13+ причин, по которым вам следует перейти на Microsoft Office 2016

Я думаю, что вы согласитесь со мной, когда я скажу:

ДЕЙСТВИТЕЛЬНО сложно обновить Microsoft Office

каждые несколько лет.

Обычно так происходит с новым программным обеспечением и более умными функциями. Но все по-другому, когда каждый седьмой человек в мире использует Microsoft Office, а также 83% компаний из списка Fortune 500. Да, Microsoft Office 2016 теперь в ярости. И пришло время подумать об обновлении.

Но нужно ли это?

Что ж, вы можете прийти к этому решению за несколько минут, чтобы прочитать 13 основных причин.

Первое изменение, которое вы мгновенно заметите

Разные цвета. На самом деле.

Microsoft Office 2016 представляет красочный которая является темой по умолчанию, и каждое приложение получает свой цвет. Microsoft Word — темно-синий, Excel — зеленый, PowerPoint — оранжевый, Outlook — голубой, а OneNote — фиолетовый. Это помогает облегчить беловатую монотонность предыдущих версий.

Как всегда, вы можете изменить цвет на любой из трех вариантов: Файл> Аккаунт> Тема Office.

Pro Совет: Если у вас проблемы со зрением, используйте контрастную темную тему.

может быть глазной заставкой.

Метки на вкладках ленты теперь находятся в заглавном регистре. Это два небольших изменения, которые вряд ли убедят вас перейти на последнюю версию. Но приятно начать приятное, прежде чем мы перейдем к тяжелым функциям.

Добейся большего с помощью «Скажи мне»

Помни Клиппи

?

Для тех, кто чувствовал себя потерянным среди бесконечных вариантов в Microsoft Office, Скажи мне, что ты хочешь сделать умный двоюродный брат Клиппи. Обратите внимание на маленький значок лампочки в середине ленты. Это персонифицированный интеллект — вы просто должны сказать ему, что вы хотите сделать. Нет копания для команд или перелопатить через файл справки.

Введите то, что вы хотите сделать в программе Microsoft Office, и маленький джинн не только покажет вам, как это сделать, например, функцию справки, но и позволит вам сделать это прямо отсюда.

Например: если вы хотите настроить межстрочный интервал, но не знаете, как это сделать, просто введите его в маленькое поле. Параметры межстрочного интервала отображаются в мгновение ока.

Эта функция доступна во всех программах Microsoft Office 2016 кроме OneNote. Возможно, они включат его в следующее обновление, но на данный момент эта функция облегчает освоение Office и ускоряет выполнение задач. Несмотря на то, что я не могу сказать, что все получилось идеально, когда я попробовал это с неясными командами в Office.

Pro Совет: Alt + Q это новое сочетание клавиш

ты должен учиться сейчас.

Сотрудничать и соавтор в режиме реального времени

Если сотрудничество не в реальном времени, это не сотрудничество в истинном смысле. Совместная работа не была в реальном времени в Microsoft Office 2013 (через OneDrive), и она пострадала по сравнению с Google Drive

, Недостающая ссылка — совместное редактирование в реальном времени — теперь является основной функцией Microsoft Office 2016. Рабочий процесс команды

является более продуктивным, поскольку теперь вы можете мгновенно увидеть, что члены вашей команды делают в документе Microsoft Word или презентации PowerPoint.

Обратите внимание на Поделиться вкладка в крайнем правом углу ленты. Вам будет предложено Сохранить в облаке. Вы можете сохранить его в общей папке OneDrive или в местоположении SharePoint. Пригласите других и предоставьте им доступ либо к просмотру файла, либо к редактированию. Члены команды также могут открыть документ в бесплатной версии Office Online.

— им не нужен настольный пакет Microsoft Office.

Соавторы получают приглашение по электронной почте, и как только они присоединяются, вы можете видеть их фотографии в профиле на панели «Совместное использование» рядом с документом. Набирая текст в реальном времени, смотрите, над чем работают другие, и просматривайте их изменения по мере их поступления. Microsoft Office блокирует изменения, чтобы вы не могли работать с одной и той же частью. Это крошечная функция, но она имеет смысл, когда над одним документом работают несколько человек.

Также обратите внимание на изменение значка «Сохранить» в правом верхнем углу.

Microsoft Office также сохраняет версии предыдущих изменений в разделе «История» меню «Файл». Блог Microsoft Office объясняет, как поделиться с одним нажатием кнопки.

Pro Совет: С Microsoft Office 2016 вы можете поделиться блокнотом OneNote с любым пользователем. Добавьте документы, изображения, видео, рабочие листы или электронные письма, и блокнот может стать контейнером для одного щелчка для групповых проектов.

Лучше визуализируйте данные с помощью новых типов диаграмм

Microsoft Word, PowerPoint и Excel получают новые типы диаграмм, которые помогают визуализировать необработанные данные с помощью аккуратных диаграмм

более легкими способами. Данные движутся в сторону более богатых историй

и вам понадобятся все инструменты, которые вам нужны. Новые типы диаграмм включают Древовидную карту, Водопад, Парето, Гистограмму, Коробку и Вискер и Солнечные лучи.

Насколько они полезны? Очень.

Экземпляр: диаграмма Treemap может использоваться для отображения высокого уровня ваших данных. При правильной цветовой кодировке ваши глаза смогут определить закономерности и пропорциональные различия между различными наборами данных. Вы можете легко увидеть большие наборы данных с высоты птичьего полета, не запутываясь в запутанных отдельных элементах. Например, сравните плотность населения всех штатов США.

Конечно, диаграмма может быть настолько хороша, насколько данные, которые она представляет. Но теперь, когда доступно несколько вариантов диаграмм, Microsoft Office 2016 предоставляет больше возможностей для работы с данными. Ранее дополнительная надстройка выполняла бы аналогичную функцию.

Посетите блог Office, чтобы узнать больше о современных типах диаграмм.

Pro Совет: В Excel 2016 используйте Быстрый анализ Кнопка (щелкните правой кнопкой мыши контекстное меню), чтобы отобразить предварительный просмотр рекомендуемой диаграммы в соответствии с вашими данными.

Уравнения рукописного ввода быстрее с чернильными уравнениями

Работать с математическими уравнениями теперь проще в Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Идти к Вставить> Уравнение> Уравнение чернил. Для устройств с сенсорным экраном вы можете использовать палец или сенсорный стилус для написания математических уравнений от руки. Вы также можете использовать мышь в Написать коробка. Программное обеспечение Microsoft Office преобразует его в текст.

Pro Совет: Редактор уравнений имеет Выбрать а также Правильный вариант, если Microsoft Office не может распознать символы. Нарисуйте область вокруг символа и выберите один из предложенных вариантов.

Перейти к Smart Lookup для получения дополнительной информации

Выделите термин и используйте интеллектуальный поиск на основе Bing в Microsoft Office 2016 (Insights) для получения результатов поиска из Интернета. С правой стороны приложений открывается боковая панель с результатами поиска с различных веб-сайтов, таких как Википедия. Вы можете перетащить информацию в свою среду разработки.

Pro Совет: В Microsoft Excel выберите ячейку с формулой и используйте Smart Lookup, чтобы понять ее функцию с описанием Bing.

Новые функции в приложениях Microsoft Office, которые имеют значение

Есть некоторые специфические особенности, исключающие приложения в наборе Microsoft. Вот краткий взгляд.

Microsoft Excel 2016

Power Query становится родным

Power Query — это инструмент бизнес-аналитики, который доступен в виде надстройки в Microsoft Excel 2013 и 2010. Он также работает только с PowerPivot в Microsoft Excel Professional Plus. С появлением Query в Microsoft Excel 2016 два препятствия были устранены. Запрос доступа от Лента> Данные> Получить Transform> Новый запрос.

Благодаря усовершенствованиям, связанным с группировкой времени в сводной таблице, Microsoft Excel 2016 теперь на голову выше любых бесплатных альтернатив Excel

для задач бизнес-аналитики. Гэвин представляет вам краткое руководство по использованию сводных таблиц

для анализа данных.

Лучшее прогнозирование данных временных рядов

Благодаря линейному прогнозированию, доступному в более ранних версиях, Microsoft Excel 2016 получает кнопку одним нажатием для экспоненциального прогнозирования ряда данных. Идти к Лента> Данные> Прогноз.

Экспоненциальное сглаживание ваших данных может быть лучше для аппроксимации трендов по сравнению с линейной регрессией.

Классные геопространственные визуализации с 3D Power Maps

Инструмент Power Map теперь называется 3D Maps и встроен в Microsoft Excel 2016. Используйте его как расширенный инструмент бизнес-аналитики, визуализируя любые геопространственные данные, которые вы уже перенесли в Excel с помощью Power Query и в сочетании с Power Pivot.

Microsoft PowerPoint 2016

Запишите свой экран с PowerPoint

Легко записывайте любой процесс на экране с помощью нового инструмента для создания скринкастов в PowerPoint. Идти к Лента> Вставить> Запись экрана. Захватите часть экрана со звуком и вставьте ее прямо в презентацию одним щелчком мыши.

Вы можете стилизовать его с помощью множества предустановок стиля видео. Обрежьте видео до нужного размера. PowerPoint также позволяет сохранять видеофайл на рабочем столе для использования вне пакета.

Делитесь лучше с разрешением конфликтов

Это удобная функция, которая помогает вам избегать конфликтов, наблюдая за изменениями, внесенными каждым сотрудником, благодаря параллельному визуальному сравнению. Выберите слайд с изменениями, которые вы хотели бы сохранить.

Microsoft Outlook 2016

Сначала прочтите важные письма

Функция интеллектуального управления электронной почтой изучает поведение входящих сообщений и удаляет сообщения с низким приоритетом в специальную папку с именем беспорядок. Вы также можете отсортировать их вручную и просмотреть позже. Clutter нужна подписка на Office 365 для работы с Office 2016.

Более быстрое вложение файлов

Работа с электронной почтой ускоряется, когда прикрепление файлов просто работает. Microsoft Outlook 2016 облегчает прикрепление недавно открытых файлов из меню.

Вы также можете установить права доступа к файлам для прикрепленных файлов. Предоставьте общий доступ к ним только для просмотра или разрешите изменения, чтобы получатели могли совместно работать с файлами общего облака в OneDrive, OneDrive для бизнеса или SharePoint. По умолчанию получатели имеют разрешения на редактирование.

Лучшая причина для обновления — работа в любом месте и в любое время

Microsoft сделала умные и тонкие изменения с Office 2016

, Это не радикальный переход от предыдущей версии. Для обычных пользователей старые версии будут работать так же, как и раньше, потому что отдельная покупка пакета настольных компьютеров может быть расточительной.

Когда ты работа в команде тогда обновление до Office 2016 имеет смысл.

Благодаря индивидуальному инструменту повышения производительности Office 2016 занял прочную позицию в облачной сфере и сфере совместной работы. Простое совместное использование документов и совместное редактирование сами по себе могут изменить ваше представление о производительности. Совместное редактирование теперь является функцией настольных приложений — связанные приложения Microsoft Office, Office Online и Office 365 превращают его в оперативный центр производительности.

Для команд лучшим вариантом может стать подписка на Office 365

который дает вам рабочий стол, мобильный и облачный пакет. Но вы должны быть облачными и мобильными, готовыми воспользоваться новыми улучшениями. С моделью подписки вы получите выгоду от автоматических будущих обновлений, которые появятся. Есть много обновлений, которые с нетерпением ждут.

Новые обновления, такие как GigJam, могут появиться в ближайшем будущем. Затем есть некоторые другие функции, которые я не охвачен, как Группы Outlook который доступен с рабочим или школьным аккаунтом Office 365. Или Skype для бизнеса, который полезен для групповых чатов.

Где вы видите себя во вселенной Windows? Работа на одном ПК или работа на нескольких устройствах? Работать в одиночку или работать в команде? Для последнего Microsoft дала вам достаточные основания для обновления. Вы будете? Расскажи нам.

Кредиты изображений: взгляд вверх от EDHAR через Shutterstock