Все еще печатаете таблицы? Вот пять причин, почему вы должны работать в цифровом формате.
Никто не любит пользоваться своим принтером. Они дороги в эксплуатации, они вредны для окружающей среды, если используются слишком либерально, и они часто подвержены застреванию бумаги и другим неприятным ошибкам. Более того, ваш принтер может мешать вам использовать все возможности Excel
,
Печатная таблица не очень полезна по сравнению с цифровым документом. Если вы отключите свой принтер, вы сможете воспользоваться самыми удобными функциями Windows 10, сделать электронную таблицу интерактивной и взять с собой копию своего файла, куда бы вы ни пошли. Пришло время, чтобы ваши печатные таблицы попали в мусорную корзину.
1. Чернила Windows
Многие пользователи распечатывают свои электронные таблицы, потому что это самый простой способ аннотировать документ
, Excel не позволяет легко добавлять заметки к вашей работе, но во многих случаях вам может понадобиться это сделать. Однако есть один серьезный недостаток в том, чтобы делать заметки на физическом документе: потерять этот лист бумаги, и ваши заметки тоже исчезнут.
Windows 10 представила Windows Ink, функциональность уровня операционной системы, которая делает использование стилуса чрезвычайно удобным. Вы можете получить доступ к инструментам рисования в Excel через Рисовать вкладка в ленте.
Рисование стилусом на экране может быть не таким привычным, как написание пером, но оно гораздо более мощное. Чернила Windows предоставляют вам доступ ко всему диапазону толщины пера и разнообразию цветов, а также позволяют создавать резервные копии каждой заметки, которую вы делаете. Более того, вы можете вносить изменения в заметки после их написания, что упрощает создание аккуратного и аккуратного аннотированного документа для представления другим.
2. Более простая навигация
Таблицы имеют тенденцию расти и расти. Это означает, что когда вы печатаете документ
Это может превратиться в громоздкую пачку бумаг. Вы можете избежать такой непрактичности, если воспользуетесь инструментами, доступными на вашем ПК.
Например, скажем, вы хотите, чтобы набор заголовков столбцов был видимым для удобства пользования. Если вы работаете с бумажными копиями, вам придется печатать эту информацию на каждом листе, тратя ресурсы и делая свой стек еще выше. Работая в цифровом формате, вы можете просто заморозить ряд.
Чтобы заморозить клетки, отправляйтесь в Посмотреть вкладка и нажмите Замерзшие оконные стекла. Выбрать Freeze Top Row поддерживать заголовки столбцов и Заморозить первую колонку сохранить заголовки строк.
Теперь, когда вы прокручиваете, эти ячейки остаются на месте, что облегчает отслеживание того, на что вы смотрите. Вы можете использовать Замерзшие оконные стекла опция для еще большего контроля над тем, какие клетки вы хотите заморозить.
3. Инструменты для совместной работы
Многие из нас используют Excel, чтобы сотрудничать с нашими коллегами
находятся ли они на другой стороне офиса или на другой стороне мира. Существует множество способов передачи документа туда и обратно, повторяя одну и ту же часть работы.
Однако, если вы работаете с несколькими соавторами, иногда бывает сложно отследить, какая версия документа является текущей. Работая в цифровом формате, вы можете устранить риск работы с устаревшей информацией.
Если вы храните печатную таблицу для справки, всегда есть вероятность, что другие могли обновить ее без вашего ведома. Организовав общую папку OneDrive для хранения текущей документации, вы можете быть уверены, что все в вашей команде ссылаются на одни и те же материалы.
4. Кроссплатформенная поддержка
Было время, когда было трудно взять Excel с собой. Если вам действительно нужен доступ к вашим электронным таблицам во время движения, вам придется распечатать бумажный экземпляр или упаковать ноутбук.
, К счастью, времена изменились.
Теперь Microsoft упрощает доступ ко всему пакету Office с вашего телефона. Подписавшись на Office 365, вы сможете загружать специализированные приложения для iOS и Android и получать доступ к своим файлам в любом месте.
С помощью Excel, установленного на вашем телефоне, вы можете открыть важную электронную таблицу в любое время. Кроме того, вам не нужно таскать с собой собачьи документы, когда вы работаете вне офиса.
5. Живые документы
Когда вы печатаете электронную таблицу Excel, ее содержимое выделяется камнем. Это может быть полезно, если вам нужен доступ к неизмененной копии документа — хотя вам лучше будет печатать в PDF
для сохранности — но он не использует возможности Excel в их максимальном потенциале.
Легко настроить электронную таблицу Excel с визуализациями, которые обновляются автоматически при добавлении новых данных. Это одна из лучших причин сбрасывать бумажные копии и работать в цифровом формате. Самообновляющиеся диаграммы — это только первый шаг, как интерактивная панель управления Excel
может предложить все виды полезных функций, которые не может печатная копия.
Чтобы создать нашу самообновляющуюся диаграмму, нам нужно настроить набор данных. Я хочу отслеживать рейтинги IMDb для фильмов «Звездных войн», и я знаю, что в ближайшие несколько лет появится еще больше. Я создал эту таблицу со всеми доступными в настоящее время данными.
Чтобы наш график мог обновляться сам, нам нужно преобразовать эти данные в таблицу. Для этого выделите его и нажмите Ctrl + T.
В нашей таблице есть заголовки, поэтому мы должны убедиться, что флажок установлен, прежде чем нажать Хорошо. Теперь мы готовы создать диаграмму из Вставить Вкладка.
Я решил использовать линейный график из-за данных, которые я использую, но вы должны выбрать все, что подходит вашему проекту. Теперь мы можем добавить новую информацию в таблицу и посмотреть, как она появляется на графике.
Работая с бумажными копиями, вам придется снова распечатать этот документ, чтобы убедиться, что вы ссылаетесь на текущую версию. Создавая цифровую копию, вы можете создать живой документ, который сэкономит ваше время и усилия.
Бумажные копии ушли в прошлое: примите цифровое будущее!
Было время, когда роль Excel заключалась в подготовке электронных таблиц перед печатью. За последние тридцать лет наши отношения с компьютерами кардинально изменились. Теперь Microsoft ожидает, что пользователи будут проводить большую часть своего времени, работая с электронными таблицами в программном обеспечении, и они соответственно разрабатывают Excel.
Ненужная печать расточительна. Тем не менее, работа в цифровом формате — это не просто забота об экологии, поскольку она позволяет пользователю использовать все возможности, которые предлагает Excel.
В некоторых ситуациях нет альтернативы распечатке документа Excel.
, Однако во многих случаях использование бумажной копии не позволит вам в полной мере использовать возможности программного обеспечения. Microsoft постоянно модернизирует свой пакет Office — не отставайте, потому что вы привязаны к распечаткам на бумаге!
Почему вы предпочитаете работать в цифровом формате, а не на распечатках? Каковы ваши советы по сокращению отходов в офисе? Почему бы не присоединиться к беседе в разделе комментариев ниже?
