Делегация: Должен иметь лидерские навыки, чтобы уменьшить вашу рабочую нагрузку

Может быть, вы новичок в роли лидера или просто боретесь с делегированием. Как лидер, делегирование задач другим необходимо, но может быть сложным. Если вы недавно приобрели свою собственную команду

или просто нужна небольшая помощь с делегированием, вот несколько полезных советов.

Лучший способ описать, как делегировать это с пятью W: кто, что, когда, где и почему. Чтобы нарисовать ясную картину, мы начнем с «почему».

Почему делегирование необходимо?

Делегация имеет много преимуществ для вас, как для лидера, а также для вашей организации и вашей команды. Тем не менее, многие люди имеют проблемы с делегированием задач.

Кто-то может подумать, что проще выполнять задачи, а не делегировать их. Другие могут чувствовать чувство ценности, решая одни только задачи. Еще больше может быть просто неопытным при делегировании.

Изображение предоставлено: Ditty_about_summer через Shutterstock

Гарвардское Деловое обозрение онлайн заявляет:

Делегация приносит пользу менеджерам, прямым отчетам и организациям. Тем не менее, он остается одним из наиболее недостаточно используемых и недостаточно развитых управленческих возможностей.

И, кроме того, исследование управления временем, на которое ссылается Harvard Business Review, пришло к выводу, что:

332 опрошенных компаний были обеспокоены навыками делегирования своих сотрудников. В то же время, только 28 процентов из этих компаний предложили какое-либо обучение по этой теме.

Преимущества для вас как лидера

• Вы можете направить свое внимание на другие предметы.
• Вы можете планировать свое время эффективно.
• Вы можете добиться большего в течение рабочего дня.

Преимущества для членов вашей команды

• Они могут изучать новые или улучшать текущие навыки.
• Они могут чувствовать себя частью команды, которой доверяют, и окружающей среды.
• Они могут повысить свою уверенность в себе и мотивацию.

Преимущества для вашей организации

• Это может увеличить производительность.
• Он может предложить успешные процессы для клиентов и заказчиков.
• Это может создать связанную культуру для всех сотрудников.

Как видите, преимущества делегирования касаются не только лидера. Так что, если вы сдерживаетесь, вы оказываете влияние и на свою компанию, и на свою команду.

Что вы должны делегировать?

Теперь, когда вы знаете важность делегирования в качестве лидера, следующий шаг — решить, что вы должны делегировать.

Изображение предоставлено: Константин Станчу через Shutterstock

Во многих случаях делегирование определенных задач не составляет труда. Например, вы не будете назначать задачу программирования торговому партнеру. Однако, когда дело доходит до ваших собственных задач, может быть сложнее решить, какой ордер на делегирование.

Задайте себе эти вопросы:

• Это задача, которую только у меня есть знания?
• Я избегаю назначения этой задачи, потому что у кого-то еще нет времени?
• Я держусь за задачи, потому что я хочу «сделать все это» сам?
• Это повторяющаяся или рутинная задача?
• Я действительно ответственен за эту задачу?

Проект Университета штата Северная Каролина утверждает это в своем списке типов задач, которые должны быть делегированы:

Люди часто держат задачи, которые им больше всего нравятся, даже если они не являются их обязанностью. Эти задачи не лучший способ тратить свое время и энергию.

Как только вы решили, что делегировать, придерживайтесь этого решения. Затем составьте расписание и список задач.

для размещения других важных предметов, которые вы должны уделять внимание.

Кто является подходящим человеком для этой задачи?

После определения того, какие элементы должны быть делегированы, логичным шагом будет решить, кто должен решать задачу. Когда вы являетесь лидером, будь то небольшая постоянная группа или гибкая проектная команда, зная членов вашей команды

это ключ.

Изображение предоставлено Jirsak через Shutterstock

Поэтому, когда приходит время делегировать задачи, вы, очевидно, должны понимать навыки каждого человека. Но в то же время вы должны знать, насколько хорошо они работают, и их отчет об ответственности. Назначение задачи кому-то, кому вы можете доверять, важно для ее успешного завершения.

Forbes предлагает два полезных совета относительно делегирования:

Наряду с доверием, вы также должны дать людям, которым вы поручаете, возможность выполнять свою работу по-своему.

Делегируйте ответственность и полномочия, а не только задачу.

Помните, что как только вы делегируете задачу, этот член команды должен нести за нее ответственность. Это не означает, что вы должны уйти, но должны позволить члену вашей команды взять на себя инициативу.

Когда вам следует делегировать задачи?

Итак, вы знаете, что вы делегируете и кому, но когда вы передаете эти правления? Вы найдете много переменных, связанных с тем, когда задача должна быть делегирована. Вы должны учитывать срок выполнения, приоритет и усилия по крайней мере.

Изображение предоставлено: Keepsmiling4u через Shutterstock

Например, задачи, которые являются срочными а также попадание в набор навыков члена команды, очевидно, должно быть делегировано с самого начала. Но те, кто имеет низкий приоритет или могут справиться с разными людьми, могут подождать.

Полезный способ принять это решение — использовать метод определения приоритетов задач. Один из таких методов, называемый матрицей Эйзенхауэра, может помочь вам быстро расставить приоритеты. Используя этот метод, вы можете распределить свои задачи по четырем квадрантам: «Во-первых», «Расписание», «Делегировать» и «Не делать».

Когда вы просматриваете наборы «Сначала намечено» и «Расписание», вы можете легко перенести задачи в раздел «Делегат». Это также полезный метод для определения тех задач, которые могут попасть в сектор «Не делай».

Где вы должны управлять делегированными задачами?

Задача была делегирована, и теперь вам пора двигаться дальше… почти. Вам по-прежнему необходимо отслеживать и отслеживать выполнение задачи до ее завершения.

Вы, вероятно, используете несколько приложений и инструментов в вашей позиции

, Если у вас есть надежный механизм отслеживания, обязательно включите задачи, которые вы делегируете. Но если вам нужно несколько предложений, вот пять потрясающих вариантов.

1. Outlook позволяет назначать задачи и хранить копию в своем собственном списке.
2. Google предлагает функции

   для делегирования электронной почты и задач календаря с Gmail и Календарем Google.

3. Trello использует метод Канбана для управления проектами с функциями для назначения задач другим.
4. Podio предоставляет четкую структуру комментариев для делегированных задач, чтобы держать всех в курсе.
5. Meistertask позволяет легко назначать и получать уведомления об изменениях статуса задачи.

Просто имейте в виду, что инструмент, который вы используете, не должен просто давать возможность назначать задачи. Вы должны использовать тот, который предлагает такие функции, как уведомления, последующие методы и напоминания.

Ресурсы по обучению делегаций

Если вы считаете, что вы или ваша организация могли бы воспользоваться программой обучения делегаций, вот несколько ресурсов для изучения.

• Бизнес Тренинг Работы
• Дейл Карнеги Тренинг
• Американская ассоциация менеджмента
• CRM Learning

Насколько хорошо вы делегируете?

Способность делегировать другим является важным навыком для любого лидера

, И, как вы прочли здесь, преимущества распространяются не только на вас, но и на вашу организацию и вашу команду. Это делает ситуацию беспроигрышной.

Считаете ли вы, что у вас есть солидные навыки делегирования? Или вы боретесь с задачей делегирования всего вместе? Не стесняйтесь поделиться своими мыслями по этой теме в комментариях.

Кредиты изображений: Дункан Андисон / Shutterstock