7 советов, как лучше управлять списком дел

Было бы замечательно, если бы ведение списка дел было секретом того, чтобы вся ваша работа была выполнена вовремя. Однако это не так — требуется хорошо поддерживаемый, разумно скомпилированный список дел, чтобы получить желаемый эффект в вашем рабочем процессе.

,

К счастью, нетрудно убедиться, что в вашем списке дел есть горчица. Все, что нужно, — это небольшое перспективное планирование, четкое представление о том, чего вы хотите достичь, и гибкость в использовании хороших идей, придуманных кем-то другим.

Примените следующие советы к действию, и вы увидите список дел, который существенно изменит вашу работу.

1. Подумайте, когда сделать свой список

Это может звучать как тривиальный вопрос, но время, когда вы составляете свой список дел, может оказать большое влияние на его возможный успех. Существует несколько стратегий успеха, но, как правило, не стоит составлять список за день.

,

Вместо этого уделите время на ночь раньше, чтобы спланировать завтра. Без стресса, связанного с началом нового рабочего дня, легче составить действенный список, который охватывает все, что необходимо заполнить. Возможно, стоит даже привыкнуть составлять список дел на следующий день в конце рабочего дня.

2. Выберите между пером и бумагой или цифровым решением

Сегодня часто предполагается, что мобильное приложение может делать практически все, для чего мы когда-то обратились за ручку и бумагу. Несмотря на то, что цифровой век привел к значительным улучшениям в нашей работе, ошибочно всегда полагать, что это лучший выбор.

Для некоторых людей список дел имеет больший вес, когда он представлен в высококачественной бумажной записной книжке.

а не состоит из единиц и нулей. В любом случае, стоит попробовать как физические, так и цифровые методы, чтобы увидеть, предлагает ли какой-либо процесс какое-то уникальное понимание ваших собственных рабочих привычек.

Многие пользователи выбирают цифровой метод, даже после того, как опробуют бумажный список дел. Конечно, существуют десятки приложений и сервисов для выполнения такого рода функций, и выбор правильного варианта может быть довольно сложным.

Первое, что вам нужно сделать, это определить, с какого устройства вы хотите получить доступ к вашему списку. Если ответом является несколько разных устройств, вам лучше всего работать с системой на основе учетной записи, такой как Evernote, где вы можете войти в систему и просматривать свои заметки на всем, от смартфона до домашнего компьютера.

,

Однако есть много других вариантов. Если вы уже глубоко погрузились в экосистему Windows, возможно, стоит воспользоваться глубокими связями, которые OneNote имеет с ОС

,

И OneNote, и Evernote — довольно сложные части программного обеспечения, и вам может потребоваться что-то более легкое, чтобы предотвратить невозможность управления списком текущих дел. К счастью, есть много мобильных приложений

это может упростить ведение и пополнение списка дел.

4. Держите вещи сегментированными

Чем длиннее список дел, тем менее он эффективен. Если ваш список содержит большое количество задач, он быстро будет больше походить на одну непреодолимую проблему — и это в первую очередь лишает смысла собирать его вместе.

Вместо того, чтобы ваш список дел вышел из-под контроля, разбейте его на легко выполняемые задачи. Одним из способов достижения этого является сортировка по областям — например, школа, работа и дом. Однако вы можете обнаружить, что более практично различать задачи с различными уровнями приоритета.

Разъяснение того, какие задачи заслуживают приоритета

это отличный шаг к превращению вашего списка дел в план дел. Работая так, вы получаете обзор всего, что у вас на тарелке, что может помочь вам точно определить, сколько вы можете сделать за день, неделю или месяц — и это то, что вам нужно знать, чтобы вы могли стать еще более продуктивным

,

Если вы не совсем уверены, над чем работать или в каком порядке, подумайте об оценке отдельных проектов. Перечислите желаемые результаты, фазы или продукты (ваши компоненты) и разбейте их на отдельные задачи и подзадачи, которые затем вы можете — один за другим — перенести в свой список дел. Чтобы подготовить этот начальный обзор, структура разбивки работ

это хорошее место для начала.

Как только у вас будет обзор всех ваших задач, вам будет легче пошагово заняться сложным проектом и оценить, сколько времени займет каждая задача — и, следовательно, завершение всего проекта.

5. Время все

Список дел — это отличный способ сохранить все ваши задачи в одном месте, но если нет смысла определять, сколько времени займет выполнение этих задач, он может оказаться не таким уж полезным. Вы только сможете точно оценить, сколько времени занимает выполнение определенной работы, поэтому эти цифры могут быть приблизительными, но они по-прежнему очень важны.

Независимо от того, планируете ли вы свой список дел изо дня в день или ежемесячно, очень важно учитывать время. Если для выполнения всего списка недостаточно времени, некоторые задачи неизбежно окажутся в стороне — и это может быстро стать реальной проблемой.

Чтобы устранить эту проблему, рассмотрите возможность использования Календаря Google в качестве основы для своего списка дел

, Его недавно представленная функция напоминаний помогает наполнить задачи чувством времени, гарантируя, что они будут выполнены раньше срока.

Календарь Google делает весь процесс максимально плавным, так как вы сможете настроить напоминание голосом или вручную — и всегда предложит вам добавить время к отдельным задачам. Иногда бывает трудно посвятить себя планированию времени, а не только задачам, но в конечном итоге это приносит выгоду.

6. Отметьте Завершенные задачи, каждый раз

Последний шаг любой выполненной задачи списка дел — это отметка, но мы часто упускаем это из виду. Непроверенные задачи, которые, как мы знаем, выполнены, быстро загромождают ваш список, делая менее очевидным то, что еще предстоит обработать, поэтому это может быстро превратиться в проблему.

Однако в этом процессе есть и психологический аспект. Идея списка дел заключается в том, что он в любой момент может справиться с вашими главными приоритетами. Если вы преуспели в выполнении заданий, но не смогли зафиксировать эти маленькие победы, вы не получите полного преимущества от своего списка.

Наслаждайтесь тем, что вы отмечаете хорошо выполненную работу. Часть идеи списка дел состоит в том, чтобы выложить все, что нужно обработать, но это также метод отслеживания всего, что вы делаете. Когда вы боретесь за мотивацию

помните, что вы уже отметили много задач.

7. Изучите методы, которые другие успешно использовали

Замечательно разработать свою собственную методологию списка дел, стратегию, которая идеально вписывается в ваш рабочий процесс. Тем не менее, нет ничего плохого в том, чтобы опробовать уже существующие стратегии и использовать их в качестве основы.

Посмотрите на систему, подобную Personal Kanban. Это довольно просто, только с двумя настоящими «правилами» — но вы можете взять эту основу и персонализировать ее, пока не будете удовлетворены результатами. Рассмотрим два принципа, на которых построен Kanban:

• Визуализация: Важно всегда иметь возможность сразу увидеть, над чем вы работаете, что будет дальше и что вы уже выполнили.
• Сокращение незавершенного производства: Канбан предусматривает, что вы должны установить ограничение на количество текущих задач, которые вы пытаетесь выполнить в любой момент времени.

Это хорошее начало, и его легко изменить. Кроме того, вы найдете множество реальных примеров из практики Kanban в Интернете, которые вы можете использовать в качестве руководства для собственного использования. Помимо этого, существует гораздо больше стратегий — принять во внимание чей-то другой, как они улучшают свою работу

и посмотрите, как вы можете применить это в своей жизни.

У вас есть отличный совет, как правильно составить список дел? Вы ищете руководство по правильному управлению вашими задачами? Дайте нам знать об этом в разделе комментариев ниже.