Содержание
Приложения календаря должны держать нас в курсе встреч, событий и встреч. Они предназначены, чтобы помочь нам быть продуктивными. Но если вы не используете все преимущества приложения
Вы можете упустить и, следовательно, снизить свою эффективность.
Вот несколько ошибок, которые вы могли бы допустить в своем календаре, в частности, в Календаре Google, и как их исправить может помочь вам.
1. Не использовать кроссплатформенный доступ
Когда вам нужно проверить свой календарь отсюда, там и везде, вам нужен кроссплатформенный доступ. Например, если вы работаете на компьютере Mac и используете мобильное устройство Android, убедитесь, что у вас есть быстрый доступ к Календарю Google на обоих. В противном случае вы могли бы пропустить важные события и прыгать вокруг, просто чтобы создать новые.
Вы можете использовать Календарь Google в Интернете, на своих мобильных устройствах и с расширениями браузера. С таким разнообразием доступа и инструментов у вас всегда будет под рукой календарь.
, Это позволяет вам создавать и редактировать события, получать напоминания и просматривать вашу повестку дня, где бы вы ни находились, и вы всегда в курсе.
2. Не подключаться к другим календарям
Чтобы сэкономить время при добавлении праздников, дней рождения и местных событий, подключайтесь к другим календарям. Это позволяет автоматически отображать элементы в календаре. Таким образом, вам не нужно тратить время на внесение в календарь событий за год или попытки запомнить дни рождения.
С помощью Календаря Google вы можете отображать дни рождения в контактах Google и даже в кругах Google+. Вы можете подписаться на множество распространенных календарей
такие как праздники в вашей стране, различные профессиональные виды спорта и даже фазы луны.
Кроме того, вы можете добавить календарь по URL, что удобно для местных событий, таких как школьный календарь вашего ребенка. И вы можете включить общие календари, чтобы вы и ваш супруг, например, всегда были в гармонии.
Выбрать настройки (значок шестеренки) в правом верхнем углу. выберите настройки из списка, а затем нажмите Календари вкладка для просмотра ваших календарей. Чтобы подключить дополнительные календари, нажмите Просматривайте интересные календари на правой стороне.
3. Не использовать полезные функции
Календарь Google — это надежный инструмент с множеством функций, которые помогут вам оставаться организованным. Если вы не углубляетесь в эти полезные опции, то избегаете отличного способа легко управлять своими предметами.
Вот лишь некоторые из этих полезных функций и как они могут вам помочь:
- Цветовая кодировка События позволяют быстро определить деловые, личные и праздничные дни.
- Уведомления поможет вам запомнить ваши события и настраивается для типа и времени.
- Повторение событий можно создать с помощью простой галочки, экономя ваше время от повторного ввода их каждый день, неделю или месяц.
- Мероприятия на весь день также может быть помечен галочкой, что позволяет легко заблокировать весь ваш день.
- Назначение слотов (учетные записи работы и школы) позволяет другим просматривать и резервировать время, которое у вас есть
,
4. Не использовать сочетания клавиш
Если вы обращаетесь к Календарю Google через Интернет, для быстрого доступа к календарным задачам доступны сочетания клавиш. Вы можете перемещаться по календарю, изменять вид и редактировать события, не отрывая пальцев от клавиатуры.
Чтобы включить сочетания клавиш, откройте Календарь Google в браузере и выберите настройки (значок шестеренки) в правом верхнем углу. выберите настройки из списка и на генеральный прокрутите вкладку вниз до Включить сочетания клавиш. Удостоверься что да выбран и нажмите Сохранить.
Так что перестаньте тратить время и энергию на манипулирование мышью и клавиатурой. Проверьте только некоторые из этих ярлыков, которые вы можете использовать для быстрого ведения календарного бизнеса:
- Перейдите в настройки: S
- Перейти к текущему дню: T
- Обновите свой календарь: р
- Дневной обзор: 1 или же D
- Недельный вид: 2 или же W
- Просмотр месяца: 3 или же M
- Создать событие: С
- Удалить событие: возврат на одну позицию или же удалять
- Посмотреть детали мероприятия: Е
- Сохранить событие (со страницы сведений): >
5. Не правильно детализирующие события
Считаете ли вы себя чрезмерно подробными событиями, которые вы создаете, что отнимает огромное количество времени? Или у вас нет информации, а вы платите за нее позже? Оба действия могут быть пустой тратой времени по разным причинам.
При создании событий более эффективно включать наиболее важные детали для целей мероприятия. Прекрасным примером является встреча, где вы отправляете участникам событие для их календаря.
Слишком детализированные события
Если вы тратите более нескольких минут на создание мероприятия для встречи
в вашем календаре, скорее всего, вы включите больше деталей, чем необходимо.
Например, если вы решите добавить контактную информацию каждого участника, 10 вложений, которые могут быть неактуальными, карту места встречи, которая находится прямо за углом, и семь напоминаний по электронной почте, вы переусердствуете с этим и неэффективны.
Недостаточная детализация событий
Отсутствие соответствующих деталей для события так же неэффективно, как и их слишком много. Хотя создание события должно быть быстрой задачей, вам все равно нужна самая важная информация. В противном случае вы будете тратить время на то, чтобы отвечать на вопросы участников еще до встречи.
Используя пример встречи, если вы создадите мероприятие под названием «Обсудить проблему на прошлой неделе» без каких-либо других подробностей, вы, скорее всего, получите положительные отзывы от участников. В этой ситуации вы должны включить как минимум краткое описание, краткую повестку дня и любые соответствующие документы или электронные письма, касающиеся проблемы. И, конечно же, название должно быть более конкретным.
Основные детали
Когда дело доходит до того, что именно вы должны включить при создании мероприятия, подумайте о пяти W:
- Кто должен присутствовать?
- Какие это событие о?
- когда (дата и время) это происходит?
- куда это происходит?
- Зачем (цель) ты встречаешься?
Добавьте повестку дня встречи и соответствующие вложения, и все готово. Это работает как для личных, так и для деловых ситуаций. Если вы создаете мероприятие для личного медицинского приема, дня рождения друга или предстоящего музыкального концерта, просто добавьте важные детали, и все готово.
6. Не включая соответствующие вложения
Как уже упоминалось, когда вы создаете событие, вы должны воспользоваться функцией вложения файлов вашего календаря. Это не только помогает вы заблаговременно получить именно то, что нужно для мероприятия, а также другие что вы можете пригласить.
Вот несколько примеров типов вложений, которые полезны как для деловых, так и для личных событий:
- Планы проекта.
- Диаграммы Ганта.
- Требования к документам.
- Важные электронные письма.
- Визитные карточки.
- Билеты на мероприятия.
- Фотографии и скриншоты.
- Подтверждение по электронной почте.
- Квитанции о покупке.
- Проездные документы.
Вы делаете какие-либо из этих ошибок календаря?
Будь то с Календарем Google или даже с другим приложением, таким как Microsoft Outlook, вы делаете какие-либо из этих ошибок календаря? Проверка функций, которые вы никогда не используете, ярлыки, которые вы не пробовали, и дополнительные импортируемые календари могут просто повысить вашу производительность
,
Пожалуйста, поделитесь вашим любимым инструментом календаря и ваши лучшие практики календаря в комментариях!
Кредиты изображений: миллиард фотографий / Shutterstock
