Если вы проводите какое-то серьезное время с помощью Outlook, вам следует изучить свой рабочий процесс. Вы всегда можете сэкономить небольшие фрагменты времени, подумав о том, как лучше всего использовать программное обеспечение, будь то путем простой пакетной отправки большей части вашей электронной почты в назначенные блоки или оставаясь в курсе ваших постоянно растущих почтовых ящиков (я очень виноват, что не придерживаясь последнего!).
Электронная почта является важной частью современных коммуникаций — заставьте ее работать еще усерднее
для тебя.
1. Категоризировать
Outlook имеет множество встроенных организационных функций, но вам не нужно сходить с ума, чтобы быть более эффективным. Это может работать как часть стратегии двойного подхода, которой я и пользуюсь.
Во-первых, вам нужно создать очень простую систему:
- Запланируйте периоды управления электронной почтой в течение дня.
- Босс ваш почтовый ящик, используя правила и папки действий.
- Удалите, где это возможно, как можно быстрее.
График
Я пытаюсь проверить и ответить на мои электронные письма в двух точках в течение дня. Это работает не для всех, но, безусловно, может сократить время, затрачиваемое на анализ того, когда, на кого и на что реагировать первым. Изоляция времени электронной почты работает как процесс пакетного файла: обо всем позаботятся сразу, и вы ничего не оставите. Позже в течение дня вы снова завершаете пакетный процесс и остаетесь на вершине почтового гребня.
правила
На втором месте в разделе категориальной организации находятся ваши Правила и Папки действий. У всех нас есть папки. Вы будете иметь их для клиентов, тем и личных писем. Может быть, даже несколько личных папок, так что вы не пропустите письмо от своего босса.
Для поддержания потока из папки «Входящие» в эти папки важны «правила». Это небольшие логические операторы if / is, которые Outlook будет периодически запускать при открытии программы, автоматически перемещая все электронные письма с соответствующими критериями в их недавно назначенный дом.
Например, я получаю электронные письма от моих родителей и сестер, которые, очевидно, используют разные адреса электронной почты. Вместо того, чтобы вручную перемещать каждое письмо, я создал правило, запрашивающее сканирование Outlook на наличие соответствующих им адресов электронной почты, и, если он будет найден, автоматически будет перемещен в папку «Семейство».
Чтобы создать правило, щелкните правой кнопкой мыши адрес электронной почты и перейдите к правило. Если вы регулярно получаете электронные письма с этого единственного адреса и просто перемещаете его из папки «Входящие» в отдельную именованную папку, вы можете выбрать Всегда двигаться к, затем найдите и выберите соответствующую папку.
Если у вас есть несколько критериев для фильтрации электронной почты, выберите Создать правило. Отсюда вы сможете выбирать из множества вариантов, в том числе от указанного отправителя, используя панель темы и кому отправлено электронное письмо. Если вы откроете Расширенные настройки, вы сможете выполнять фильтрацию на основании того, что письмо помечено, является чувствительным или требует каких-либо действий, или даже по очень конкретным словам, используемым в тексте самого письма.
Папки действий
Папки действий формируют второй уровень размещения электронной почты и работают очень хорошо с немного меньшими объемами электронной почты. Для каждой основной папки я создаю три подпапки с именем Сделать, в ожидании, а также Завершается. Когда новое электронное письмо попадает в основную папку, я отвечаю соответствующим образом и решаю, куда ему следует отправиться:
- Сделать: Общение / ситуация продолжается, немедленных действий нет
- В ожидании: Ответили, ожидая ответа или дальнейших действий
- Завершенный: Связь / ситуация завершена, электронная почта ожидает удаления или архивирования
2. Цвета и флаги
Категоризация действительно является ключом к производительности Outlook
, Помимо фактического управления папками, вы можете значительно упростить обслуживание входящих сообщений, используя цветовые категории и контрольные флаги.
Цветовые категории
Цветовые категории можно использовать для немедленного определения вашего почтового ящика, но я бы посоветовал относиться к нему относительно легко. Вы не хотите, чтобы ваш почтовый ящик был похож на радужную дорогу!
Обратите внимание, что у цветовых категорий есть одна главная проблема: они не поддерживаются учетными записями IMAP. Это означает, что вам нужно создать отдельное письмо POP3
использовать или создать папку «только для этого компьютера», ни одна из которых не является идеальной.
Чтобы начать свою систему классификации цвета, перейдите к Главная вкладку и найдите Теги раздел. Здесь вы должны быть в состоянии перейти к Категоризация> Все категории, который откроет текущий список активных категорий. Теперь вы можете редактировать цвета, имена и сочетания клавиш по своему усмотрению.
Если у вас уже есть учетная запись POP3, но вы не можете использовать цветовые категории, возможно, вам нужно включить их. Найдите адрес электронной почты на боковой панели. Щелкните правой кнопкой мыши имя учетной записи и выберите Свойства файла данных. В нижней части панели свойств должна быть опция Обновить до цветовых категорий.
В зависимости от размера существующего почтового ящика это может занять некоторое время, но после завершения вы получите доступ ко всему диапазону цветовых категорий.
Если вы отчаянно нуждаетесь в цветовых категориях, используя учетную запись IMAP, вы можете использовать Система автоматического форматирования изменить цвета и шрифты входящих сообщений в зависимости от их отправителя, темы и получателей, и мы рассмотрим это более подробно в следующей статье.
Флаги
Флаги действуют как система приоритетов. Когда ваши письма приходят, вы можете назначить им приоритетный уровень, автоматически добавляя их в динамический список дел, который вы курируете во время работы. Приоритеты варьируются от сегодня Через Без даты, с возможностью Пользовательские … флаги. Вы также можете использовать Добавить напоминание установить синхронизированное уведомление.
Откройте динамический список, нажав Следовать за на Меню Вкладка. Вы можете искать все флаги, только определенные уровни приоритета.
3. Настройте быстрые детали, используйте планировщик
Эти две функции иногда упускаются из виду, но могут убрать некоторые из наиболее утомительных моментов ваших сообщений электронной почты.
Быстрые Части
Если вы регулярно используете стандартные фразы
которые заставляют ваши пальцы плакать от их повторения, это спасет ваш ум от дальнейшего ухудшения.
Сохраните ваши утомленные фразы в качестве быстрой части, выделив текст в окне композитора, переключитесь на Вставить нажмите вкладку Быстрые Части выпадающее меню и выберите Сохранить выбор в галерею Quick Parts.
В будущем, когда вы начнете вводить фразу, она появится как предложение для автозаполнения. Теперь вам нужно только снова прочитать эту чертову вещь. И опять. И опять.
планировщик
Планировщик — еще одна замечательная функция, и я должен признать, что я только начал ее использовать. Я понял, насколько это было полезно во время приступа детской болезни. Понимая, что меня не будет дома, чтобы послать какие-то конкретные рабочие письма, причитающиеся к определенной дате, я создал электронное письмо, приложил соответствующие файлы и запланировал на требуемую дату.
Напишите свой адрес электронной почты, затем переключитесь на Опции Вкладка. Нажмите Задержка доставки. Под Варианты доставки, проверять Не доставлять раньше, и введите ваши требования, а затем близко.
Теперь, если вы используете сервер Exchange, вы можете пойти дальше и закрыть Outlook. Тем не менее, если вы используете учетную запись IMAP или POP, Outlook должен оставаться запущенным до тех пор, пока не будет выполнено расписание электронной почты.
4. Создайте папку поиска
Вместо того, чтобы постоянно вводить один и тот же поиск с помощью панели поиска Outlook, вы можете создать папку поиска. Вы можете указать папку поиска для поиска по различным критериям, используя один из шаблонов Outlook, или создать собственный поиск в соответствии с вашими потребностями.
Голова к скоросшиватель вкладка и под новый Выбрать Новая папка поиска. Откроется панель критериев новой папки поиска. Шаблоны Outlook выполняют обычные задачи, такие как перемещение помеченной почты или почты от определенных людей, но если вам нужен больший контроль, папка пользовательского поиска предоставляет широкий набор подробных параметров для настройки.
5. Сделайте свой почтовый ящик своим
Как бы ни была удивительна электронная почта, это может отвлечь внимание.
Особенно в крупных организациях отдельные люди могут оказаться в длинных цепочках электронной почты, хотя тема не имеет к ним никакого отношения.
Если это произойдет с вами, вы можете использовать пользовательские правила для фильтрации любого электронного письма, которое не включает вас в качестве прямого отправителя, в отдельную папку для последующей проверки. На Меню выберите вкладку правила, Создать правило, с последующим Расширенные настройки. Поставьте галочку рядом с где мое имя в поле Cc и выберите Далее. Поставьте галочку рядом с переместить его в указанную папку, а затем нажмите на ссылку, чтобы определить папку.
Изменить уровень фильтра нежелательной почты
Outlook имеет собственный фильтр спама
, слава Богу. Но он не всегда улавливает некоторые из явно очевидного мусора, проникающего в наши почтовые ящики, и обращение с этим мусором буквально отнимает минуты нашей жизни. По умолчанию Фильтр нежелательной почты включен, но установлен на низкий.
Чтобы изменить уровень защиты от нежелательной почты, перейдите в почта вкладка, где вы найдете удалять опции. Выбрать барахло, с последующим Параметры нежелательной почты. Теперь вы можете выбрать уровень фильтрации, который, по вашему мнению, подходит для вашего почтового ящика, для каждой учетной записи, если это необходимо.
Как отмечалось в Outlook, установка фильтра нежелательной почты на Высоко Это может привести к тому, что часть вашей обычной почты будет отправлена по сифону из вашего почтового ящика, поэтому обязательно регулярно проверяйте свою нежелательную почту!
Если их не достаточно, есть возможность Удалите навсегда нежелательную почту вместо того, чтобы перемещаться в папку нежелательной почты флажок Обратите внимание, что при использовании с Высоко уровень фильтрации любой законной почты, случайно перемещенной в эту папку будет безвозвратным.
6. Создайте резервные копии
Outlook содержит больше данных, чем мы обычно думаем. Скорее всего, у вас есть несколько важных писем, скрывающихся в вашей учетной записи, где вы хотите сохранить резервную копию в безопасном месте.
, но пока не совсем удалось. Ну, я говорю вам, сделайте это сейчас!
Экспорт очень прост
в Outlook. Выберите учетную запись, которую вы хотите сделать резервную копию, и перейдите на Файл> Открыть Экспорт> Импорт / Экспорт. Выбрать Экспорт в файл, с последующим Файл данных Outlook (.pst). Затем вы выбираете, какие папки вы хотите создать резервную копию, или вы можете создать резервную копию всего корня каталога электронной почты. Наконец, выберите, где сохранить резервную копию. Используйте дополнительные параметры, если вы хотите создавать резервные копии только определенных аспектов вашей учетной записи.
Лучшая Практика Всего
Лучшая практика — делать все вышеперечисленное (или нет, казалось бы,
)! Некоторые из методов здесь подойдут некоторым читателям, другие не подойдут, но управляют и поддерживают эффективную, свободную от стресса входящую почту
может помочь вам в день без отвлечения.
И не забывайте об основах, таких как создание подписи в Office 365
,
Есть ли у вас лучшие практики, чтобы поделиться? Как вы поддерживаете свою электронную почту максимально автоматизированной и эффективной? Дайте нам знать ниже!
