Содержание
Как вы максимизируете свое время? Используете ли вы приложения для управления временем? Планируете ли вы заранее и не отставать от графика? Или вы приоритете свои задачи? Если вы попробовали эти вещи и все еще не можете эффективно использовать свое время, возможно, вам нужно измениться.
Присоединяйтесь к нашему бесплатному 10-дневному курсу по управлению электронной почтой и экономьте 10+ часов каждую неделю!
Это подпишет вас на нашу рассылку
Введите адрес электронной почты
отпереть
Прочитайте нашу политику конфиденциальности
Правило 80/20 — это еще один вариант управления временем, и с небольшими изменениями оно может быть просто вашим идеальным решением.
Что такое правило 80/20?
Правило 80/20 также известно как принцип Парето. Концепция возникла у итальянского экономиста Вильфредо Парето. Он заметил, что 80 процентов земель страны принадлежат всего 20 процентам населения. Это привело Парето к дальнейшему изучению этого дисбаланса и его связи с другими областями.
Спустя годы консультант по имени Джозеф Джуран применил эту концепцию к бизнесу и назвал ее принципом Парето. От The Economist онлайн:
Джуран распространил этот принцип на контроль качества, заявив, например, что большинство дефектов в производстве являются результатом небольшого процента причин всех дефектов — что он назвал «жизненно важными и тривиальными множествами».
Согласно Investopedia, это означает, что:
- 80 процентов объема продаж приходится на 20 продуктов в линейке продуктов.
- 80 процентов доходов компании получают от 20 процентов ее клиентов.
- 80 процентов продукции компании приходится на 20 процентов ее сотрудников.
Тайм-менеджмент является наиболее распространенным использованием принципа Парето, так как большинство людей, как правило, тонко распределяют свое время вместо того, чтобы сосредоточиться на наиболее важных задачах.
Имея все это в виду, связь принципа с управлением временем означает, что 80 процентов вашей продукции могут быть получены только из 20 процентов вашего времени. Теперь вопрос в том, как вы этого достигнете? Вот четыре вещи, которые вы можете сделать.
Часто оценивайте свои задачи
Если 80 процентов результатов получаются из 20 процентов усилий, то вполне понятно, что 80 процентов результатов будут приходиться на 20 процентов ваших задач. Итак, определите 20 процентов ваших задач, которые дадут 80 процентов результатов, к которым вы стремитесь.
Изображение предоставлено: Astephan через Shutterstock
При рассмотрении своих заданий задайте себе следующие вопросы:
- Каждое задание в моем списке помечено как срочное?
- Находятся ли задачи в моем списке в пределах моей компетенции или они принадлежат другому месту?
- Я трачу слишком много времени на определенные типы задач?
- Есть ли задачи, которые я должен делегировать
?
- Являются ли все эти задачи действительно необходимыми для общего результата?
Постоянно оценивайте свои цели
Ваши цели и задачи могут быть взаимосвязаны, но не всегда. Некоторые могут быть совершенно разными. Поэтому подумайте о своих целях и действиях, необходимых для их достижения. Помните, что 80 процентов этих целей будут достигнуты только с 20 процентами необходимых действий.
Изображение предоставлено: AzriSuratmin через Shutterstock
Здесь снова проведите инвентаризацию и посмотрите, какие 20 процентов действий приближают вас к большинству ваших целей. Посмотрите эти несколько примеров и посмотрите, сможете ли вы рассказать:
- Если я опаздываю сегодня (активность 20%), я могу закончить задание в моем списке задач, сделать босса счастливым и забрать завтра (80% целей).
- Если сегодня я сделаю салат для обеда на своем столе (20% активности), я смогу выполнить эту задачу, уложиться в сроки и приблизиться к своей цели по снижению веса (80% целей).
- Если я планирую регулярные встречи (активность 20%), я могу улучшить командное общение, иметь более успешный проект и быть лучшим лидером (цели 80%).
Определите ваше лучшее время
У каждого есть определенное время в течение дня, когда они наиболее продуктивны. Вы можете делать свою лучшую работу между 9 утра и 11 утра. Или вы можете сделать больше между 15:00 и 17:00. Когда вы чувствуете себя наиболее энергичным, сосредоточенным и продуктивным?
Кредит Фотографии: Дин Дробот через Shutterstock
Определите, когда ваше лучшее время
и использовать его для решения 20 процентов задач и целей, которые вы определили. Это гарантирует, что вы тратите свое самое продуктивное время дня на задачи и действия, необходимые для достижения наилучших результатов.
Определить и устранить отвлекающие факторы
Независимо от того, путешествуете ли вы в офис каждый день или работаете дома, отвлекающие факторы присутствуют везде Эти неприятные небольшие перерывы могут привести к потере фокуса, задержке выполнения задач и общему снижению вашей производительности.
,
Изображение предоставлено: Аргус через Shutterstock
Используя концепцию правила 80/20, FreshBooks предполагает:
80 процентов ваших отвлекающих факторов исходит от 20 процентов источников.
Чтобы принять эти отвлекающие факторы и устранить их, вы должны сначала идентифицировать их. Ваш список может выглядеть примерно так:
- Шквал писем
- Входящие телефонные звонки
- Незапланированные посетители
- Жажда или голод
- Уведомления в социальных сетях
После того, как у вас есть список отвлекающих факторов, просмотрите его и посмотрите, какие из них вас больше всего мешают. Вы, вероятно, обнаружите, что только две или три (20 процентов) составляют основную часть (80 процентов) проблемы. Затем включите способы устранения этих прерываний. Вот некоторые предложения:
- Блокируйте определенное время для работы с электронными письмами.
- Пусть несрочные звонки идут на голосовую почту.
- Закройте дверь своего офиса.
- Выпить и перекусить под рукой.
- Держитесь подальше от социальных сетей во время работы.
Вы пробовали правило 80/20?
Принцип Парето может принести успех в определенных отраслях и сферах применения, но может ли он работать на вас? Если вы с большим успехом попробовали правило 80/20, продолжаете ли вы его использовать? С другой стороны, если вы дали этой концепции положительный результат, знаете ли вы, что пошло не так?
Все еще борется? Принять эти привычки производительности онлайн
упорядочить свои дни.
