?

Ниже приведен список причин, по которым ответы на ваши электронные письма продолжают приходить с опозданием или не поступают вовсе. Зная об этих распространенных ошибках и советах, вы сможете быстрее и стабильнее реагировать на каждое ваше электронное письмо.

Вы — человек, которому нужен ответ от

Если вы включаете людей в свое сообщение, они будут часто предполагать, что они были включены просто для того, чтобы быть в курсе. Это уменьшает вероятность того, что эти люди ответят, поскольку они не чувствуют, что они были основным получателем. Если вам нужно, чтобы все ответили, избегайте использования функции CC. В идеале, вы должны по электронной почте один человек за раз. Но если вам требуется CC, заранее укажите в электронном письме, что вам нужно, чтобы все ответили, включая тех, кто CC.

Ваша строка темы отстой

Качественная сюжетная линия

должен сообщить людям, что вам срочно нужен ответ. Это означает больше, чем называть ваш адрес электронной почты «СРОЧНО». И это не значит, что вы должны быть до смешного детализированы.

Что-то простое, например, «Стево, нам нужно принять это решение к завтрашнему дню», хорошо работает. Во-первых, это касается личности, поэтому они знают, что ответственность лежит на них. Во-вторых, содержание этой сюжетной линии передает ощущение срочности и любопытства. Это увеличивает вероятность того, что сообщение будет открыто сразу.

Вы не заявляете о своей потребности быстро

Мы все знаем, что электронные письма должны быть краткими. Но если у вас более нескольких коротких абзацев, убедитесь, что ваш запрос находится в центре внимания с самого начала, иначе он может быть пропущен.

Это означает вежливо донести то, что вам нужно в первом или втором предложении. Позже вы можете подробнее остановиться, но предпосылка того, что вам нужно, должна быть на первом месте.

Ваши сообщения скучны

Если все ожидают, что ваши сообщения будут скучными, непонятными, наполненными жаргоном и слишком подробными, они воздержатся от идеи открывать ваши электронные письма.

Вместо этого заставляйте людей с нетерпением ждать получения от вас письма. Используйте юмор. Обращайтесь к людям лично. Избегайте корпоративных разговоров. Делайте свои предложения короткими и резкими. Включите забавный GIF

, Вы все еще можете украсить чей-то день, даже если вы просите его об одолжении.

Вы не устанавливаете крайний срок

Если вам что-то нужно, сообщите получателю точно, когда это необходимо. Слишком часто нас просят предоставить ответ «как можно скорее» или «скоро». Это делает крайний срок субъективным. Однако если вы скажете: «Мне действительно нужен ответ на этот вопрос к 16:00 сегодня», то здесь нет места для двусмысленности.

Вы не предоставляете альтернативы

Продолжая приведенный выше пример, может случиться так, что получатель просто не сможет получить ответ от вас к 16:00. Вы должны учесть эту возможность в своем первоначальном сообщении, расширив предложение:

«Мне действительно нужен ответ на этот вопрос к 16:00 сегодня. Если это невозможно, пожалуйста, дайте мне знать к полудню, чтобы я мог принять альтернативные меры ».

Электронная почта не является приоритетной

Если ваше сообщение действительно срочное, вы можете сделать это более очевидным, пометив электронные письма как таковые в определенных почтовых клиентах. Возможность пометить электронную почту как высокоприоритетную возможна в Microsoft Outlook и Apple Mail. К сожалению, это невозможно в Gmail, поэтому ближайшая альтернатива состоит в том, чтобы поставить перед вашей темой «СРОЧНО:»

Это должно быть сделано только в действительно срочных случаях. Если вы видели, что делаете это слишком часто, этот совет потеряет свою эффективность.

Вы не делаете угрозы

Это звучит хуже, чем есть. Сообщите получателю, что если ответ не будет получен в установленный срок, то последуют определенные последствия. В качестве примера: «Если я не получу от вас ответа до 2 часов дня, я буду считать, что все в порядке, и отправлю подрядчику 10 000 долларов».

Если получатель затем решает проигнорировать вопрос, он явно знает, что все будет продолжаться без их ввода. Если они хотят, чтобы их голос был услышан, им нужно говорить сейчас.

Ты не помогаешь

Если ваш запрос очень широкий, получатель часто думает, что ему нужно составить более красноречивый ответ, чем это необходимо. Дайте им знать, если подойдет простое «да» или «нет». Если вы организуете встречу, предложите три или четыре удобных раза в качестве отправной точки. Делайте все возможное, чтобы ответ на письмо был менее обременительным для получателя.

Вы пишете в неправильное время

Если вы знаете, что ваш менеджер всегда срывается с ног в четверг днем, не ждите до утра четверга, чтобы отправить электронное письмо, если вы могли бы отправить его во вторник. Если вы знаете, что у вашего коллеги есть тонны электронных писем в начале каждого дня, возможно, подождите, пока вы не узнаете, что они просмотрели свой почтовый ящик

перед отправкой вашего сообщения. Это делает вашу электронную почту менее иголкой в ​​стоге сена.

Вы отправляете слишком много писем

Если вы известны в офисе как непреклонный писатель, ваши коллеги быстро станут слепыми к вашим просьбам в почтовом ящике.

Сделать это привычкой

что письма, которые вы отправляете, являются важными письмами. Затем, когда кто-то увидит ваше сообщение в своем почтовом ящике, он с большей вероятностью обратит на это внимание.

Вы неблагодарны

Если вы продолжаете спрашивать людей о вещах и не проявляете благодарности, очень скоро люди будут возмущаться, помогая вам. В мире электронной почты это означает, что люди просто игнорируют вас. Они скорее ответят и помогут другим людям, которые уважают их время и усилия.

Так что, если кто-то отвечает быстро, поблагодарите его или ее. Если они делают все возможное, чтобы ответить вам или помочь вам, обязательно покажите, что вы благодарны.

Попробуйте

Если получение медленных ответов или отсутствие ответов является проблемой, с которой вы столкнулись, постарайтесь избежать каждой из перечисленных выше ошибок. Таким образом, каждое из ваших писем будет быстрее открываться, читать и отвечать на них. После того, как вы сделали это в течение нескольких недель, это должно стать второй натурой. Прежде чем вы это знаете, вы будете экспертом по электронной почте

,

Какие другие методы электронной почты помогут вам получить быстрый ответ? Было ли что-то из перечисленного особенно эффективным для вас?

Кредиты на изображения: скучная работа Ditty_about_summer через Shutterstock, Лили Виейра ди Карвалью (Flickr) «Каждый день — день святого Валентина». Мы уже почти там? Стюард Ричардс (Flickr). осторожность — крутые шаги: 1 от Кристиана Круза (Flickr). Входящие Triage с Gmail от Дэвида Брюса младшего (Flickr).