Содержание
Миф о многозадачности распространен. Независимо от того, сколько многозадачных исследований мы видим, мы продолжаем говорить себе, что большинство людей не могут многозадачности, но мы можем.
Снова и снова исследования показывают, что когда мы думаем, что мы многозадачны, мы на самом деле не делаем больше, чем что-то одновременно. Мы переключаемся назад и вперед между действиями, и что явление, известное как «стоимость переключения», делает нас менее эффективными (и может подвергнуть нас опасности).
Кредит изображения: Daxiao_Productions / DepositPhotos
Но…
Существует один конкретный тип многозадачности, который может быть более эффективным. Может быть, не так эффективно, как сосредоточиться на одной задаче. Но если вы просто не можете сосредоточиться на чем-то более нескольких минут, вам может повезти.
(Чтобы быть справедливым, в некоторых случаях многозадачность может быть эффективным способом
.)
Введение в пакетную задачу
Различные гуру производительности определяли пакетирование задач немного по-разному. Но это сводится к следующему:
«Пакетирование задач — это практика группировки похожих задач».
Так, например, у вас может быть список задач «кодирование», «отладка», «документирование» и «планирование». В моей собственной жизни я, вероятно, выполнял такие задачи, как «написание», «редактирование», «исследование», «подача» и так далее.
Как это полезно?
Пакетирование задач помогает вам стать более продуктивным, побуждая вас придерживаться аналогичной группы задач, чтобы снизить затраты на переключение при переходе между ними. Переход от редактирования фотографий к управлению электронной почтой — это большой переход, и он может повлечь за собой большие затраты на переключение, так как ваш мозг изо всех сил пытается переключиться.
Переход от редактирования фотографий, скажем, к публикации фотографий на сайтах стоковой фотографии может привести к меньшей стоимости переключения. Или представьте, что вы переключаетесь с вызовов потенциальных клиентов с точками продаж на вызов существующих клиентов для регистрации. Это было бы проще, чем переключаться с подачи основного тона на создание квартальных отчетов.
И эта более низкая стоимость переключения приводит к усилению внимания.
Как вы ставите задачи в пакетах, зависит от вас — важно то, что они похожи. Если вам трудно переключать передачи между двумя задачами, то они не принадлежат одной и той же партии. Вы можете иметь большое количество партий или меньше, в зависимости от того, что вам нужно сделать.
После того, как вы сгруппировали свои задачи, вы можете посвятить время каждой партии.
Планирование ваших партий
Именно здесь пакетирование задач становится действительно полезным. Когда вы назначаете конкретный блок времени
для конкретного пакета вы можете свободно переключаться между задачами в этом пакете. Это отлично подходит для тех из нас, кто любит много переключаться между проектами.
Пока вы не переключитесь на задачу вне этой партии, вы будете более эффективны. Стоимость когнитивного переключения будет ниже, и вы сделаете больше.
Это так просто.
И как только вы начнете размещать свои партии задач в календаре, чтобы у вас было определенное время для работы с ними, вы начнете видеть стремительный рост производительности. Поскольку ваши затраты на переключение ниже, вы будете тратить меньше времени на ускорение выполнения каждой задачи. И установление времени для определенных партий поможет вам уменьшить отвлекающие факторы (которые имеют огромный Стоимость переключения).
Использование системы управления временем, такой как метод Помодоро
или что-то подобное еще больше увеличит вашу производительность.
Если вы готовы попробовать пакетную обработку задач, вот что вам нужно сделать:
Пакетные задачи с календарем Google
Первое, что вам нужно сделать, это создать пакеты задач. Поскольку у каждого будут разные наборы задач и разные методы дозирования, то, как вы проходите этот процесс, полностью зависит от вас. Как я уже говорил, было бы неплохо начать с трех или четырех категорий. В нашем примере мы будем использовать «планирование», «строительство», «рецензирование» и «отчетность».
Мы объединим эти партии с концепцией блокировки времени
, Просто выделите блоки времени в Календаре Google для определенных партий.
Здесь я добавил события, которые сообщают мне, когда я должен работать над конкретными партиями:
Я также добавил напоминание, чтобы знать, когда начинается мой блок отчетов:
Теперь я получу напоминание, когда пришло время работать над задачами по составлению отчетов. В течение этого времени я мог бы использовать технику Помодоро
управлять своим временем на различные задачи. Или я мог бы позволить этому произойти более естественно, когда я перемещаюсь между задачами, когда хочу. Эта часть зависит от вас.
Вы поняли идею. Теперь просто добавьте больше партий в свой календарь! Но имейте в виду, что вам все еще нужно разблокированное время. Вам понадобится несколько минут здесь и там, чтобы управлять электронной почтой, отвечать на звонки, общаться с людьми в офисе или просто немного отдохнуть.
Один вопрос, который вы могли бы задать прямо сейчас: Как выбрать, когда планировать каждую партию? Там нет правильного ответа на это. Если у вас есть определенный тип задач, которые вы лучше всего делаете утром, запланируйте это рано. Если вам нравятся менее интенсивные задания во второй половине дня, запланируйте их там. Предпочитаете переключаться на что-то совершенно другое, когда вы меняете задачи? Вы тоже можете это сделать.
Вы знаете, как и когда вы работаете лучше всего
и вы можете применить эти знания в своем графике.
Как только у вас есть партии в календаре, вы готовы к работе! Теперь все, что вам нужно сделать, это приступить к работе.
Использование Календаря Google для повышения вашей производительности
Планирования пакетов задач в Календаре Google может быть достаточно, чтобы полностью изменить вашу производительность. Но если вам нужно немного больше поддержки, вы можете использовать другие потрясающие функции Календаря Google.
Например, вы можете синхронизировать свой список дел с Календарем Google
и увидеть ваши важные задачи вместе с вашим графиком партии. Это может помочь вам расставить приоритеты среди задач в каждом пакете.
Или вы можете использовать обновленное представление нескольких календарей
держать расписание ваших партий отдельно от других встреч.
Вы даже можете пометить записи календаря
чтобы увидеть, куда уходит ваше время и как вы можете улучшить свое управление временем.
Существует так много функций и инструментов, что вы можете делать практически все, что захотите, с помощью своего Календаря Google.
Пакетирование задач в долгосрочной перспективе
Конечно, все не так просто. Там всегда содержание. Например, вы должны регулярно выделять несколько минут для просмотра ваших партий. Если вы чувствуете, что определенная задача не выполняется вместе с другими в ее пакете, возможно, вы захотите создать новый пакет, чтобы снизить затраты на переключение.
И вы можете обнаружить, что ваше расписание не оптимально. Возможно, вам нужно больше времени между партиями, или вам нужен целый день без запланированных действий, чтобы наверстать упущенное.
Даже когда вы найдете идеальную систему производительности
всегда найдется какое-то обслуживание, которое вам нужно выполнить. Пакетирование задач не является исключением.
Но когда вы успешно пакетируете свои задачи и интегрируете их в Календарь Google, вы получаете почти автоматизированную систему управления временем. И это не намного лучше, чем это!
Вы пробовали группировку задач? Что вы делаете, чтобы минимизировать время и усилия, необходимые для переключения задач? Поделитесь своим советом в комментариях ниже!
Кредит Фотографии: photographee.eu/Depositphotos
