Шаблоны являются важным инструментом
в портфолио эффективного менеджера проекта. При правильном шаблоне все вычисления будут происходить автоматически, как только вы введете свои данные. И если вы сможете вносить базовые изменения в электронную таблицу, ваши пользовательские шаблоны будут иметь большое значение.
Мы собрали несколько различных шаблонов Excel, которые могут оказаться полезными в ваших проектах.
Начните с простого планирования
Сроки проекта
Для простых графиков проекта на сайте шаблонов Microsoft есть два очень приятных варианта. Первый вариант очень прост и показывает вехи вашего проекта с течением времени с указанием ресурсов и дат. Под временной шкалой есть удобный раздел для ввода дат, этапов, ресурсов и позиции. Эти данные будут автоматически заполнены на временной шкале.
Второй вариант — это простая четырехнедельная временная шкала с распределением ресурсов, цветовым представлением и столбцом состояния. Хотя эти шаблоны не такие подробные, как диаграммы Ганта, они могут предоставить быстрый обзор проекта, чтобы другие могли его увидеть с первого взгляда.
Имейте в виду, что они доступны после входа в учетную запись Microsoft. Они будут автоматически сохранены на вашем OneDrive. Затем вы можете продолжить работу с ними в Интернете или открыть их в Excel.
Календари
Если вы не готовы создать свой собственный календарь Excel
и может максимально использовать непрерывный ежемесячный календарь, тогда у Vertext42 есть отличный. Когда вы вводите год, номера дней, дат и недель будут автоматически подстраиваться под вас. Просто введите ваши встречи, сроки и другие элементы, и вы будете иметь легкий просмотр каждого месяца года на одной вкладке.
У Microsoft есть привлекательный календарь на любой год с отдельной вкладкой для каждого месяца. Введите текущий год, и все дни и даты будут соответственно скорректированы. Затем просто добавьте свои встречи, встречи и напоминания для уникального представления календаря, дополненного разделом заметок.
Вникать в детали
Диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта — один из самых полезных инструментов для менеджера проекта. Для быстрого взгляда вы можете увидеть результаты, составленные по дате. Ввод сведений о задаче, включая даты начала и окончания, продолжительность и процент выполнения, — это то место, с которого вы начинаете, и график будет расти вместе с вашим проектом. Для планирования проекта
Диаграмма Ганта может быть спасителем.
Шаблоны диаграмм Excel Gantt доступны на следующих ресурсах: Vertex42 и Spreadsheet 123. Вы можете легко загрузить шаблон и использовать его в Excel 2007 и более поздних версиях. Тогда просто начните вводить свои данные. Шаблон из Таблицы 123 имеет удобную вкладку для значений, таких как имя менеджера проекта, ресурсы и детали, а также контактная информация. Эти элементы могут быть добавлены прямо в вашу диаграмму Ганта.
Списки дел
В то время как другие инструменты, такие как диаграмма Ганта
может показать вам все задачи проекта, иногда достаточно простого задания. Он настраивается в соответствии с вашими потребностями, печатается для передачи заданий другим и является хорошим способом организации ваших задач. Как и в случае диаграмм Ганта, Vertex42 и Spreadsheet 123 имеют удобные и простые для просмотра шаблоны списков дел.
В то время как шаблон из Таблицы 123 выше имеет более простой дизайн и концепцию, он по-прежнему выполняет свою работу для набора или записи важных задач. Шаблон от Vertex42 идет дальше и позволяет вам выбрать статус, приоритет, срок выполнения и ресурс для каждой задачи. Таким образом, в зависимости от ваших потребностей, они оба являются отличным выбором.
Когда нужны финансовые
Счета-фактуры
Независимо от того, предпочитаете ли вы внешний вид основного или коммерческого счета, Microsoft предоставит вам и здесь. Основной счет-фактура отформатирован и рассчитывает цены за единицу для вас. Вы можете даже указать сумму доставки, которая также будет добавлена.
Коммерческий счет-фактура имеет те же основные функциональные возможности, что и автоматические расчеты, однако этот счет включает в себя налоговую ставку и общую сумму налога с продаж в дополнение к стоимости доставки. В этом счете также есть вкладка с контактной информацией клиента, которая удобно заполняется в форме простым выпадающим списком.
Как и в случае с другими шаблонами Microsoft, вы можете получить к ним доступ, войдя в свою учетную запись Microsoft. Затем вы можете продолжить работу с ними в Интернете или открыть их непосредственно в Excel.
Бюджеты
Vertex42 имеет три различных типа шаблонов бюджетирования. Вы можете использовать подробный шаблон бюджета со структурой разбивки работ
формат, базовый шаблон бюджета с разделом доходов или шаблон ежемесячного бюджета. Каждый из них имеет версии для Excel 2003 или более поздней версии, а также Excel для iOS.
TidyForms также имеет очень полезные шаблоны с несколькими вариантами как для базовых, так и для строительных проектов. С внутренним и внешним финансированием дохода и различными вариантами расходов, от зарплаты до командировочных расходов, это еще один потрясающий вариант.
Специфично для Excel 2016
Если вы используете Excel 2016, у вас уже есть доступ к нескольким очень полезным и привлекательным шаблонам для управления проектами. Просто зайдите в файл а затем выберите новый открыть раздел шаблона. Если вы введете фразу «Управление проектами», вы получите лучшие результаты.
Основные доступные шаблоны управления проектами у вас под рукой включают бюджет проекта, отслеживание затрат, отчет о производительности и отслеживание проблем. Просто выберите тот, который вы хотите для более близкого просмотра, краткое описание и размер загрузки. Нажмите Создайте и ваш шаблон появится прямо в вашей книге.
Эти шаблоны хорошо детализированы, уже отформатированы и готовы для информации о вашем проекте. Вы можете настроить их с логотипом вашей компании, настроить ваши метрики и данные, а также внести любые необходимые изменения довольно легко. Но в целом вы экономите массу времени на создании таких типов элементов с нуля или поиске в Интернете.
который положит начало вашему проекту.
Считаете ли вы шаблоны Excel полезными для управления проектами?
Менеджеры проектов могут выбирать из множества инструментов, чтобы эффективно выполнять свою работу. От программного обеспечения, такого как Microsoft Project, до онлайн-организаторов, таких как Podio
, множество вариантов обнадеживает.
В зависимости от отрасли и глубины позиции управления проектами, различные типы инструментов часто более важны или необходимы, чем другие. Параметры, доступные для шаблонов Excel, определенно могут облегчить бремя и помочь в успешном проекте.
Используете ли вы шаблоны Excel для задач управления проектами? Если да, что вы считаете наиболее полезным и что вам не нравится? Не стесняйтесь поделиться своими комментариями ниже!
